《港联物业公司质量体系程序文件汇编》(31页)-程序文件.docVIP

港联物业公司 程序文件 文件编号： GLTJ/CX/001-008 版 本 号： A 修改状态： 0 受控状态： 受 控 受控编号： RS 批 准： 2007年9月1日发布 地址：天津市河西区友谊路5号北方金融大厦10楼C座 邮编：300201 联系电话：022程序文件目录 序号 文件名称 文件编号 页数 1 文件控制程序 GLTJ-CX-001 8 2 质量记录控制程序 GLTJ-CX-002 2 3 内部质量审核控制程序 GLTJ-CX-003 4 4 管理评审控制程序 GLTJ-CX-004 3 5 不合格服务控制程序 GLTJ-CX-005 3 6 纠正/预防措施控制程序 GLTJ-CX-006 3 7 数据分析控制程序 GLTJ-CX-007 3 8 顾客意见调查控制程序 GLTJ-CX-008 2 文件名称 文件控制程序 编号/版本/状态 GLTJ/CX/001 A 编制部门/日期/页码 人事行政部 2007年8月28日 共8页 1.0 目的 对质量管理体系文件及所有与质量管理体系文件有关的文件进行有效控制，确保质量管理体系文件的适宜性、有效性、完整性、准确性。 2.0 适用范围 本标准适用于港联物业（天津）公司所有的文件的控制。 3.0 职责 3.1 行政人事部 负责全公司文件的整体控制； 与供方签订的重大业务合同的保管及外来文件的登记、传递、保存的控制； 负责公司档案管理。 各项目部 各岗位主管负责本岗位行政文件的起草、下发、保存， 客服主管指定专人负责与业主签订的物业管理合同的保管及相关文件资料的收集管理工作； 客服主管指定专人负责所辖物业的图纸、技术资料的收集、管理工作； 客服主管指定专人负责所辖物业范围内的住户档案，装修档案等文件资料的保管控制； 3.3 公司商务拓展部负责与客户签订的物业顾问合同，委托管理合同的保管。 3.4 公司商务拓展部、品质管理部，由部门指定专人负责本部门文件的管理； 3.5 各部门应对在质量环境管理活动中产生的质量记录按规定要求进行保存。 4.0 工作程序 4.1 文件管理的范围为： 4.1.1 公司内部行政文件及资料：是指为规范内部管理，以公司或以公司各部门（公司）名 义下发的文件包括工作报告、工作联系函、会议纪要、通告通知等文件； 物业管理服务文件：是指公司为实施物业管理服务所产生的各种服务性的业务文件等，包括申请报告，工作联系函、通告通知； 法律、法规及外来文件：主要包括适用的国家法律、法规和行业标准、上级部门的业务指导性文件及顾客提供的图样、技术标准等。 4.2 质量管理体系文件的控制 4.2.1 批准与发放 质量手册由管理者代表组织编写和审核，总经理批准后发布，发至各部门； 质量管理体系程序文件由品质管理部组织编写，部门负责人审核，管理者代表批准，发至各部门负责人和相关工作人员； 各部门工作手册和质量记录表格由各部门负责人组织编写，管理者代表审核批准，发至相关部门(班组)员工； 外来文件由人事行政部登记、呈报、传递和存档。 4.2.2 文件标识 文件的标识应遵循下述要求： 公司的内部文件，除质量记录除外，均应设有页眉、页脚、文件编号、版号、修改 状态、受控状态、生效日期等； 质量记录应至少设有页眉、文件编号、使用序列号等； 质量管理体系文件编号形式为“公司代码/部门代号/文件类型简称/年号/本文件本类 文件中的序号”； 公司部门编码代号： 港联物业（天津）： GLTJ 公司各部门代码： 人事行政部：RS 商务拓展部：SW 品质管理部：PZ 工 程 部：GC 客户服务部：KF 秩序维护部: ZX 保洁绿化部：BJ 文件类型简称： 质量手册：QMS 程序文件：CX 作业文件：ZY 记录文件：JL 外来文件：WL 编号示例 质量手册：GLTJ/QMS/001 程序文件：GLTJ/CX/001 公司部门（如人事行政部）文件：GLTJ/RS/001 公司记录文件：GLTJ/JL/001 质量记录的使用序列号表示形式为“公司代码/部门代码/文件类型/本文件本类文件中的序号” 如：公司人事行政部记录：GLTJ/RS/JL/001 物业管理部记录： GLTJ/WY/JL/001 注：各项目通用的记录，由公司统一编号。各项目不再对此记录编号。 文件、记录编号时，