大冶市东风农场诚信渔药经营部兽药GSP采购与入库文件.doc

兽药经营质量管理规范（GSP） 采 购 入 库 制 度 大冶市东风农场诚信渔药经营部 2013年1月 大冶市东风农场诚信渔药经营部兽药购进管理制度 文件名称 兽药购进管理制度 文件编码 共 页 第 页 起 草 人 审 核 人 批 准 人 柯友仁 起草日期 审核日期 批准日期 颁发部门 颁发数量 生效日期 2013.1.13 分发部门 1、目的：加强购进环节的管理，保证经营合法、合法合格。 2、依据：《经营质量管理规范》。 3、范围：适用于本购进的管理。 4、职责：、质量对本制度的实施负责。 5、内容： 5.1、根据“按需购进、择优选购”的原则，以质量作为重要依据，在有质量部参与的情况下认真编制计划。 5.2、严格执行购进程序，把好购进质量关，确保向合法的公司购进合法的。 5.3、，签订质量保证协议，协议书应注明购销双方质量责任，并明确有效期。 5.4、加强合同管理，建立合同档案。签订购货合同必须符合《合同法》规定为明确质量责任，避免纠纷，购货合同应明确质量条款。 5.5、做好首营企业和首营品种的审核工作，向供货单位索取合法证照、生产批文、兽药质量标准、检验报告书、物价批文等资料以及样品，执行《首营企业审核制度》和《首营品种审核制度》。 5.6、分析销售，合理调整库存，优化结构。 5.7、每年定期对购进的质量情况进行汇总分析评审。 5.8、购进应有合法票据，按规定做好购进记录，做到票、帐、货相符。5.9、《》 起草日期 审核日期 批准日期 颁发部门 颁发数量 生效日期 2013.1.13 分发部门 1 目的：为保证兽药质量、采购计划的执行，对采购计划及合同进行管理。 2 适用范围：适用于兽药采购计划及合同的管理。 3 职责： 3.1采购负责人负责执行采购计划及合同； 3.2质量主管负责审核采购计划及合同； 3.3采购部主管负责合同、计划的监督执行及审批采购计划； 3.4总负责人或其授权人签定合同。 4 内容： 4.1采购计划 4.1.1兽药采购计划制定的原则：根据市场需要，以销定购，质量合格。 1)根据内部和外部环境，应用科学的调查、预测等方法，分析研究兽药市场的各种需求信息，制定兽药采购计划。 2)建立健全企业计划管理程序，以市场需求为导向，合理制定兽药采购计划，且以质量作为重要依据。 3)坚持“按需进货、择优采购”，在企业总体决策计划指导下，注重兽药采购的特殊性、时效性与合理性，力求品种全、费用省、质量优，作到供货及时，采购合理。 4.1.2采购计划制定程序 1)由采购负责人每月根据实际库存消耗制定月采购计划，质量主管进行审核，总负责人审批，交采购负责人具体执行。 2)采购负责人除每月作《采购计划》外，还应制定周计划，确保兽药既不脱销，又不积压。 3)采购负责人、销售负责人和质量负责人应定期沟通兽药在使用中的信息和存在问题，以便及时调整《采购计划》。 4.2合同签定与要求： 4.2.1合同的签定人除法人代表亲自签定外，其他人必须有法人代表的授权 委托书。 4.2.2签定合同的内容必须符合经济合同法规定的要求，详细填明包括质量要求在内的各项条款。 4.2.3合同签定后，应按合同要求认真履约，按约定的结算时间和方式付款，双方恪守信用，维护企业信誉。 4.2.4加强合同管理，建立合同档案，凡合同及有关履行、变更和解除合同的往来文书、电话记录、电传等均须归入档案保管。 4.2.5工商间购销合同中应明确： 1)兽药质量符合法定质量标准和有关质量要求。 2)兽药合格证。 3)兽药包装符合有关规定和货物运输要求。 4)兽药应有法定的批准文号。 5)购进兽药有效期按《效期兽药管理制度》执行。 4.2.6商商间购销合同中应明确： 1)兽药质量符合法定质量标准和有关质量要求。 2)兽药合格证。 3)兽药包装符合有关规定和货物运输要求。 4)兽药应有法定的批准文号。 5）购进兽药有效期按《效期兽药管理制度》执行。 4.2.7购销合同签订、审批 1)最初应签订短期合同，以便及时调换供户，以减少因兽药不合格而带来的损失。 2)经过一段时间的考察后，可选定重合同、守信誉、售后服务好，价格适中的生产供应商作为长期供货单位，履行长期合同签订手续。 3)购销合同的主要内容包括： a)兽药名称、规格、单价、数量、金额 b)生产厂家或供货单位 c)交货时间及质量要求 d)交(提)货地点、方式 e)运输方式及到达站港和费用负担 f)验收标准及提出异议期限 g)结算方式及期限 h)违约责任 i)解决合同纠纷的方式 j)其他约定事项 5)审批 a)采购部将填写好的“购销合同”交采购主管进行初审。 b)将通过以上审核的“