校友资料维护系统操作说明.docVIP

校友資料維護系統操作說明 壹.【校友現況記錄維護】 1.首先進入學校網站的線上服務網頁（.tw/ap/），點選「教職及學生系統」 2.點選後會出現”安全性警訊”，請點選”是” 3.進入下面畫面後，請先登入 4.登入後請點選「系所資訊系統」 5.點選「學務相關資訊系統」 6.因為電算中心將校友資料系統分割為兩個畫面，因此如果是要修改校友的基本資料（如生日、畢業日期、地址、電話等）請點選「系所校友基本資料管理」（操作說明請見下節【貳. 系所校友基本資料管理】）；如果要輸入校友現況資料（如升學、就業等）請點選「校友現況記錄維護」。以下先就「校友現況記錄維護」做說明。 7.進入「校友現況記錄維護」畫面後，請先選擇「系所」（7.1），再按「查詢」（7.2），即可調閱出單一系所的資料。以下以「心理系」為例。 8.進入心理系校友現況記錄畫面後，你可以： 8.1【下筆】 - 逐筆找到你要更新的資料 8.2【校友編號】（即學號），再按【查詢】 - 直接更新該學號的校友資料 8.3【姓名關鍵字】，再按【查詢】 - 更新該姓名關鍵字的校友資料（可能超過一筆資料） 8.4在【跳至】後面的空白欄位輸入你直接更新的資料【No】，再按【跳至】 9.找到某筆資料後，請按【新增】 10.新增一筆資料後即可逐項輸入以下資料如下圖： 「現況類別」：一定要輸入，否則無法存檔. 「機關（學校）名稱」：該校友如就業中即輸入機構名稱 該校友如升學中即輸入學校名稱 「部門（系所）」：該校友如就業中即輸入工作部門的名稱 該校友如升學中即輸入就讀系所的名稱 「職稱（學位）別」：該校友如就業中即輸入工作的職稱 該校友如升學中即輸入修讀的學位，如碩士班 「機關電話」：工作機構或就讀系所的連絡電話 「起始日（入學）」及「終止日（畢業）」日期：輸入該校友在該機構工作的起始日期，或入學畢業日期（請多利用旁邊的”日期放大鏡”來輸入日期，格式比較不會出錯） 「備註」：輸入任何你覺得重要的資料 附記： 輸入完一筆資料後請記得一定要按【存檔】 如果要再輸入該校友第二筆異動資料，請再按【新增】，重複以上步驟 基本上，除「現況類別」外其餘資料均可就調查所得來輸入，寧願空白也不要輸入錯誤的資料 11.輸入完全部資料，也存檔無誤後即可點選【簡速表】來查詢、列印、轉檔（轉貼至 Word,或 Excel） 12.輸出報表 12.1依想要輸出的資料勾選相關【欄位】 12.2依輸出報表的排序方式點選【排序】，目前最多可有五項階梯的排序 12.3點選【輸出簡速表】 附記：目前仍在協調電算中心，要求在輸出報表的【欄位】及【排序】中加入”現況類別”一項，協調成功後再通知各位 13.輸出後的報表如下圖 貳.【系所校友基本資料管理】 1.重複上節 壹.1 – 壹.6 的步聚驟，點選”系所校友基本資料管理” 2.依上節 壹.7 – 壹.8 相同的方式查詢到某特定校友的資料後即可逕行修改其各項基本資料並輸出報表（輸出報表方式如上節 壹.11-壹.13）。 附記：據電算中心表示，不少校友的生日、入學日期、畢業日期或連絡資料均有錯誤，如果能趁這個時候更正將是莫大功德。 點選 點選 點選 登入 點選 點選 7.1選擇系所 7.2點選 8.2 8.3 8.4 8.1 點選 點選 12.1 12.2 12.3 點選