校园网络信息管理平台简介.doc

校校通 校园网络信息管理平台简介 广州市烨佳科技有限公司 编写 我们把目前成熟的“校校通 校园网络信息管理平台”明确地表述出来 作为基础系统平台所具备地条件包括： 电子邮件系统 提供电子邮件服务。 信息是教学、办公自动化、决策科学化的基础。电子邮件系统（以及更加广泛意义上的报文传递系统）作为信息传递与共享的工具和手段，满足教学、办公自动化系统最基本的通信需求。换言之，电子邮件系统作为教学、办公自动化的通信基础设施，主要提供了两方面的功能： ● 直接作为一种应用，提供人与人之间通信的手段，适应随时需要的电子化通信要求 为各种应用提供通用的通信平台，灵活适应不同应用系统对通信平台的要求 正如道路、桥梁、港口、机场等是提供货物运输的基础设施一样，网络化的电子通信系统与电话系统一样正在成为学校内部、学校与学校之间、学校与社会之间不可缺少的、实现信息传递与共享的通信基础设施。 在上述两种基本通信需求中，前一种往往代表的是一种不规律的、随意性很大的通信需求，比如教师之间互相发送电子邮件，传送对方某种信息，或者是向教职工临时发出一项通知等等，所传递的信息内容和传递的时间往往是无规则的。而后一种需求的特点则是比较又规律性的，两个应用系统之间按某种条件传递符合某种规范的信息内容。在信息系统的建构和实际使用中，这两种需求是同样重要和必须的。 从信息技术的角度出发，电子邮件功能是一种“推”的技术，即发送方（人或应用）将信息通过存储转发技术推给对方（人或应用）。 从用户使用习惯出发，电子邮件功能是教学、办公自动化系统的“门户”。因为工作人员很容易养成一种工作习惯，每天查看自己的电子邮件信箱，阅读处理有关信件。因此，教学、办公自动化应用系统可以利用电子邮件系统的特点将每一项需要教职工处理的信息或通知，制成电子邮件，直接投递到他们的电子邮件信箱。工作人员通过电子邮件信箱的声光提示信息（甚至可以通过电子邮件系统和无线寻呼系统的连接，用户通过BP机的寻呼信号获得电子邮件的到达通知和摘要信息），可以及时打开自己的电子邮件信箱，阅读有关邮件，并通过该邮件的指示（链接指针、URL等）自动打开相关的教学、办公自动化应用系统，进行下一步的工作。 在一个教学、办公自动化系统中，针对不同的需求，包含了多个应用子系统，如备课、发文、收文、信息服务、档案管理、教学安排、会议管理等等，可以将电子邮件信箱作为所有这些教学、办公应用子系统的统一“门户”，每一个用户通过关注自己的电子邮件信箱就可以了解需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，看看哪些是需要处理的工作（在这种情况下，如果由于某种人为原因，没有及时查阅某个应用系统，就可能造成工作的延误）。教学、办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统的用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。 教学项目管理 功能要求： 编制教学计划 编制课程、教学等项目的计划文件，安排教学各个阶段的教学任务、教学进度，实现多教学项目协调管理。文档柜提供分类存储教学文件和模板的功能。 教学进度管理 负责人在教学项目文件内记录教学的完成情况，完成的进度分析或事后分析，优化教学项目模板。各级教学人员可在计算机上查看各个教学的进度，了解多个教学项目的执行情况。 那么让我们看一下Notes当中的工作室（Teamroom）技术。 工作室是帮助人们协同工作的Lotus Notes应用程序。使用该模板能创建具有共同目的、共同语言和集中的提高工作组效率的应用程序。工作室数据库促进了创建和对外开发过程的能力并提高了软件的团队工作性能。 工作室是信息共享和协同工作的工具。因为工作室技术已内置到Notes群件“共享”平台中，因此比通常意义上的发送工具如电子邮件功能要强大的多。Notes使分布于各地，有时不能连接到网络的工作室成员协同工作成为可能。 工作室工作简易高效的实例： 提出并讨论问题和重要事件创建（协同的）对象：便笺、简报和其他可发送的文件集体自由讨论（导致问题的解决和积极的行动） 会议准备： 会议召开前在工作室中展示并共享信息，以使会议时间可集中于决策的制定,跟踪会议议程和随之发生的操作项。 项目文档的建立：不必在最后阶段才准备所有的文档。 三、收发文管理 相关资料： 各类表单、通知、报告、请示、批复、函、会议纪要等在项目运作、日常办公中产生，需流转审核的文档。 功能要求： 收文管理 处理学校接受外单位公文、科室接受外单位公文及科室间的收文。 发文管理 树立学校对外单位发文，包括学校办公室以学校名义对外发文, 处理学校内部的发文，包括学校办公室对科室或者个人发文；科室经办公室对其他科室或者个人发文；科室对内部成员发文。 文件归档 文件在完成流转审核后，归入文档柜的分类文件夹内。 辅助功能 提供文档流转工效统计