企业技术档案管理的分析.doc

企业技术档案管理的分析 轻一工一设一计f2011年第06期 企业技术档案管理的分析 刘萍- (1,中平能化集团中南检测公司,河南平顶山467000 图书与档案 饶海峰z 2,中平能化集团机械制造公司,河南平顶山467000) 摘要:随着市场经济的迅猛发展和现代企业管理制度的建立,企业的档案管理工作日益与企业营销,生产,技术,质量活动休戚 相关.企业档案是企业内外部信息的载体和归缩,尤其是企业技术档案更是企业技术创新和管理创新的基础.应给予企业技术档 案一种合理的定位,确定其在企业发展中的作用,从而确立合理的档案管理模式,有效地管理企业技术档案并挖掘其中的价值,使其 成为企业利益增长的助推器. 关键词:技术档案;管理;优化;数字化;网络化;准确率;完整率 引言 随着现代信息技术的突飞猛进,市场经济的迅猛发展和现代企 业管理制度的建立,给档案事业带来了质的飞跃,档案的形成,管理, 保护和利用都将发生巨大的变化.如今,企业的档案管理T作日益与 企业营销,生产,技术,质量活动休戚相关.企业档案是企业内外部信 息的载体和归缩,尤其是企业技术档案更是企业技术创新和管理创 新的基础.如何建立一个优质高效的档案T作机制,以适应档案管理 现代化和信息化的需要,已成为全社会及档案部门必须面对的问题. 当务之急是必须对档案管理进行优化,使之达到合理配置,整体的效 能得到最大的发挥. 1企业技术档案管理现状分析 企业技术档案是设计人员的智慧结晶,是设计单位的宝贵财富. 企业技术档案管理是指对图样和文档进行管理,主要是用来解决企业 里大量的纸介质图样,电子图样,文件,技术资料等的归档,检索,查 询,浏览,借用等问题. 我公司的技术档案管理方式是以纸张作为信息媒介,纸张基本 上分为两种,一种是透明硫酸纸,另一种是涤纶薄膜纸.我公司现使 用透明硫酸纸比较多,这是因为它透明度好,描图效率高,成本低,但 缺点是容易脆裂破碎.现在很多大型企业都采用数字化存档底图.图 纸采用专门的管理人员和专用库房来进行管理.这种管理方式的缺 点主要表现在:成千上万的图纸不仅需要占用大面积库房,大量文件 柜,也给管理人员带来很大压力;人_[查询查找困难再利用不易,很 难适应当今信息时代快速发展的要求;档案保存时间长,容易变质, 发黄等,甚至存在着火的隐患;频繁借阅难免造成原件损坏或丢失; 因制图技术,失误等原因,常常对图纸要进行刮改,甚至重描,工作效 率低图档维护费用高. 这些问题的存在,给工作和档案管理造成障碍和损失,以致人 力,物力,财力浪费.足以影响到一个企业员工对图纸的利用,有些用 错或不及时直接造成企业经济损失. 2档案管理的合理模式 传统的档案管理办法已不能适应档案信息化的要求,企业对于 数字化管理的要求和呼声越来越高.技术档案管理的数字化,网络化 成为发展的必然趋势.有必要提出一个以数字化管理为手段,纸质图 通过扫描转发或收集,有效管理其他方式形成的电子图纸,以实现资 源共享为原则的思路,实施知识增值.因此图档管理数字化成为一个 必然. 数字文档的特点是:收藏数字化,操作电脑化,传递网络化,信息 存贮自由化,资源共享化和结构连接化.数字化已成为了企业图档管 理共同努力的方向,数字化在管理上的优势和成果将不断地显现出 来. 第一,规范了管理.库存图纸资料实现数字化,电子化管理,是企 业进行图纸资料规范管理的重要举措,也是实际工作需要.工程图纸 资料和相应的电子文件是设计单位的宝贵财富,是企业的智力成果 和知识产权.建设数字化管理信息系统,符合企业各项工作科学化, 规范化,网络化,信息化的整体发展要求. 第二,提高了效率.随着计算机的普及,网络技术的发展,传统的 技术图样管理办法已不能适应档案信息化的要求,无法减轻机关沉 重的工作负担,同时也不能满足资料日益庞大的管理需求,给查询信 息带来了很大的不便.技术档案管理的网络化,电子化成为发展的必 然趋势.如网上归档,网上借阅,网上查询,远程登陆访问(网外可通 过VPN连接)等,方便快捷,大大提高工作效率. 第三,节省了费用.在网上实现对技术图纸的收集,整理,归档, 借阅,打印,避免频繁的原件借阅和复印,不但减少了人力,物力的浪 费,而且大幅度节省了费用,提高了企业的经济效益. 第四,有利于技术图纸资料的保护.实现图纸资料的电子化,网 —. 274—. 络化管理,避免图纸资料原件的频繁借阅和复印而造成的破损,老 化,有利于做好档案图纸资料的保存保护工作. 3档案管理的优化策略 技术档案数字化管理,广泛适用于大型企业,设计院等单位的档 案室,用于档案资料,图纸电子文件的管理和数字化加工,是企业实 现档案图纸资料信息化,数字化管理和利用的优秀解决方案. 数字化工程图纸,就是将传统的工程图纸通过纸张扫描,图像优 化,压缩归档等数字