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上海交通大学教育（集团）有限公司 沪交教集总字（2012）第18号 财务报销流程及注意事项 一、 请款及冲款流程 请款 因工作需要，在我公司先支付货款，收款方后提供发票的情 况下，请经办人填写请款单，格式如下： 1.收款人栏中，填写实际收款方全称（个人/公司皆可，※注意， 收款人的名称必须与未来取得发票开具的名称一致），不可简 写。需要现金支付，请在现金栏打√；支票支付在支票栏里打 √（使用支票，则不可背书转让）；如需银行转账的，在其他形 式票据栏里打√，并正确填写收款人的银行账号、开户银行。 2.填请款单时，应以对方公司为单位，一个公司对应一张请款单。 3.填写的用途需与收款方开具的发票上注明的内容一致。 4.请款金额，大、小写金额需一致，不能写错，且不能涂改。 现金请款 金额超过￥5000，请提前一个工作日通知财务部， ￥10000以上请提前2-3个工作日，￥20000以上请提前5个工 作日，以此类推，金额越大就越提前通知财务，以便财务准备。 原则上，现金的支出范围仅限以下几个方面： ① 职工工资、津贴、奖金、补贴、临时工工资； ② 个人劳务报酬； ③ 根据国家规定颁发给个人的奖金； ④ 各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出； ⑤ 向个人收购农副产品和其他物资的价款； ⑥ 出差人员必须随身携带的差旅费； ⑦ 壹仟元以下的其他支出（根据公司的具体情况暂定）。 冲销请款 请款之后，请及时向收款方索取正规发票，到财务部将请款 冲销。冲销请款时请填写付款单，格式如下： 1.在冲请款一栏中填写需冲销请款的金额。 2. 在付款事由中，该用途需与收款方开具的发票上注明的内容一 致。按发票上所注内容分类别分行填写，例如：过路费，汽油 费，停车费合并一类；餐费；住宿费；办公用品及日用品等（金 额200元以上，请附购货清单 ）。 现金、银行请款（包括支票和银行转账）请分开填写付款单， 即现金请款填写一张付款单，银行请款填写一张付款单。 二、报销流程 在收款方先行提供发票，我公司后付款的的情况下，请经办 人填具付款单，格式如下： 1.收款人栏中，填写收款方全称（个人/公司皆可，※注意，收款 人的名称必须与发票开具的名称一致），不可简写。需要现金支 付，请在现金栏打√；支票支付在支票栏里打√（使用支票， 则不可背书转让），如需银行转账的，在其他形式票据栏里打√， 填写收款人的银行账号，开户银行。 2.填写付款事由时请注意，该用途需与收款方开具的发票上注明 的内容一致。按发票上所注内容分类别分行填写，例如：过路 费、汽油费、停车费合并一类；餐费；住宿费；办公用品及日 用品等（金额 200 元以上，请附购货清单 ）。（取得的发票必须 为合格的正规发票，保持对方单位的发票专用章的清楚（税号 一定要清晰），发票抬头应为需报销的公司抬头，除飞机票等必 须体现姓名外，发票上出现“个人”、姓名等字样的发票不予报 销，同时同事们在取得发票时，为了规避风险，可拨打 12366 税务热线即时查询发票的真伪，以防造成损失） 3.大写金额与小写金额需一致，大小写不能写错，且不能修改。 4.支付金额人民币伍仟元以上，须附合同，支付外地的交通费、 餐费、住宿费等， 附《出差申请单》。 大写数字：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、 仟，位数到分时可不用在末尾后写整，其余必须写整。 三、其他： 1、每张请款单/付款单只能对应一家报销公司，如：准备在教育 集团报销的，填写一张报销单据，在教育中心报销的填写一张 报销单据。 2、以上报销的费用必须是用于正常经营活动的费用，用于个人的、 或非本公司员工的费用不予以报销； 3、支付兼职老师的工资，则另行参照相关的规定。 审批先后顺序应为：部门主管，财务经理，总裁。 本流程由公司资金财务部负责修订与解释。