废弃物焚烧供热系统工程项目通信联系程序.docVIP

项目名称 XXXX有限公司废弃物焚烧供热系统工程 工程号 7039 承 包 人 XXXX工程有限公司 页 码 1 / 9 发 包 人 XXXX有限公司 文件类别 R 文件编码 7039-M0-PM-001-006 版 次 A 项目通信联络程序 A 供讨论 版 次 说 明 编 制 审 查 批 准 瑞 丰 日 期 目录 1 范围 3 2 目的 3 3 职责 3 4 信件、传真及传送 3 4.1 定义 3 4.2 通讯 3 4.3 通信格式 4 4.4 提交 4 4.5 编号方式 4 4.6 传递文件 7 5 会议纪要及备忘录 7 5.1 职责 7 5.2 定义 7 6 附件 9 1 范围 这一程序包括格式、编号方式和项目各方之间所有通信联系的控制。由于通信联系涉及到项目各方之间的信息是否能够快速正确传递，故专门制定本程序。本文件涉及到编号部分不得与《项目编号程序》(7039-M0-PM-001-010)相违背。 2 目的 这一程序的目的是为通信联系建立一个标准的格式和编号系统，以便能在受控的情况下迅速地传输。同时它也给记录所有的通信联系提供基础。 3 职责 通信联系的发信人的职责是确保其格式正确，致辞得当，且有符合这一个程序的参考编号。发信方项目经理的职责是确保发信方的信件被保留。这一职责可以委派给相应的责任人。 4 信件、传真及传送 4.1 定义 通信联系是指所有的正式的关于项目的书信交流，包括信函、传真、电话记录和传递单。 4.2 通讯 所有的通信联系将确定如下所列的信息： ● 来自各方的所有的通信联系都应以项目经理(或者代表)的名义发出，在项目经理缺席时，应由被他书面授权的人来签署。 ● 所有的通信联系都应连续编号。 ● 所有口头或打电话讨论且同意的内容，应在三个工作日内以书面方式确认。 ● 当接收方的代表或他的受托人常驻在寄件人的办公室时，通信的副本应由寄件人在送信之后很快递送给此代表或他的委托人。 ● 通信联系应这样注明日期，应遵守《文件控制程序》(7039-M0-PM-001-007)中关于日期的确定，例如：09/02/10。 ● 页数应在首页上显示。 ● 和CEC现场办公室之间的通信联系将由CEC现场办公室来完成。 4.3 通信格式 所有的通信联系应该依下列各项来确定： 项目名称：XXXX有限公司废弃物焚烧供热系统工程 工程号：7039 主题：“特定的主题描述” 所有的通信联系应有相应的承包人的编号和名称 4.4 提交 通信联系应由经授权的代表签署并提交。 4.5 编号方式 通信联系的编号方式如下（除会议纪要和备忘录外）： ×××× - ×× - ××/×× - ×× 顺序码 发出代码+发出地代码代码+地代码文件分类码项目：M、E、P、C、T 文件分类码： 1) 信函（包括电子邮件）Letter) ： L 2) 传真(Facsimile) ：F 3) 传递单(Transmittal) ：T 4) 电话记录(Phone Record) ：PR 5) 通知单(Notice) ：N 6) 其它(Other)：O 发出代码+发出地代码/接受方代码+接受地代码发出代码CEC表示； (2) 发出地代码代码接受地代码发出地代码=XXXX工程有限公司 RF=XXXX有限公司 VD=供货厂商 CS=施工分包商 SV= 监理方 OT= 各种杂项（由于大量的通信联系会在承包人与发包人、施工分包商、监理、供货商之间进行，故与其它方如银行等联系，代码全部用OT表示） (3) 场所代码 H=本部； S=现场办公室 J=焦作 C=长沙 如有其他，则可自行定义 (4) 序列号 无论代码有无变化，都从001到999顺序编号 (5) 升版 根据工作实际需要，本文件可以升版，对发出代码发出地代码接受方代码接受地代码发出代码+发出地代码/接受方代码+接受地代码H-VD-001 由CEC本部发给供货厂商的传真 … 信函 7039M-L-CECH-RFC-001 由CEC本部发给RF长沙的信函 7039M-L-CECH-RFJ-001 由CEC本部发给RF焦作的信函 7039C-L-CECS-RFC-001 由CEC现场发给RF长沙的信函 7039M-L-CECS-RFJ-001 由CEC本部发给RF焦作的信函 … 4.6 传递文件 由双方指定专人负责项目文件的传递。正式提交供发包人批准/审查的文件必须用传送单。如果伴有另外的辅助文件，则需同时传送一封附信进行说