秘书基础与实务7.ppt

协调的原则与方法 秘书协调的原则 秘书协调的方法 秘书基础与实务 坚持原则性 运用灵活性 　　秘书协调的过程，从某种角度上讲，就是秘书人员很好地运用两个原则的过程。 秘书基础与实务 信息沟通的原则 整体优化的原则 利益均衡的原则 平等协商的原则 分级负责的原则 　　秘书协调的基本原则有： 秘书基础与实务 信息沟通原则 　　在协调的开始阶段，主要是收集与协调内容有关的信息资料，熟悉协调对象的历史与现状，并及时向领导者报告有关情况； 　　在协调的进行阶段，主要是收集协调对象的现实态度、情绪和要求，并及时在被协调者之间传递与反馈； 　　在协调的结束阶段，主要是收集协调对象对处理决定的贯彻执行情况，并及时向领导者提供反馈信息。 　　信息时协调的基础，没有准确、充足的信息依据，就不可能进行有效的协调。在一定意义上讲，协调的过程，就是信息沟通的过程。因此，在协调的各个阶段，秘书人员都要十分重视信息的收集、传递与反馈。 秘书基础与实务 整体优化原则 　　根据管理的系统原则，任何社会组织都是一个特定的系统。系统的本质特征，就是它的整体性。如何发挥组织系统的整体效应，这是所有管理者追求的最终目的。可是在实际管理中，由于各职能部门和下属组织都是相对独立的，又都有各自的目标和利益。因此难免发生总体目标与局部目标、整体利益与局部利益之间的矛盾或冲突。秘书协调的根本目的，就是通过正确处理局部与全局的关系，充分发挥组织系统的整体功能，努力实现组织的总体目标。这就要求秘书人员在协调时，要以全局为重，引导协调各方自觉服从全局利益。 秘书基础与实务 平等协商原则 　　尊重被协调的各方，虚心听取并采纳他们的合理要求； 　　理解别协调的各方，设身处地地为他们的利益着想； 　　支持被协调的各方，真心实意地为他们服务。 　　秘书协调的性质和特点，要求秘书人员必须坚持平等协商的原则，即把自己与协调对象摆在平等的位置上，待人以诚，商量共事，公平合理地处理各种矛盾。为此，要努力做到： 　　另一方面，也要防止协调中不讲原则，不分是非的不良作风，避免“各打五十大板”的现象发生。 秘书基础与实务 利益均衡原则 　　秘书协调，就其态势上而言，一般表现为消极协调，既矛盾出现后的被动性协调。 秘书基础与实务 国家 集体 个人 　　在社会生活中，种种矛盾归其要点为以下三者利益之间的冲突。 　　矛盾的焦点或根本是经济利益。 秘书基础与实务 　　既要说服协调各方顾全大局，并以局部利益服从全局利益； 　　同时也要引导协调各方坚持合法利益，并依法维护和满足他们的正当要求。 　　如何公平地处理各种利益关系，以实现协调各方的利益均衡，这是秘书协调的重要原则。因此，秘书人员在协商处理各种矛盾时： 　　事实表明，那种一味讲大局而不顾小局，一味牺牲局部利益的观念和做法，不仅无助于旧矛盾的解决，反而会产生新的矛盾。正确的结论应该是：统筹兼顾，利益均衡。 利益均衡原则 秘书基础与实务 　　上级组织部不得越级处理下级组织职权范围内的问题； 　　下级组织也不得将自己职权范围内的问题交给上级组织处理。 　　按照管理科学的能级原理，哪一级的协调，应由哪一级负责。 　　可是，在协调工作中，却存在着矛盾上交的现象，把本来可以自行协调的，或者经由综合职能部门可以协调的事项，概不负责地推给上级组织。其结果不仅加重了秘书部门的协调负担，而且助长了扯皮、推诿的不良作风。 分级负责原则 秘书基础与实务 　　凡是部门之间能够自行协商解决的问题，或者由综合职能部门出面能够协调的问题； 　　凡是能够协调而没有协调的问题，或者是未能先行协调的问题。 　　为了提高机关工作质量和效率，秘书人员必须坚持分级负责的原则。 　　上级组织，特别是秘书部门，也不要予以受理。 秘书基础与实务 基本的协调方法 具体的协调方法 　　秘书协调的方法，可以分为： 秘书基础与实务 基本的协调方法 行政方法 经济方法 法律方法 疏导方法 秘书基础与实务 下达命令、指示和决定 运用行政法规、规章 　　就是秘书人员依靠行政组织，通过行政渠道，运用行政手段进行协调的一类方法。这类方法凭借组织之间的隶属关系，常采用以下几种形式，保障协调工作的正常运行。 　　显然，行政方法具有较强的权威性、强制性和直接性，往往能受到令行禁止的效果。须注意的是，秘书人员在运用行政方法进行协调时，要把握住自己的职业角色，不可以领导者的身份发号施命。秘书的任务是传达行政命令，并协助和监督行政命令的贯彻执行。 行政方法 采取行政措施 秘书基础与实务 　　利用价格、工资、税收、利息、奖金和罚款等手段 　　就是秘书人员依靠经济规律，运用经济手段和经济形式进行协调的一类方法。使被协调者的行为与经济利益相联系，从而促进协调工作的成功。 　　通行证方法相比，经济方法能起到它特有的作用，即能从经理以上约束被协调