谈电子文件管理的发展趋势研究.pdfVIP

谈电子文件管理的发展趋势 罗为群 (东北电网有限公司，辽宁沈阳110006) 摘要：先进的技术与管理产生丁大量电子文件，管理好有利用价值的电子文件，使之发挥重要作用，是政府 机关及大中型企业管理部门的当务之急。对电子档案管理这一新生事物，iE视因其存储、检索及利用方式对 传统档寨管理模式的变革和冲击，是档案工作者必备的知识点，应成为档案工作者不懈追求的目标。正确认 识电子文件管理与传统档案管理的区别，是研究既有电子文件又有纸质文件的同时，将所有相关文件按同一 主题有机地联系在一起，统一管理的方法；正确认识电子文件管理对档案管理工作的影响，面对电子文件逐 步成为馆藏中档案主流成份的事实，档案工作者应重视对电子文件档案管理理论与实践等重要课题的研究。 奖键词：电子文件；管理；趋势 迅速地处理和传递； 0引言 (3)电子文件的利用是可共享的，也不再受时 间和距离的限制； 办公自动化已在一些政府机关及大中型企业管 (4)电子文件的保存条件和环境要求与纸质档 理部门普及，使梢寨的生成方式发生很大变化，诸如 案不同，其对保存场地的面积要求不高，而对环境的 电子文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计 温湿度、防磁性等条件的要求很高。 算机和通信线路中进行，这样档案的前身必须以机 渎文件为主要形态，那么档案管理也自然以机读形 2 电子文件档案管理与传统档案管理 式存在，这些档案管理电子文件的利用方式与纸质 的区别 载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着 档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的 电子文件有别于传统的档案文件，必须通过复 档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些 杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必 信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档 然的联系，可复制并存储于不同介质之中，使用者只 案信息综合、系统地提供出来是档案工作者义不容 要获得许可，就可以随时调出查阅所需的档案信息。 (1)电子档案的归档时间与传统档案不同。电 辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必 子文件档案可在文件办理结案后随时归档，或在某 须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读 一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网 形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用 络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由 户才能获得更为完善的服务。电子文件档案管理是 档案工作人员接收登记，按事由或组织机构原则给 档案管理工作发展的必然趋势。 出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查 1 电子文件的特点 找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归， 保证归档率和完整率；另一方面也符合电子文件自 电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计 身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒 算机盘片、磁盘和光