档案保管的基本工作.docVIP

精品论文 参考文献 档案保管的基本工作 东莞市社会保障局 523000 摘要：案作为一种社会历史财富，要求加以妥善保存，但随着社会的发展和时间的推移，一方面档案在数量和成份上不断增加，另一方面它又处在不断毁损过程中。档案保管工作是维护历史真实面貌的一项重要工程，档案保管工作涉及众多环节，如：对档案进行分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗、日常安全检查等。档案保管人员只有依据文件和材料的形成规律，根据材料的价值，确定档案的保管期限；才能确保档案便于保管和方便用户使用，文章结合本人实际工作经验，主要分析了档案管理工作存在的一些不足及做好档案保管工作的具体方法。 关键词：档案保管；存放；秩序；寿命 一、前言 档案是一种社会现象，它以一定的物质形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，为子孙后造福。档案保管工作是维护档案的完整和安全的具体性工作，是档案基础业务工作的一个重要环节。其中心任务在于采取有效措施延长档案寿命，保证档案的安全。档案保管工作的基本任务是了解和掌握档案损坏的规律,通过经常性的工作,采取专门的技术措施,最大限度地防止和减少档案的损毁、延长档案的寿命,维护档案的完整与安全。档案保管的基本要求是:以防为主,防治结合;相互协调,密切配合;加强重点,照顾一般;立足长远,保证当前。 二、档案保管工作包括三个方面的内容 1.档案的库房管理 库房管理工作是档案日常保管工作的主要内容, 是档案保管的基础工作。 档案库房管理任务包括: 档案存放位置与排列顺序管理; 库房温湿度的调节与卫生保洁; 档案进出库房的控制; 库房的安全保卫。 档案保管工作的基础，只有做好经常性的、具体的库房管理工作才能为整个档案工作顺利进行创造必要的条件。档案库房管理工作主要包括：档案库房的编号、档案架的排放和编号、档案的存放和全宗排列、档案存放位置索引、档案代理卡、全宗卷、温湿度调节和清洁卫生、保卫和保密、防火、档案在搬运中的保护以及档案的安全检查等等。具体的日常档案库房管理措施，如制订库房管理制度，档案目录的索引，档案利用的登记情况，档案的缩微扫描复印，库房的温湿度调节，库房的防光防虫防鼠，有些要求比较高的库房还要在进入库房时消毒。 2.档案流动过程中的保护 即档案在各个管理环节中一般的安全防护，可分为归档前的保护和归档后的保护。 归档前的保护，我们知道档案是由文件转化而来的，文件在归档之前都处于流动的状态，如有时在领导手里，有时在工作人员手里，由于文件还处于现行状态中，而要对这时的文件进行保护是比较困难的。一般的非档案工作人员缺乏档案保护意识，因此档案的损毁现象时有发生。归档后的保护，如档案收集中的保护，档案整理中的保护，档案利用中的保护等。当然这里流动中的保护主要是指经过整理归档存放后的利用过程中的保护，如复印、扫描、传输等，档案利用过程中的保护是档案流动过程中保护的重点。尤其是在档案使用时更加需要做好档案的保护，一般情况下如能用电子版本的尽量用电子版本而不用纸质版，能用复印件则不用原件。即档案在各个管理环节中一般的安全防护，可分为归档前的保护和归档后的保护。 3.保护档案的技术措施 科学保护档案的技术方法很多, 归纳起来主要有两个方面: 一是防治技术, 二是修复技术。 防治技术是防止或减缓各种外界不利因素对档案制成材料的破坏作用, 主要是改善档案保护条件。要做好经常、具体的库房日常管理工作,为整体的档案保护工作创造必要的条件和良好的秩序。还要通过改善库房建筑为档案保护条件创造物质前提。档案库房建筑为档案保护提供了最基本的物质条件,库房建筑的好坏将直接影响到档案的保护条件和库房管理措施的效果。 修复技术是对已经损坏或受到不利因素影响的档案进行处理,修复已遭损坏的档案,尽力恢复其历史原貌,增强其抵抗外界不利因素的能力。修复技术的基本内容有:去污、去酸、加固、修裱及字迹恢复等。修复原则:(1)修复所采用的各种材料、方法对档案制成材料不能有损害,应有利于延长档案寿命。(2)保持档案原貌。(3)使用的修复方法事先要经过试验,确有把握后,才能着手修复工作。 档案保护技术工作是档案工作中的一项极其重要的工作,它直接关系到档案的寿命。保护工作没做好,档案遭到损坏,就会造成无法挽回的损失。大量档案要长期保存,一部分档案要永久保存,但反映和记录档案内容的物质材料的寿命是有限的,这二者之间的矛盾只有通过做好档案保护工作才能加以解决。 三、档案保管工作的任务 维护档案的完整与安全是档