Q2-001_文件管制程序.docVIP

文件管制程序 文件编号: Q-001 日期：版本: A 内文页数等级一般 版序 变更章节 变更事项 拟案单位 拟案人 修订日期 A First release 2010-03-01 核 准 审核 Form No.: Q2-001-01 Rev.01 一、目的： 建立一套有效且适行于全公司之文件管制标准，以达到文件系统标准化，进而提升文件管理质量与效率。 二、范围： 适用于国际标准组织所规定之质量、环境和食品安全管理体系及公司管理规章之文件与数据管理。 三、相关资料： 3.1质量手册 （Q1-001） 3.2记录管制程序 （Q2-002） 四、定义： 4.1文件控管人员定义：指系统管理人员（以下简称文控中心）、各部门指定人员。 4.2文件架构依质量手册定义基本上分为四阶： 第一阶：质量手册； 第二阶：程序文件、前提方案手册、操作性前提方案手册； 第三阶：规范及技术文件； 第四阶：记录。 4.3文件依产生来源可区分为： 4.3.1内部文件：指公司编制的、内部活动所形成的文件。 4.3.2外来文件：来自于公司外部的不是由公司编制的各种文件。包括工艺资料、样板、工艺资料更改通知等。 4.4文件依机密等级可区分: 4.4.1机密文件:若文件内容涉及产品价格、材料价格、客户项目、产品设计之线路图、CAD FILE等相关管制性文件或由主办单位主管宣告其为机密性文件者。 4.4.2一般文件: 非机密性文件即为一般文件（质量系统文件属于一般文件）。 4.5 文件依其管制性可区分为： 4.5.1管制文件：机密文件及对质量系统会发生影响之文件均列为管制文件。 4.5.2非管制文件: 非生产用途与质量系统无关之文件列为非管制文件。 4.5.3参考文件:凡盖上“参考”章之文件皆属之。 4.6技术文件:技术文件包含产品技术文件、生产技术文件和质量技术文件及其相关的电子数据媒体。 五、流程图 5.1文件制订流程（附件一） 5.2文件发文流程（附件二） 5.3文件变更、修改流程（附件三） 5.4文件补发流程（附件四） 5.5文件回收、作废、销毁流程（附件五） 六、作业程序与权责： 6.1各类文件主控管单位 6.1.1ISO体系文件统一由文控中心分发控管。 6.1.2外来文件若为客户所提供，应由项目负责人提供外来文件 (纸本OR电子文件)给文控中心登录编号，纸本档需盖外来文件章。如要发文需依循5.2文件发文流程作业。（注：目前客户都由总公司外销部管理，故我司客户文件均由总公司发行。） 6.2 文件制作 6.2.1文件内容大纲需包含： 目的、范围、相关资料、定义、流程图、作业程序与权责、附件 6.2.2视必要性由拟案单位依文件内容增加大纲。 6.2.3若政府相关单位有制式文件规范内容者，以该文件规范内容来撰写； 6.2.4文件封面规定： 6.2.4.1质量系统文件封面须注明文件编号、版本、日期、内文页数（不含封面首页及附件表单）、等级及文件名称等等。版本从A开始（如达到Z版后从A1版开始，依次为B1，C1，D1……Z1，A2，B2……），日期为拟案日期。文件之生效日期若无特别声明，则以该文件控管单位之发文日期为准。 6.2.5日期格式统一用公元年表示： YYYY-MM-DD，如 2010-06-03。 6.2.6文件封面/内文表格如Q2-001-01，内文日期为修订日期。 6.2.7封面需逐版保留差异说明，成为该文件之变更历史记录（多次修改时记录不少于2次）。技术文件(含电子数据媒体)则由拟案单位负责维护。 6.2.8 技术文件其内容、格式、字型、字号因技术文件种类之不同可由制作单位作需求制定。 6.3文件编号规则 6.3.1质量系统文件 6.3.1.1一、二、三阶文件编号规则(技术文件及电子数据媒体除外)： 一、二阶文件范例： Q2-001 文件管制程序 一/二阶文件代码 - 流水号 Q1/Q2 - 001 三阶文件范例： Q3-ZL-001 三阶文件代码 - 部门代码 - 流水号 Q3 - ZL - 001 部门代码 序号 部门名称 部门编码 序号 部门名称 部门编码 1 质量部 ZL 4 财务部 CW 2 总经理办公室 ZB 3 生产部 SC .3.1.2四阶记录编号规则： 四阶记录范例：Form No.: Q2-001-01 Rev.01为《文件管制程序》的第一份表单，且为第一版； Form No. 文件编码 - 表单流水号 空格 Rev. 版本流水号 Form No. Q2-001 - 01 Rev. 01 Form No. Q3-ZL-001 - 01 Rev. 01 6.3.2技术文件及电子数据媒体编号规则: 各文件制作单位统一遵循该单位已订定之编码