东调南下水利工程档案数字化管理刍议研究.pdfVIP

·622· 齐鲁档案沦坛 既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理 现代化的任务。 知识经济时代的今天，对文书档案管理工作人员提出了更新更 高的要求。文档管理工作人员，必须完成由传统的管理模式向现代 的管理模式的转变，由传统的管理理念向现代管理理念转变，同时在 管理实践中应用，使文书档案管理工作赶一lz时代步伐，适应文书档案 管理现代化和办公自动化的时代需要，为社会提供更好更有效的服 务，使文书档案管理工作发挥出应有的经济效益及社会效益。 东调南T水利工程档案数字化管理刍议 阳谷县档案局 张明峰 治淮东调南下工程是大型防洪工程，是国家重点项目和山东省 三大水利工程之一。该项目是通过6个东调和4个南下共计10个 单项工程的兴(续)建，使山东省南部近5万平方千米的广大区域， 在50年一遇洪水标准下免受洪水威胁，为该地区的经济发展提供基 础设施保障。这项大型工程在建设中形成了大量的具有保存价值的 文字、图表、图纸、声像、实物等各种载体的档案资料，是国家档案资 源的重要组成部分。随着信息技术的发展与广泛应用，随着系统内 电子政务平台的建设与使用，笔者认为东调南下水利档案数字化管 理势在必行，且日趋紧迫。 一、推行数字化管理的必要性与紧迫性 1、档案信息的数字化管理，可以提高档案的整体水平 档案载体的多元化对档案数字化管理提出了新要求，近年来，档 案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带光盘所取代或更替，电子档案的出 现给档案工作部门提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的 收集、保管、保护和利用手段，而解决这一系列问题的途径只有一个， 那就是实现档案的数字化管理。 目前传统的档案管理一直延用台帐式手工管理模式，从档案的 立卷、收发记录、档案鉴定销毁记录、档案编目整理、档案统计、档案 信息化篇 ·623· 检索、借阅利用等都是手工完成，工作繁重琐碎，而且容易出错，反复 的提供利用更是缩短了纸质档案的寿命。而通过扫描、摄像、导人等 多种方式将大量的数据有序地存储于服务器中，实现档案数字化管 理将大大缩短查询时间。达到海量数据秒级查询，很大程度上提高了 档案信息的查全率和查准率。同时支持多用户的同时访问，并可不 受工作时间、地点限制提供多种服务方式，解决了纸介质易损坏，无 法实现充分共享，利用率低等问题。 2、是东调南下工程工作的需要 东调南下水利档案是东调南下水利工程系统各单位，在东调南 下水利工程及相关活动中直接形成的，对国家、社会和本单位具有保 存价值的不同形式的历史记录。这些档案是在第一线直接施行规 划、设计、科研、施工、保护等业务活动中形成的明显的基础性和专向 性。就其内容质量而言，它最原始地记录了东调南下水利工程作为 客体对象的历史原貌，是后人完整、准确、客观地了解这种客体的可 靠的认识工具，也即具有所谓档案的原生性。它在为机关工作、水利 建设管理、防洪减灾、处理水事纠纷、清产核资等工作中必起到了积 极的参考借鉴作用。 工程档案数量大、形式多是东调南下档案的一大特点，这些文件 材料经过立卷归档形成了成千上万盒(卷)档案，其形式又是多种多 样的，包括文字、图、表、航片、卫片、照片、录音、录像、磁盘等，当今， 人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确，各业 务科(室)工作查考要求?快捷方便。如果还停留在传统手工操作 阶段，势必会引响机关工作的全局。只有实现档案数字化管理，才能 解决传统的档案管理方式与作的便捷高效性不相适应这一突出矛 盾。推行档案数字化管理，不仅能完善东调南下水利工程档案管理 的机制，维护电子政务平台下的各种文件资料的完整性和真实性，也 能使档案工作更上层楼，更重要的是能为东调南下水利工程各项工 作快速、高效。 3、为实现淮河系统内部信息资源共享做准备 随着淮委办公自动化和网络建设的发展，电子文件和数字信息 逐步增加，对数字档案信息的需求也更为迫切，传统的手工目录检 ·624· 齐鲁档案论坛 索、本地借阅正在被计算机检索、全文检索、远程查询浏览、异地下载 打印这些新的信息服务方式所取代，实现文档一体化管理和电子文 档的直接归档入库是淮委档案信息管理工作的发展方向，随着淮委 档案馆网站的建