我国数字档案馆与电子文件中心建设述评.doc

我国数字档案馆与电子文件中心建设述评 我国数字档案馆与电子文件中心建设述评 武汉大学信息管理学院 肖秋惠    [摘要]论文分析了我国数字档案馆建设过程中存在的现实问题，总结了我国数字档案馆建设的主要特点，并论述了我国电子文件中心的性质及对数字档案馆功能的重要补充。最后，得出了4条结论。 [关键词]数字档案馆  电子文件中心   一、数字档案馆在中国：理想与现实的差距 我国数字档案馆建设早期，档案界在对数字档案馆概念界定和功能分析中，对其无障碍的跨库资源共享的强大功能寄予了厚望，如何嘉荪教授认为：“数字档案馆不仅仅是馆藏得到数字化以及管理工作实现了信息化的档案馆和档案馆群体；它实质上是一个通过计算机互联网络有序处理和集成管理在结构各异的多种信息平台上产生的多样的电子文件、档案以及其他信息，确保这些数字信息资源的真实性、完整性和持久有效性，并实现上述信息资源跨库共享的超大规模、分布式和可扩展的数字信息系统”。[1]与何嘉荪教授的观点类似，冯惠玲教授认为，“数字档案馆是采用现代高新技术所支持的数字档案信息系统，是档案信息组织模式，代表的是一种信息环境和基础设施构建，是超大规模的，便于使用的、没有时空限制的知识信息中心”。[2]何嘉荪和冯惠玲教授对于数字档案馆的认识在中国具有典型代表性，即认为数字档案馆是一个功能强大的超大的分布式档案信息系统或知识信息中心，最终目的是实现档案资源共享。此外，其他众多档案界人士也发表了自己的看法，认为“数字档案馆是用二进制编码的数字方式存储、处理档案信息内容，应用计算机、通讯和多媒体技术，提供电子网络检索和服务的档案信息系统，它是一个有序的信息空间，一个开放的信息环境”。[3]“数字档案馆是一个电子化信息的仓库，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便的访问它，以获得这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制，它能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查询和发布集成在一起，使这些信息得以在网络上传播，从而最大限度地利用这些信息”。[4]“数字档案馆是一个数字化的信息系统，它将分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化方式存储，以网络化方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享”。[5]“数字档案馆是以电子文件管理系统为主体，通过网络对电子文件等数字化档案信息实现管理与服务的虚拟档案机构”。[6]此外，李国庆认为，数字档案馆的含义有广义和狭义之分，广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体，是一个以有序的信息空间和开放的信息环境为特征，面向对象的分布式网状结构模式。狭义的数字档案馆指其中的个体档案馆，其功能包括信息采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定和统计等全过程，代表的是一种信息环境和信息基础设施。[7] 从以上关于数字档案馆概念的定义来看，我国绝大多数档案学者倾向于将数字档案馆界定为一种“信息系统”或“信息空间”，实质上是将所有类型的档案信息囊括其中的基于数字化存储和网络化存取的信息空间。这种认识基本把握了数字档案馆的本质，同时也反映了人们对于数字档案馆能够最广泛、最大限度地实现档案信息资源共享的美好愿望。 但现实不容乐观。数字档案馆建设所需要的技术条件、经济条件和法律制度在我国还比较欠缺，有待完善。首先，在技术条件方面，数字档案馆建设是一个系统工程，需要多项关键技术支撑，包括数字档案信息生成技术、数字档案标引技术、数据压缩及海量数据存储技术、数据挖掘技术、自动分类及智能检索技术、数字档案的安全保护技术，以及系统体系结构所涉及的中间件技术，等等。但仅就档案标引技术而言，长期以来，我国档案著录和标引的效率较低，质量不高，主要以人工标引为主，自动标引技术中涉及的汉字词自动切分技术尚未寻找到最优的解决方案，从而造成了档案数据准备的颈瓶，影响了档案数据库生产的规模和速度。其次，在经济条件方面，我国东西部经济发展不平衡，深圳、上海、北京、天津、青岛等经济发达地区的数字档案馆建设有充足的地方财政支持，而中、西部地区的数字档案馆建设则普遍存在资金缺口。再次，我国数字档案馆建设所需要的基本法律制度和标准体系尚待完善和加强。我国已有的与电子文件和数字档案馆有关的主要法律法规有：《档案法》（1987，1996）、《电子签名法》（2004）、《电子公文归档管理暂行办法》（2003），档案工作国家标准有：《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理GB/T17678.1-1999；第二部分：光盘信息组织GB/T17678.2-1999》，《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002），《中国档案机读目录格式》（GB/T 20163-2006），档案