营运部资料管理制度.docVIP

深圳市益田商业管理有限公司 营运部资料管理制度 编制部门：营运部 编制时间：二○○七年十月二十日 修订时间：二○○九年二月十二日 深圳市益田商业管理有限公司营运部资料管理制度 制度名称 营运部资料管理制度 编号 SY-ZD-YY-2009-001 目 录 第一章 总则 1 第二章 文件的管理 1 第三章 附则 4 附件： 《发文登记表》 《收文登记表》 修改时间 修改页码 修改状态 修改人 审批人 2009年1月8日 1-2 胡婷 编制人：洪淑芝、王晓红 日期：2007-12-2 审核人：成钦田 日期：2008-01-08 批准人： 日期： 版本号 2009-1  深圳市益田商业管理有限公司 营运部资料管理制度 第一章 总则 第一条 为了加强对营运部工作中往来的文件资料进行及时归档和管理，全面提高资料管理的工作效率，使营运工作得以更有效开展，特拟制定本制度。 第二章 文件的管理 第二条 需归档的文件 （一）政府下发的重要文件及相关部门来函； （二）公司下发的重要文件 （三）商户资料 1、商户基本信息资料（公司背景资料、营业执照、卫生许可证等） 2、商户日常往来文件（包括传真、联络函、申请书等）； 3、文件：与商家洽谈的会议纪要、各种问题的解决方案等； 4、商户公共场地租用协议、VIP折扣协议等； （四）部门文件：会议纪要、工作联络单、请示、报告、函件等； （五）内部管理资料（客户投诉登记、营运日志、各类报表报告总结）； （六）场地租赁收费标准； （七）部门年度工作计划； （八）部门制度建设及人员配置； （九）其它重要资料。 第三条 文件的收、发管理 营运部收发文件管理以租户和楼层为单位进行归档管理，由专人负责租户资料管理及保存工作。 （一）收文：部门文件统一由资料管理员进行收取、登记，然后交由部门长签批处理 意见，再由资料管理员进行分发。 1、资料管理员在接到文件时应及时进行登记，并做好电子文档备份； 2、资料管理员须跟进需要回复的文件处理情况，进行存档； （二）发文：发文分为两种情况： 1、对内发文：对内发文是指发给公司内部的工作联络单、工作请示等，对内发文根 据文件分为两类： （1）需说明的文件：经办人在资料管理员处取号，登记文件名称——经办人草拟文件，并走公司内部文件签批流程——经办人将处理文件原件进行存档； （2）无需说明的文件：经办人在资料管理员处取号，登记文件名称——经办人草拟文件，并走公司内部文件签批流程，需集团领导签批的文件交资料管理员——资料管理员统一将文件交集团总裁办——集团领导签批意见后，由资料管理员统一领取，存档后再分发； （二）对外发文：对外发文是指以公司名义或部门名义对外发文，包括通知、复函等。 （1）公司名义：经办人在行政人事部取号，登记文件名称——经办人草拟文件，并走公司内部文件签批流程(需集团领导签批的参照对内发文流程二)——经办人将签批文件复印件进行存档； （2）部门名义：经办人在行政人事部取号，登记文件名称——经办人草拟文件，交部门长审批——经办人将签批文件复印件进行存档； 第四条 文件的传阅、借阅管理 （一）传阅、借阅程序、范围及时限： 1、文件需在部门内传阅时，由资料管理员将文件交部门长审核，签字认可后发放部门员工进行传阅，文件传阅后必须即刻归还，一般不超过两个小时； 2、部门员工在看过文件后需签字确认，由最后签字的员工将文件交回资料管理员处进行归档； 3、部门员工需借阅本部门的文件资料、专业书籍等，需在资料管理员处填写《文件借阅登记表》，并由部门长签字认可，方可借阅。文件借阅根据不同的保密要求，资料管理员控制借出范围和使用范围，借阅文件必须当日归还； 4、文件、书籍归还时资料管理员应认真进行检查，如无问题需签字确认； 5、文件、书籍等资料借阅后逾期未还者，资料管理员需及时进行催还； 6、部门及其它部门员工借阅档案后应妥善保管，并按时归还； （二）建立文件网上发布制度，定期在公司内网上向部门员工发布部门性文件 1、周一网上发布部门周小结及本周计划、部门周例会纪要等； 2、发布人：资料管理员； 3、发布程序：所有发布文件须经部门长审核签字后方可进行发布。 第五条 文件的保管、保存 1、设立独立资料柜保存部门重要资料；资料柜应有标注，如：营运部L1层资料柜。文件柜钥匙由部门长和资料管理员各执一串。 2、所有资料严格按照类别实行分类管理，统一对文件进行规范编号，并建立文件目录，以便日后文件的快速查找（报告、分析、总结、数据、制度、办法、规定