商务秘书在会议中.docVIP

第七章 商务秘书在会议中 应做的服务工作 ?学习的重点： 会议检查包括哪些内容 会议联络主要有几种，它们的具体内容是什么 如何做好会议期间的对外宣传 会议服务总监的职责是什么 ?学习的难点： 如何监督会议秘书的服务情况 会议检查中经常出现的漏洞是什么 会议的承办方如何和主办方之间做好协调沟通工作 如何主持正式会议前的“会前会” 如何控制好会议组织和服务关键人员的调配 如何主持好会议的对外宣传工作 案例： 总部设在美国东部的Kunova公司是一大型机器制造商，该公司在美国西部西雅图一家饭店安排了一个会议。Kunova公司的会议策划人通知饭店的会议服务经理，大批的与会者将在星期天下午4：00入店登记。以下是该会议服务经理发给饭店前台和餐厅的通知： 致：前台接待部 周日是Kunova公司的主要入店登记日，在下午4：OO左右将是客人入住的高峰，600名会议代表将乘两个航班抵达，交通会十分拥挤。请您在前台安排好人员，以处理超员情况。 致：餐饮部 因大批客人入住，请在下午以前安排好服务人员。Kunova公司在周日晚间无餐饮活动安排，因此各餐厅届时会爆满。 依照以上通知．饭店对超负荷的情况做了精心安排。在西雅图时间周日1点——东部时间下午4点左右，600名会议代表抵达饭店，然而急于入店的会议代面对的却是长长的等候队伍和为数不多的服务人员，任何人都忽略了东、西海岸的时差。更加糟糕的是，会议代表入店的时间正是通常办理退房手续的时间，而Kunova公司按计划将在饭店的大堂向大家演示它的产品，当时的情最可想而知。 应该指责谁呢?会议策划人怒不可遏地说：“我们给了你们一个这么大的生意，你们却这么快就搞砸了。”承办饭店反驳说：“我们已为其做了精心的准备，我们也不想把时间搞错，你告诉我们下午4点钟，我们便按4点钟做的准备。” [点评] 无论是会议策划人，还是会议服务商(承办方)，他们在上述事件中的失误主要是由于双方会前检查和联络工作没有做好，导致承办方的形象受损，这在短时间内是很难弥补的。 赢得一个会议的主办权（小型会议的主办方和承办方有时不加以区分，大中型会议的主办方和承办方通常不是同一机构。目前，大型会议的承办方通常是饭店。）仅仅是工作的开始，之后的服务将更为重要。为了获得会议的主办权，艰苦的工作和大量的资金被投入到了广告和促销资料中。然而，愉快和满意的顾客才是最好的、最经济的广告媒体，因为他们会迫不及待地与朋友分享会议给他们留下的绝好印象，从而为主办方招揽另一笔生意。如果会议主办方不能履行服务承诺，如通讯设施匮乏、员工缺乏训练、表现冷漠、无视细节并对要求持粗暴态度等，这将对会议主办方今后的经营造成严重的损害。因此，为了保证会议中的服务质量，主办方除应做好上面章节中提到的事项外，还应注意做好以下几个方面的问题。 第一节 商务秘书应做好商务会议的检查工作 商务会议检查主要说明的是在正式会议召开前，应对与会议相关的主要方面进行查验，以保证会议的成功举行。 一、成本检查 “开会浪费时间”是一种经常听到的说法，而在快速发展的当今社会“时间就是金钱”的观念也已经深入人心。会议成本检查就是对会议成本进行必要的评估，保证会议的成本——效益。 成本检查要实现两个目的：一是通过对时间和费用的关注，真正强调的是“召开这次会议是否真的必要，不开会能否解决这些问题”等；二是在会议不可避免的前提下，通过成本检查提醒与会各方，要减少时间的浪费很简单，那就是保证会议目标清晰并被所有与会者不断牢记，而且会议应一直围绕它展开。 二、会议服务人员检查 (一)商务会议主办方针对大中型会议通常会设置会议筹备机构 一般来说，会议筹备机构包括几个小组： 会务组——负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织与协调工作。 秘书组——负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等。 接待组——负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。 宣传组——负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。 财务组 负责会议经费的统筹使用和收费、付账工作。 保卫组——负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。 会前应检查各组人员分工是否明确，是否能熟知本人岗位职责，同时又能互相协调配合工作。 (二)商务会议承办方是饭店时，饭店会议服务部的人员编制应依据饭店的规模、入住饭店的会议团体规模、会议团体所占入住率以及会议室的数量和大小而制定 现以承办会议为主的大型饭店为例，简要介绍会议服务人员的名称和职责： 会议服务总监——在管理会议客户的各个方面督导、培训并协助会议服务人员工作。他通常由销售或市场营销总监（