谈企业档案管理信息化的建设研究.pdfVIP

·646· 齐鲁档案论坛 理日常的业务象档案的统计、鉴定、销毁、借阅、催还、参考资料编研 工作，档案人员定期、不定期地进行的档案基本情况统计，档案借阅 归还统计，档案销毁统计，销毁清册登记，超期档案催还工作，全部用 计算机来完成，可以随时随地进行各种数据的统计，打印各种报表， 进行借阅登记、催还提醒，检索进行技术分析需要的相关资料等等， 让档案人员从繁杂的日常事务中解脱出来，真正实现了档案业务办 ‘ 公自动化。 总之，随着煤炭企业现代化管理水平的不断提高，煤炭企业档案 管理信息化也已经摆上日程。当然这不是一个一蹴而就的事情，而 是一个渐进的过程，相关企业要加强领导、提高认识，认真研究，合理 规划，制定信息化建设的中期规划和短期目标，争取政府和上级部 门的支持，不断完善档案管理体制，法规政策，加大软硬件设施的投 入，引进和培养高素质的档案管理人才，为煤炭档案信息化做好环境 和资源建设准备，加快煤炭企业档案管理信息化进程，使档案的管理 水平迈上一个新台阶，使煤炭档案更好地发挥信息资源功能，为煤炭 企业经济效益的提高和快速发展服务。 谈企业档案管理信息化的建设 济南钢铁股份有限公司第三炼钢 柳润民 盛建美 档案信息化建设是档案事业适应企业信息化发展的必然趋势， 是全面提高档案服务能力的必要手段。随着我们济南钢铁集团OA (办公自动化)系统以及ERP(企业资源管理)系统的建立与不断完 善，档案管理的信息化建设已成为现代化企业信息化建设的重要组 成部分。借助企业内部局域网，通过档案管理软件的应用，实现档案 管理的信息化，已是档案事业发展的必然要求。 一、企业档案管理的现状 1．占用极大的存储空间。基本上每个企业单位都有自己单独的 档案室，各种档案信息浩如烟海，甚至于有的大型单位还要专门出资 存放自己的档案实体，投资巨大。 信息化篇 ·647· 2．手工管理费时费力。档案人员在进行收集、整编、管理、提供 单位利用等方面用的是手工管理，档案人员的工作量相当大，同时效 率也很低，费时费力。 3．检索查询不方便。传统的检索方式是这样的，档案人员从一 本一本的目录中，找出所需的档案卡片，再根据上面的记录到库房找 出，相当繁琐。 4．二次利用不方便、利用率低。单位形成的档案一般需滞后一 年才整理完毕，但实际上档案在本年度的二次利用是最多的，这在一 定程度上影响了档案的利用效率；同时既已形成的档案利用起来也 相当麻烦，首先要登记，然后要在浩如烟海的档案中查找，在这个过 程中不可避免地会造成损坏，而且同一份档案在同一时期只能由一 个人借阅，别人只能在他借阅完毕后才能借阅。 5．与现代化的企业管理不相符。现代化的企业应是高效的企 业，管理完善的企业，信息网络完善的企业。档案管理的现状与现代 化的企业管理不相符，也制约了企业管理的进一步发展。 在企业信息化建设的进程中，企业档案管理的现状已经不能适 应企业发展的要求。建设企业档案管理信息系统，是新时期企业档 案管理工作的要求，也是企业信息化建设的重要组成部分。 二、借助企业局域网实现档案管理信息化 旧式手工管理的档案系统已经不能满足现代化企业发展的要 求，进行企业档案管理的信息化建设，才能更好地为步人信息化时代 的企业服务。 1．组建企业内部局域网 档案馆内部局域网是整个档案网络化建设的基础，建立了单位 内部局域网，馆室内部档案资源才能共享，才能实现单位内部无纸化 办公及办公自动化，并最终实现档案管理的现代化。局域网建立之 后应根据企业实际情况选择合适的网络操作系统及与档案管理相衔 接的办公自动化软件，充分实现网内信息资源共享。 2．成立档案管理部门强化其职责 完善合理的档案管理部门建设，是档案管理的必要条件。档案 管理部门首先要有单位领导直接负责，领导对档案管理的重视是企 ·648· 齐鲁档案论坛 业档案管理工作的重要条件；其次需要有专业的信息技术人员，这是 档案管理信息化系统建设的技术保障；然后要有一批专业档案管理 人员，他们熟知档案管理工作的特点和方法，是企业信息化档案管理 部门的主体。 信息化的档案管理部门应具有以下职责