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第６章、领翔信息通知系统 传统工作方式中，为了将通知或上级指示传达到下属单位，工作人员需要拿着电话反复拨打，即占用大量时间和工作精力，还容易发生因传达不准确引起不必要的纠纷。 为适应新形势下的办公和业务需求，　翔宇公司研制了这套以计算机网络和现代通讯手段为基础的智能信息通知系统，系统应用互联网、手机短信、CTI语音等技术实现以即时对话、语音、短信、邮件等形式的定事定时通知，同时能够按时查询或打印通知结果，该系统还应该设置电话回拨功能、自动语音应答网上电子邮件、发送手机短信等功能，向用户提供资料查询、举报、投诉处理等服务。这样可以做到单位内或单位间的信息沟通，使各种通知、政策、市场信息及时上传下达，保持业务的科学化、规范化、系统化和自动化的管理。 本信息通知系统广泛适合于：移动办公应用，销售公司、商场、超市的业务联系及商品促销，会员单位、俱乐部、学校的内部通信联络，社区管理，保险业务联系，物流与库存管理，订票业务，证券业务，快递业务等。 6.1、与现有工作方式的比较 目前，许多会议通知工作是由办公人员逐一拨通下属单位电话通知的，这样做的弊病有以下几点： ① 工作效率低下：由于是人工通知，需要投入的人力很大，加之人工拨号，错误率很高，又由于采用的是随机对话方式，这样耗时较长，而且可能由于单位各自状况的不同，造成不必要的冲突。 ② 不准确，不规范：由于每个人运用语言解释能力的差别，极有可能造成下属单位错误的理解，加之下属单位提出的问题可能千差万别，而事后又无记录，这样极易给工作造成负面影响。 ③ 不及时，不完善：随着政府改革工作的不断深入，各项规章、法令、法规的不断完善，这样就不断地有新的规定出台。如何及时、完善地向下属单位进行宣传教育，辅助各单位尽快消化、掌握这些新政策、新法规，从而及时规范地完成相关工作，以往传达发式的不及时、不完善就摆在我们面前。 时、不完善就摆在我们面前。 很显然，再采用以往人工通知的方法就显得太落后了。从实际情况看，许多通知和信息没能及时有效的传达下去，就在于以往单位的沟通方式已不能完全满足实际办公需求。 6.2、系统结构概述 整体系统由四部分组成，客户信息数据库由信息中心统一维护、管理发布结构图如下。 6.3、系统组成 ① 普通PC：建议配置（P3 800 / 256MB / 40G / 3.5 / 50X） ② 2 / 4 / 8 线语音卡/8线语音。 ④ GSM短信卡 ⑤ 智能信息通知系统软件（电话、传真、网络、邮件、短信） ⑥ 语音编辑软件（通过话筒录制语音信息） ⑦ 文本转语音（TTS） 6.4、语音系统 语音系统是翔宇网科软件家族的重要一员。语音系统提供两大功能，一是直接通过系统自动发送短信息到指定的用户手机的短信息系统。另一功能是监视托管OA系统的任务，当系统中有新到的任务时，自动拨打。更及时周到的将使用者自己的信息送到自己面前。并尽可能的脱离计算机，和尽可能的自动化。 6.５ 电子邮件模块 结合电话通知方式外，利用互联网节约纸张和话费同时，突破了时间和空间限制，现实工作中为某事三番五次的找相关人员，但因为相关人员外出而无法办理；“电子邮件”功能是点对点的信息交流。它实现利用互联网和政府专网进行 通知和信息的收发。可以按人名/部门/分组进行收发工作。系统提供了通知声音、动画提醒、自动回复功能。所有功能操作更拟人化。 6.６、短信模块 短信模块是利用成熟的电信网络，加快通知信息传递的时效性，整个信息通知系统中，利用电脑现有资源发送通知短信，它能自动快速地给多个手机发短信息（最快发送速度达1000条短信息/每小时）。短信能确保以最小的投入保持与大量单位的联系以及把你的会议信息准确、经济、快捷地传递给下属单位，在单位内部，短信快车能把通知、工资及各种收费等信息发布给科员，也可用手机短信调度下属单位及外勤人员等以降低每月高额的通信费用。 功能：单发、群发、连号发、通信录发、接收等 6.7、互联网即时对话 支持单个人的在线沟通及多个人即时准确的沟通，同时管理人员能过权限可以查看到员工的沟通记录。