“厦门大学科技管理信息系统”的立项登记、经费管理功能录入事项说明.doc

“厦门大学科技管理信息系统”的立项登记、 经费认领相关事项说明 一.必要性 科技项目的立项信息和到校经费信息是科技管理的基础性数据，是科技管理信息系统的前提和条件，特别是立项信息，与到校经费、科技成果（论文、专利、奖励）直接相关，所以立项信息是本系统正式启用的基础。 二.立项登记和经费管理提供的服务功能 1.项目到期结题提醒功能。可以按设定的时间，在结题时间之前提醒项目负责人做好结题的准备工作。 2.项目到校经费情况，提扣管理费、图书资料及网络使用费情况的查询。特别是横向经费到校后，可以根据立项信息中的委托单位，给相应的负责人发送来款信息。 3.提供到校经费按项目成员组分配，实现考核经费数据的网上分割。 4.为广大教师提供安全的项目立项资料的存储。 三.相关事项要求 （一）总体要求 1.系统登陆网址：kj.xmu.edu.cn，户名：教工号（教工IC卡上的教工号），密码：身份证后9位。【如无法登录，请联系系统开发组（电话：2656469）或与科技处王凤松老师联系（电话：2183408，邮箱：wfs055@xmu.edu.cn）】。 2.因本系统的登陆户名和密码与教职工登陆学校门户网站的相同，所以通过本密码可以查看教职工的个人信息等，请各位教职工妥善保管密码。 3.本系统属非密系统，严禁属秘密的军工类项目录入系统。 4.在对系统操作之前，请认真阅读“厦门大学科技管理信息系统――科研人员操作说明”。 5.登录系统后，点击“个人信息”，填报联系电话和邮箱，系统可以通过此邮箱发送相关的信息。 （二）“立项登记”的录入事项 1.录入时一定要对照“任务书/合同书”，首先应分清录入项目属纵向还是横向【财政性拨款属纵向（含合作申请，经费由牵头单位拨付），非财政性拨款属横向】，选择相应的功能录入。对于一些难于分辨横纵向的项目，可以与我处王凤松老师联系（电话：2183408，邮箱：wfs055@xmu.edu.cn）） 2.为了便于各学院的统计，特设置了“承担系”的字段，因教职工的数据暂没挂接至系一级，需教师手工选择所在系。 3.数据录入应尽量完整，系统中带“*”为必输数据项。 4.纵向项目登记包括：基本信息、协作单位、项目参与人员、经费预算、相关附件。 （1）“项目参与人员”是到校经费分割的依据，需按合同书/任务书完整输入；只有已输的项目参与人员，才能在该项目参与人员登录后查看该项目的相关信息；录入人员时，若出现人员库中找不到相应的人员，则先按“校外人员”录入，并将情况反馈给各学院科研秘书（以邮件方式，邮件内容应写清楚：人员所在的学院，人员在项目中的角色），再由我处进行修正。 （2）“经费预算”是财务开支的依据，也需完整输入，目前该功能只完成国家基金、科技部项目、省科技项目、厦门市科技项目的经费预算模板的设置工作，其他类型的项目，经费预算有可能无法和预算模板一一对应，属此情况，经费预算的输入暂不作要求，只需提供预算的相关文本在“相关附件”中上传； （3）“相关附件”是指上传相关的合同书/任务书、经费预算书、合作协议书等内容。原则上必须上传合同书/任务书，对只有纸质文件又难于电子化的教师，可以由各学院科研秘书代为处理，对国家基金项目的任务书由我处组织人员统一上传；对没有合同书/任务书的项目，如：福建省发改委的项目，需上传“申请书/建议书”（实际上“申请书/建议书”就当成任务书了）。 （4）上述信息录入完整后，一定要“提交审核”。只有“提交审核”后，各学院科研秘书才能作审核处理。“提交审核”时，系统会对必须录入的字段会进行检测，并对未录入字段进行提示。为了便于审核，请各位教师将相应的合同书/任务书等附件资料提交一份给学院科研秘书。 5.横向项目登记包括：基本信息、协作单位、项目参与人员、相关附件。 （1）“基本信息”中的“合同编号”是学校科技处对横向科技合同的编号，前期合同没有编号的可以不填写。 （2）其他参照纵向项目登记事项。 （三）经费管理使用事项 1.经费管理包括：到帐认领、经费分割、已认领查询。 2.到帐认领只能由项目负责人、各学院科研秘书、科技处管理人员认领。 3.点击“已认领查询”会列出当前用已户认领经费情况。认领经费情况包括：认领审核状态、提扣管理费、图书资料及网络使用费情况。 （四）其他事项 1.本系统于2008年进行了两次测试，得到各学院科研秘书和广大教师的支持，现已将项目立项测试数据导入系统，因个别数据项的设置作了更改，导入过程中会丢失一些信息，敬请谅解。目前导入的数据状态统一设置成“未提交”，请教师再次核对，补充相关信息后提交科研秘书审核。 2.教师录入数据的状态说明如下： （1）未提交：教师只录入数据并保存，但未提交审核； （2）待院系审核：教师已提交审核，但院系暂未审核； （3）院系退回：院系审核未通过，教师可以查看具体的