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文印综合管理制度 第一章 总 则 第一条 为加强我厂文印管理工作，根据《国家行政机关公文处理暂行办法》及《中华人民共和国保密法》有关规定，特制定本制度。 第二条 本制度规定了文印工作的要求、工作程序及责任。 第二章 文书处理 第三条 收文处理 1、收文统一由文书人员签收、拆封、登记编号，送主管领导阅批，按领导批示交有关部门或有关人员阅办。凡写明领导同志收的文件，应由领导亲自或指定专人签收和拆封。 2、外出开会带回的文件，一律交办公室文书登记，统一管理，如需继续使用时，另办借阅手续。 3、凡上级机关直接对业务科室发来的文件，各业务科室应统一交至厂办公室，经文书登记后交主管领导阅批，按领导批示，再交有关部门承办。办理完毕，将文件交厂办公室存档立卷。 4、文件的传阅和批转要及时。对几个单位共同阅办的文件，应由主承办单位召集其它阅办单位研究办理，并将办理情况由承办单位填入承办处理情况一栏，承办人签字。文件传阅要严格履行登记、签收、注销手续，不得积压，不得横传，阅办完毕，要迅速交办公室存档，紧急文件随到随办。 5、通过办公自动化系统抄收的上级文件，按其程序设置和有关规定办理。 6、搞好催办和询办。凡领导批办的文件，需要有关部门研究和处理的请示、报告，都要及时转给有关部门承办。承办单位要批示要求，认真研究提出承办意见，及时处理，文书人员要负责催办和询办,防止积压和漏办。文件处理完毕后，必须注明处理结果，及时退回办公室。 第四条 发文处理 1、发文拟稿要使用专用发文稿纸，写明事由，标明密级，明确主送、抄报或抄送机关，不能多头主送。要逐级上报，一般情况下不越级行文。要写明附件名称和份数。 2、拟稿内容要真实，做到一文一事，观点明确，文字简练，条理清晰，正确使用标点符号，写明发文份数和发文时间，并在拟稿栏上签字。 3、建立严格的发文审批、签发制度。各部门需以厂名义发文时，需经部门负责人亲自审查，签字后，按厂领导分工范围，分别呈送厂领导批阅签发。文件内容涉及几个部门的，拟稿单位要事先与有关部门协商会签后再交办公室核稿、编号、打字，经拟稿人校对后印刷发出。底稿和打字印刷文件一同交办公室文书人员用和存档。归档的打字印刷文件必须用印。 4、文稿要用钢笔书写，禁用圆珠笔、铅笔或色笔书写。 5、发出文件要封糊好，加注密级标记或挂号，写清编号，登记注册，以便查找和防止发错，机要文件不得用平信或挂号信，要用机密发出。 6、在办公自动化系统上办理厂发文，按有关程序规定执行。 第五条 文件清缴，保管和借用。 1、发出的各种文件，文书人员应定期清缴。领导和部门用后的文件要主动随时退回厂办公室文书人员。 2、工作调动、离职学习人员，在离职前要彻底清理个人手中的文件，文书人员应主动督促，协助清理。 3、文件统一由厂办公室保管。其他部门或个人手中不得长期保存文件。保管文件的地方要安全可靠，要保护文件不要损坏，更不要乱翻乱印。需翻印的文件，经厂办公室批准，方能复印。 4、文书人员保管的文件，要经常清点检查，发现损坏或丢失，应及时报告，并认真追查处理，年终要集中清理，搞好年终归档立卷。 第六条 文书立卷、归档和销毁 1、作好平时归档立卷工作，根据每年能够形成的文件、数量，参考上年立卷情况，编写当年的案卷类目，抄写在卷夹上。文件形成后，对号入座，年终组卷。 2、立卷要遵循文件形成的规律和文件之间的历史联系。以本级文件为主，分门别类地装订成永久、长期、短期案卷齐全完整，并填写案卷目录、备考表等。 3、归档。文书处理部门将整理好的案卷，定期移交档案室集中保管。 4、凡不需要立卷和超过保存期限的文件，要定期销毁，不要长期积存，销毁时要登记造册，送领导审批，销毁文件必须有二人以上负责监销干净，严禁向废品收购部门出售部门出售文件和内部刊物。 第三章 印章管理 第七条 印章范围 1、具有对外业务联系的二级机构可以申请刻制印章。 2、刻制印章必须由单位提出申请，经厂领导批准后，方可到厂办开取刻制印章介绍信。印章刻定后必须到厂办登记留底备案方可使用。 第八条 印章管理 1、印章必须由专人保管、专人施用。 2、厂印只能用于以厂名誉发出的文件、各种报表、协议及信函外。 3、用厂印除信函留用存底的文件、信函外，其它用印一律登记备案。 4、用厂印除信函外，一律需经厂领导批准。 5、对不符合用印制度的现象要严加制止，并及时向领导汇报。 6、厂属各单位未经厂长书面授权，不得行使对外合同、协议以及对外经济交往涉法业务活动的签字权或盖章权。 第三章 信函管理 第九条 信函一般只限于以厂名誉联系工作使用。 第十条 一般信函必须由二级机构领导提出书面申请，签字，方可到厂办公室开信。 第十一条 凡出省联系工作，一律由主管领导批准签字，方可到厂办开信，否则不准办理。 第十二条 信函原