如何使用好OFFICE.ppt

如何使用好OFFICE 项目组 9月5日 WORD总菜单 1 WORD基本操作的小技巧 2 字符，段落的设置 3 WORD中的一些高级应用 4 模板与加载项 5 制作组织结构图 1 WORD基本操作的小技巧 1.1保存文件 有的时候我们会发现文档变得越来越大，我们可以在保存的时候选“文件→另存为”命令将把原文件以新的文档保存，并且WORD会对其重新整理，减少文档的体积。 1.2 打开文件 突然停电造成文档打不开怎么办？ “文件→打开”，在对话框的”文件类型“下拉菜单先从任意文件中恢复” 如果有许多文件名相似的文件，可以在“打开”对话框”里面点浏览，预览自己想要找的文件。 1.3 页面设置 页面设置起美化文档的作用，它可以设置页边距、纸张大小、打印方向和版式等内容。操作如下： 单击“文件→页面设置”，系统将弹出“页面设置”对话框。 WORD中以“磅”为默认单位，这不太符合中国用户的习惯，可以选择“工具→选项→常规”，然后在“选项”对话框中进行修改。 1.4 复制与粘贴 如果文档中有大量的相同或者相识的内容，可以用复制+粘贴的命令来完成。 粘贴完成后，可以看见粘贴内容右下角出现一个图标，可以在下拉列表中选择保存格式。 2 字符，段落的设置 2.1 选择文本 A 用文本光标拖动选择。在文本编辑状态下，用“I”光标在要选择的文本开始处单击并按住，然后向文本结束方向拖动，光标经过的地方，文本会高亮显示，表示这些文本被选中。 B 整行选取。当选择的文本刚好是一行时，则可以移动鼠标到文本的左侧，待光标反向显示的时候，则可以选择整行，单击后拖动鼠标可以选择多行，直至松开鼠标为止。 C 选择词语或段落。用鼠标直接在文本上双击，可以选择双击处文本与其左右相邻文本组成一个词语。在文本上三击，则可以选择三击处文本所在的段落。 D 执行“全选”命令选定所有文本。只需要执行”编辑→全选“命令即可以全选所有文本。 2.2 应用字符格式 选中文字，使它为高亮显示，单击“格式→字体”屏幕显示出“字体”对话框，我们可以在“字体选项卡”里进行各种设置。 在“字符间距”选项卡里，我们可以将字符间的间距加宽或者缩小。文本中每一行的文字都在一条水平线上，如果想提升、降低某行或者一行中的特定几个字符，在“位置”下拉列表选择“提升”选项，并在“磅值”中选择想提升的数值，也可以直接从键盘输入数值。 2.3 段落的对齐方式 段落的对齐方式决定段落边缘的外观和方向，如左对齐、右对齐、居中、两端对齐或者分散对齐。 选定要设置的文本单击“格式→段落”，打开“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡中单击“对齐方式”文本框 右侧的 下三 角按钮，选择 要选择的选项。 2.4 换行和分页 当文字或图形填满一页时，WORD会插入一个自动分页符并开始新的一页。如果处理的文档有多页，要在特定位置设置分页符，可以通过设置分爷选项确定分页符的位置。其中包括“孤行控制”、“与下段同页”、“段中不分页”及“段前分页”4个选项。 2.5 缩进段落 页边距决定页面中所有的文本到页面边缘的距离，而段落的缩进和对齐方式决定段落如何适应页边距。一般来说，可以在输入文档的同时，用空格来缩进段落，如果要更精确地设置缩进，可以选择“缩进和间距”选项卡中的选项进行设置。 在选项卡中的“特殊格式”列表中，单击“首行缩进”，可以设置转行时缩进的字符数。 2.6 用工具栏快速设置段落格式 在工具栏上，有设置段落格式的按钮，我们可以利用这个来快速格式化段落。 3 WORD中的一些高级应用 3.1 拼写和语法检查 在默认情况下，WORD在用户键入文本的同时自动进行拼写检查。用红色波形下划线表示可能的拼写问题，用绿色波形下划线表示可能的语法问题。 要启用自动拼写和语法检查功能先要单击“工具→选项”打开“选项”对话框，打开“拼写和语法”选项卡。勾选“键入时检查拼写”和“键入时检查语法”复选框，然后选择确定。 3.2 字数统计 使用“字数统计”可以快速统计文本字数，段落数、行数和字符数等。 要进行字数统计，单击“工具→字数统计”，然后弹出了对话框，里面显示了整篇文章的各项参数。 3.3 查找、查找和替换以及定位 当用户编辑的文档较大时，要查找或修改一些内容就会变得比较繁琐。用WORD的查找和替换、定位功能让这些操作更简单快捷。它可以对文字、格式、段落标记和其他项目进行查找、替换以及定位。 单击“编辑→查找/替换/定位”即可以打开。 3.4 利用格式刷快速设置文字和段落格式 使用工具栏上的“格式刷”按钮 可以快速设置文字和段落的格式。 选中要提取格式的文字/段落，单击”格式刷“按钮，拖动鼠标选择要改变的文字/段落就可以设置了。 当用户操作的文档资料较多时，就更能体会运用格式刷设置的快捷了。但是当需要