加油站信息管理制度.docxVIP

加油站信息管理制度第一节 一般规定管理机构站长兼任油站信息管理员，负责与加油站相关信息的收集、整理和传递。各级加油站管理部门应设置专（兼）职信息管理员，负责加油站上传信息的接收、公司对加油站下发信息的传递和本业务范围内专业信息的收集、整理、汇总和分析。保密规定加油站所有员工均须遵守《中国石油天然气集团公司商业秘密保护管理规定》。凡属公司内部传送、下发或上报的文件、资料和加油站的各种数据、账表、单据、方案和策略等均属保密范围。私人通信、电话、记录均不得涉及加油站秘密。员工经手的加油站保密资料，不得随手放置、自行复制或携带回家，也不得向其他无关员工透露。无论在职期间还是离职以后，不得将公司的知识产权、机密、各种资料和规章制度用于非法目的，也不能为个人所用。对违反公司保密规定的员工，视情节严重程度给予相关处分直至起诉。档案管理加油站档案由站长负责建立和管理。加油站档案的分类、编号、归档、立卷、借用、保管期限、鉴定、销毁等工作按照上级公司要求进行。第二节 信息收集、传递与应用信息分类外部信息：主要包括竞争对手资料、顾客反馈信息、油价信息、目标市场信息、社会公众信息等。内部信息：主要包括在油站经营管理过程中的服务、进销存、HSE、设备财务、人力资源、便利店等方面的信息。信息收集与本行业、本公司和加油站经营管理有关的各类原始数据、统计分析数据、成果、各类账册、表格、单据、事件和上级公司下传的文件、资料，以及当地政府、主管部门发布的有关政策、通知、政令等均属收集范围。站长每周至少一次收集竞争对手、油价、客户、车流量等市场信息。各岗位员工每班至少负责收集一条各自岗位范围内的信息，并将信息于当天内提供给站长进行整理、汇总和初步分析。信息采集要及时、准确和全面。信息传递与处理日常性的信息（如销售日报表）必须按时传递，对某些时效性较强的重要信息（如市场变化信息、突发事件等）应在获得并确认信息的第一时间5分钟内反馈。除非确需原始资料，信息应以传真或电子（包括电子邮件）的形式传递。若以电话形式传递，传递方和接收方都应做好书面记录，并明确注明来电方、来电时间和记录人。原始资料应在进行必要封装后，指定专人传递，并通知接收人查收，同时做好交接。有条件的加油站应配备电脑，并逐步实现信息传递的自动化（与上级公司联网）。下级（公司）接到上级（公司）的工作任务后，应在规定的时间的完成；若因特殊情况无法完成的，必须提前向上级（公司）说明情况。上级（公司）收到下级（公司）的工作请示后，能立即做出批复的应立即做出批复，批复最长不得超过48小时；确实无法在48小时内做出批复或需要向更上一级（公司）请示的，应向下级（公司）说明情况。日报表的传递与管理加油站每日10：30前将当日销售情况（昨日8：00至当日8：00）录入日报表管理信息系统，并以电子邮件的形式传送给地（市）分公司；未配备电脑或未装载日报表管理信息系统的加油站，每日9：30前以传真形式将当日营业日报表上报至地（市）分公司，由地（市）分公司直接录入日报表管理信息系统。地（市）分公司每日10：30前从日报表管理信息系统平台上，导入各站上报的当日销售情况，并自动形成地（市）分公司汇总表；地（市）分公司每日11：30以前将本地区汇总表以电子邮件的形式传送给省（市、区）分公司。省（市、区）分公司每日14：30前从日报表管理信息系统平台上，导入下属各地（市）分公司的汇总表，并自动形成省（市、区）分公司汇总表；省（市、区）分公司每日15：30以前将本省（市、区）汇总表以电子邮件的形式传送给炼油与销售分公司。炼油与销售分公司每日16：30前从日报表管理信息系统平台上，导入下属各省（市、区）分公司的汇总表，并自动形成全国加油站当日销售情况汇总表。炼油与销售分公司、省（市、区）分公司、地（市）分公司、加油站可进行各自权限范围内的数据处理、查询、统计、分析和打印。信息的分析与应用各级加油站管理部门信息管理员应对收集的原始资料进行认真的分类、加工、比较和判断，定期或不定期地根据涉及的内容和权限范围分别提供给相关部门责任人和公司领导使用。自动化和信息化推广、普及智能型或自助式加油收银系统、油罐液位测量系统等先进设备和企业管理信息系统，逐步实现单站管理的自动化。在单站管理的自动化的基础上，通过网络连接，实现区域管理甚至全国加油站连锁网络管理的信息化。