【行政人事基础管理制度】管理性文件控制程序.docVIP

集团公司程序文件 QG/ZT0102—1997 管理性文件控制程序 1997-05-25发布 1997-06-01实施 集团公司发布  集团公司管理性文件控制程序 1 目的和适用范围 为了便于对质量体系中管理性文件进行控制,确保体系良好的运行;使各单位使用的管理性文件都是有效版本,特制定本程序。 本程序适用于集团公司质量体系运行中受控的各种管理性文件。 2 相公文件 QG/ZT0103-1997《管理性文件编写规定》 QG/ZT0102-1997《管理性文件编号规定》 3 目标与原则 通过实施本程序,使体系更加完善,保证文件处于受控,使公司管理规范化、制度化。 文件控制的原则:有效,运用。 4 职责 4.1企管办负责对管理性文件统一归口管理；包括对文件对文件的登记、编号、发放、回收、存档。 4.2办公室负责协助企管办对文件的发放。 4.3各公司,各部门负责设立专门的资料员对文件的管理。 5 管理内容 5.1文件的编写与审批 5.1.1质量手册与程序文件由管理者代表组织编写；质量手册经管理者代表审核，由总裁批准。程序文件由各职能部门负责人会审，由总裁批准。 5.1.2管理性其它文件由企管办组织编写，文件编写参照《管理标准编写规定》部门级工作文件由各部门负责人批准；公司级管理性文件由企管办审核，由总裁批准。 5.2文件的发放 5.2.2文件的发放前，由资料员根据集团公司特点制订“文件发放领用规定 表”，具体规定发放部门、人员和数量，经部门负责人审批后，资料员严格按“发放规定”发放文件。 5.2.3文件发放时应在文件的在每页上加盖发放编号、是否受控印章；资料员将发放的文件登记在“发放登记表”上，使用部门经手人签字。每件文件都应有不同的规定号，以便于追溯。 5.2.4在下列三种情况之一时，文件使用单位（使用人）需填写“文件领用申请表”（表号：ZT质管11），经文件管理部门负责人审批后，资料员可按5.2.3条规定发放。使用单位（人）不得随意借用他人文件复印。 a.在“发放规定”中没有要求发放的； b.发放的数量多于“发放规定”要标的； c.领取后遗失的。 5.2.5当文件使用人的文件破损严重影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发仍沿用原文件的分发号，资料员并此破损文件销毁。 5.3文件的回收 5.3.1在上列情况之一时原文件应收回： a.原文件现已修订更加； b.生产性文件再次发行； c.使用单位合并撤消或使用人调离。 5.3.2资料员对收回的有效文件可按规定重新发放，无使用价值的文件应盖“作废”印章，按5.5条规定及时销毁。 5.3.3回收的文件由资料员验收，并在“发放登记表”（表号：ZT质管12）上签字，写明回收日期。 5.4文件的更改和挽版 5.4.1程序文件的更改时要由提出人或提出部门负责人填写“体系文件更改通知”注明更改原因和更改情况；并在需更改的条文右边写上更改标记。更改标记用加圆的小写英文字母表示，（例如：＠）经相关部门负责人审核，由总裁批准。 5.4.2当程序文件的同一条文更改多次或多次更改后阅读理解困难，可采用换页更改，换页后该页修订码序号要递增，例如：“00”填至“01”。 5.4.3质量手册一般采用换页更改方法。 5.4.4管理性文件更改按5.4.1条执行。 5.4.5当质量体系文件更改后，使文件结构发生变化或集团经营环境、产品结构、管理体制发生较大变化时，相应的文件应予以挽版，挽版后版本号要按英文字母顺序递增，例如：“A”版改办“B”版。 5.5文件的销毁 5.5.1文件销毁的对象与条件 a.凡符合5.4.1条a、b两条规定的文件； b.经清理和鉴定，确属无法使用及无保管价值的文件； c.已超过保管期限的文件。 5.5.2文件的销毁程序 5.5.2.1符合销毁条件的文件由资料员填写“销毁清单”（表号：ZT质管13），经部门负责人批准后方可销毁。 5.5.2.2资料员凭签字手续齐全的销毁清单负责执行销毁，销毁时应由部门负责人或部门负责人指定一人参加监销，销毁后参加销毁的资料员和监销员应在“销毁清单”上签字，并注明销毁日期。 5.5.2.3被销毁的文件应及时在接收登记册上注销。 5.6管理性文件的编号按QG/ZT0102-1997《管理标准编号规定》执行。 5.7文件的管理 5.7.1文件经拟制审核批准后，原版文件交由资料员填写“归档登记表”进行归档。 5.7.2需临时借阅文件的人员须经文件管理部门负责人批准方可借阅，对原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。 5.7.3资料员应经常对文件的有效性进行检查，对有问题的文件