管理者的会议管理技巧.ppt

1、会议的意义 HI---YES! Are you ready ---YES! 奖品设置 课程目标 从理论上系统地了解会议的目的、意义、种类等 学习如何高效地组织会议，并指导下属积极参与 作为参会者，如何有效地参与会议 关于会议的几点概述 1 会议前的准备工作 2 成功会议的组织策略 3 会议中的沟通反馈技巧 4 会议记录与后续跟进 5 作为管理者，了解会议管理… 6、 情景模拟 一、关于会议的几点概述 文 山 会 海 既然大家都对开会如此反感，为什么要开会？ 会议是一个集思广益的过程 会议可以显示组织或部门的存在 会议是一种重要的群体沟通方式 2、会议的目的 开展有效的沟通 资讯或政令传达 监督员工的工作进展 达成协议或解决问题 开发创意 激励员工士气 巩固经理人的地位 3、会议的种类 按人数分：一对一的会议，团队的会议 按开会方式分：面对面的会议，电话会议，视频会议 按开会目的分：固定的部门会议，临时处理突发事件 的会议，宣布人事安排和政策的会议，当众表扬或批 评的会议，集思广益的会议。 4、会议的频率 固定部门会议 全体的会议建议 处理突发事件的会议 一对一的会议 每周一次 每半年一次 尽量避免 随时可以 5、会议的成本计算 ① 时间成本=参加会议的人数×（与会者的准备时间+与会者的旅途时间）+会议秘书的工作时间+会议服务人员的工作时间 ② 直接的会议成本，如场地设施等 ③ 机会成本 会议的成本如此高，因此必须高效！ 会议效率不高的原因 高效会议的表现 时间安排不当 地点安排不当 开会对象选择不对 主持人影响力不够 准备工作不充分 目的和结果不明确 只有必要时才召集开会 经过精心地筹备过 提前分发议程表和资料 严格遵守时间和流程 请最有经验的人出席 结束时做评论和总结 记录了决定建议和负责人 《士兵突击》 钢七连入连仪式 二、会议前的准备工作 如果准备工作做失败了，那就准备着失败吧。 1、辨识哪些情况必须开会？ 把信息同时传递给多人（听证会、发布会） 需多人参与以集思广益 需听取各部门（人员）工作汇报 需要当众表扬或批评时 给团队或人员分配任务时 2、会议准备的1H5W法 W---Why 为什么开会？ W---What 开什么样的会？ H----How 怎么样开会？ W---When 何时开会？ W---Who 谁参加会议？ W---Where 在哪开会？ 必参加者和可参加者？ 最合适的参会人数？ 3、主持人会前注意事项 避免“一言堂”。 不要抢先发表自己的看法。 适当树立权威和管理者风采。 召集多元化的参会者，思想和意见互补。 准备应付冲突和争执。 三、成功会议的组织策略 1、如何做开场白 Your Text Your Text Your Text Your Text Your Text Your Text Your Text Your Text 会议主题 流程进度 会议纪律 记录跟进 勿学这类领导开场！ 2、如何分配发言时间 如何分配发言时间？80/20原则 主持人发言最多占20%的时间， 80%的时间要留给其他参会者； 仅有80%的时间在开会， 15%的时间在沉默，5%的时间在抢。 3、如何控制会议进度 语言提醒。 “请用5分钟时间表述一下您的观点”。 “您刚才说的这个问题很好，那对于下一个问题您怎么看”。 “您刚才说的很好，那您旁边这位怎么看呢”。 非语言提醒。 把眼神转向其他人；手势往下压或往上抬；短暂的沉默表示鼓励；看表、敲桌子（不大礼貌）。 4、如何达成会议决策 常用的决策方式 共识决策 需要参会人员达成一致，如销售提成制度 权威决策 企业重大的决定，而且非常紧急，没有时间充分讨论 无异议决策 需要全票通过，如法院的陪审团 少数服从多数 适用于集思广益，大多数情况 韩国议会 美国议会 外国议会激烈场面 日本女议员 乌克兰议会 即使在会场争得面红耳赤，拳脚相向，那也是关起门来自家的事， 出了门，大家要心往一处想，劲往一处使。 会议决策的方法： 头脑风暴法 德尔菲法 易地思考法 思路转换法 四、会议中的沟通反馈技巧 20% 40% 60% 80% 100% 心里想的 嘴上说的 别人听到的 别人听懂的 别人行动的 1、沟通漏斗 沟通技巧的目的就是减少漏斗效应。 在意和喜欢的区别？ 沟通冰山模型 表象的 潜在的 知识、技能 价值观、态度、社会角色 自我形象 个性