浅析我所办公自动化研究.pdf

——一 垡堑墨要塑竺旦垫些 浅析我所办公自动化 信息产业部电子科学技术情报研究所骆伟 摘 要 电子科学技术情报研究所是信息产业部直属的电子科技信息研究与服务机构，从八十年代开始， 我所网络建设与计算机的应用就有了重要的进展．进入九十年代，我所更加注重网络环境完善和办公自动化 的建设，井卓见成效．本文结合办公自动化的发展及趋势，介绍了我所办公自动化的建设、应用、发展及设 计甘标，并提出了相应的技术问题和意见． 关键字办公自动化无纸办公信息管理 1办公自动化的概念及发展 办公臼动化(oA·Office Automation)的概念源于六十年代初美国等西方发达国家。随着 计算机技术、通信技术、网络技术的飞速发展．办公自动化的概念也在不断的扩展，按其特 点大致可分为三个阶段： 第～代办公自动化实现了个体工作自动化：以个人电脑和办公套件为主要特征，应用基 于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统 计能力，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质向电子的E 跃，实现个体工作的自动化。 第二代办公自动化实现了工作流程自动化：以网络为中心，以非结构化数据的信息流(或 [作流)为主要存储和处理对象，有利于在内部建立通信基础平台，不仅提高了办公的效率． 减少了扯皮和内耗，还增强了系统的安全性。 这一时期的办公自动化系统更多地承担了一个信息通道的责任，建立和完善了各个职能 部门之间的沟通、信息共享机制和协同工作的环境，为办公提供一个自动化工具。 以数据、信息所提炼和组织的知识为主要处理内容的网络办公自动化系统。 2我所办公自动化系统的总体规划 2．1 系统基本目标 ● 实现办公规范化和制度化 建立办公自动化系统就是耍使所内基本办公方式规范化和制度化，即办公基于工作流， 完全采用计算机技术处理办公业务，使人员能够方便快捷地麸享、交流信息，高效地协同工 作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作，同时又能实现迅速、全方位的 信息采集、信息处理，从而提高效率。 在办公自动化覆盖到的业务和职能部门，员工都可以通过办公自动化系统，根据自己的 权限，了解自己需要完成的工作，包括上级交办的事情、需要交给别人做的事情、需要与别 人合作的事情、自己需要的信息以及与别入共享的信息．也就是说，通过办公自动化系统． 每个人能够对自己所要实施的任务和目标“知其然” · 管理多种数据类型 数据既有规范的结构化数据，又有不规范的非结构化数据，自动化信息系统就是要科学 地管理这些各种类型的数据，实现各种数据的无缝连接，保障数据的一致性和安全性。 171 浅柝我所办公自动化 · 系统设计的先进性 办公自动化系统在技术上应具有一定的先进性，这样才能保证在一定时间内，不会因技 术的落后而需要大规模的调整。系统应能够适应企业的不断变化，应具有一定的可扩展性、 易升级性和开放性。 2．2 系统结构设计 在办公自动化系统的开发中，基于Web的开发方式正以其跨平台、统一美观的界面、简 单的操作、开发的系统容易升级、系统开发时间较短、成本较低等诸多特性越来越受到欢迎。 丽基于C／S的开发方式系统传输速度快，功能灵活，利于大数据量的传输。我们结合C／S和 Web方式，利用Web完成El常办公和某些需要远程通信的功能，通过C／S结构在局域网内实 现个别部门的特殊应用要求，如业务部门的信息资料管理等就采用C／S结构。 2．3 系统功能设计 我所办公自动化系统包括文档管理、日常办公管理以及信息收集发布等子系统等。从实 质上看，办公自动化系统应是一个管理型应用系统，实用办公自动化系统必须与业务工作、职 能工作密切结合起来，应具备相应的业务数据查询处理模块，否则功能应用会受局限。 日常办公的常用功能，包括日常办公中的许多小功能以及部分业务功能。系统如果采用 Web和C／S相结合的方式开发，在功能模块的使用上则相对较灵活，可以针对部门的不同需 求