办公自动化管理系统探究和实现.doc

办公自动化管理系统探究和实现 　　摘 要：在信息化建设不断推进的背景下，各种办公管理系统在企事业单位工作中的需求也越来越大。办公自动化管理系统的设计充分考虑企事业各部门的使用需求，进行详细的系统设计，实现了员工的日常办公管理和综合事务管理，基本上满足了企事业单位进行科学管理的应用需求。 关键词：办公自动化；系统；研究 中图分类号：TP317.1 随着科学的进步，技术的发展，信息化建设已经成为当今社会重点研究的课题，在全国企事业单位的管理者已经意识到如果继续采用传统的办公方式则不能满足目前的办公需求，为了适应社会的不断发展，必须提高员工的自动化意识，认清办公自动化的发展趋势，使办公自动化系统在单位得到真正的使用。实现单位办公的统一化、网络化和自动化的科学办公管理。 1 办公自动化管理系统研究的背景 办公自动化（Office Automation），简称OA，起源于70年代的发达国家，主要为了解决办公业务量急剧增加造成企业生产率急剧下降的问题而发展起来的一门综合性技术[1]。办公自动化主要是依据科学的管理技术，采用现代化的办公设备，通过计算机网络和通信技术，改变传统的企事业办公面貌，实现了日常企事业单位的办公的自动化，改进了办公质量，缩短了办公周期，提高了办公效率，改善了办公环境和条件。 2 办公自动化管理系统简介 2.1 办公自动化管理系统的系统概述 长期以来，我国企事业单位的管理采用人工管理方式，在这种管理方式下，耗费人力与财力，增加管理者的负担。随着社会的发展，企事业单位的规模也随之日益增长，各种管理信息、文件、数据就会同时增加，对这些信息如何处理面临着困难的处境。如果采用办公自动化管理系统，这些问题迎刃而解。办公自动化管理系统是针对企事业中员工的个人办公和日常办公管理需要而开发的应用软件。分为个人办公和办公管理两部分。其中，个人办公包括信息调查、招聘信息、站内短信等各种信息的浏览；网上在线批阅文件、计划与安排日程、员工加班请假和考核管理、办公用品统计、会议室及合同等办公管理，真正实现了单位内部各部门之间的实时沟通，信息交流，提高了工作效率。办公自动化管理系统安全性高，根据企业内不同的管理角色，设置相应的管理权限，比如系统管理、人力资源管理、综合管理等管理员的权限设置。 2.2 办公自动化管理系统的主要特点 办公自动化管理系统可以对企事业单位的员工进行规范化、科学化的管理，实现无纸化办公，节约办公成本，提高办公效率的目的。本系统主要是针对企事业单位日常办公需求，比如：信息的发布、内部通信、审核工作电子化、文档管理、分布式办公等。具有如下特点：（1）系统稳定性高、易安装、维护成本低。（2）系统界面简单，层次清晰、操作方便。（3）资源共享，单位各部门之间资料的管理和共享。（4）具有可扩展性、易升级性和开放性。 2.3 办公自动化管理系统的功能模块介绍 办公自动化管理系统采用三层开发模式，模块之间相互独立、易维护性并且具有可扩展性。系统实现了员工登录、修改用户密码、个人办公和办公管理等功能。（1）员工登录模块，当输入员工的姓名时，获取员工的数据值，查看该员工是否访问过办公自动化管理系统，如果能够检测到，则获取员工的姓名。如果输入的员工姓名在数据库中不存在则不能登录该管理系统，输入正确的员工姓名之后，输入密码，验证员工输入的密码是否正确，密码不正确则没有权限登录办公自动管理系统，并作出错误提示。只有在员工的姓名和密码全部输入正确，才能进入办公自动化管理系统。（2）日常办公模块，包含日常的信息查阅、工作日程的计划与安排、加班与请假的申请与审批工作、工作日的员工考勤工作、日常办公用品的管理、会议室的使用以及员工的技能培训管理等。以办公用品管理功能为例，具有权限的办公用品管理人员可以实现修改或删除已发起的办公用品申请信息，也可查看、维护员工申请提交的办公用品申请数据，部门管理者对员工提交的申请数据进行审核。（3）系统管理模块，包括模块、角色、部门、工作日等功能的管理。以角色管理功能为例，该模块的功能是为不同角色的工作人员分配相应的角色权限，没有权限的角色不能完成操作。随着单位人员的内部调整或人员变更，角色管理应该具有角色的新建、角色的分配、角色权限的修改、删除等。（4）人力资源管理模块，包括员工基本信息的管理、签订合同或合同续签管理、员工的工资发放管理、招聘信息管理等。以工资管理功能为例，将工资的相关数据按照给定的excel表格模板输入，再将工资表导入到办公自动化管理系统中，值得注意的是，工资表的文件格式是固定不变的，用户不能改变，可以在办公自动化管理系统的网页中下载该模板。在工资管理网页中，如果具有相应的权限，可以浏览、统计、修改工资信息，否则只允许浏览工资信息。（