CAD电子文件光盘归档系统研究.pdf

工程勘察设计计算机应用工作研讨会资料汇编 1999·北京 CAD电子文件光盘归档系统 陈素敏 五洲工程设计研究院计算机应用技术研究所 仁CAD电子文件光盘存储、归档管理工作的试行标准」(以下简称试行标准)已由有关 部门制定，在 试〔行标准〕中，己详细规定了电子文件归档工作流程。但由于电子文件归档 是设计实践工作向档案工作提出的新要求、新课题，还有许多新的问题需要我们在实践中 逐步解决。为了更好地实施电子文件归档这项工作，在I试行标准〕的基础上，我们对电子 文件归档工作中需要配备的软件、硬件和环境作一具体规定，为各单位的这项工作的实施 提供参考。 1CAD电子文件归档过程 设计文件由设计人员整理交给档案工作人员一般要经过验收、组卷、著录、上架等过 程才能变为档案文件。供设计人员再利用。根据档案专业的要求，凡是要进行归档的文件 都要经过这几个环节，电子文件也不例外。由于CAD电子文件是设计生产过程中由设计人 员使用计算机等工具生成的设计文件，与其他文件相比又有它的特殊性:不直接可见性、 易损坏性、易复制性，因此对电子文件的管理也与其他档案不同。电子文件变为档案提供 利用要经过以下步骤:电子文件著录、归档验收、组卷 (与纸介质档案统一)、制作光 盘、著录。各步骤应完成的工作分述如下: 1.1电子文件著录 由于电子文件是以文件命名，存放在存储设备的某一目录中，在不打开文件的情况 卜，我们只能看到文件的名称和所在设备、目录名称，文件的内容及其所存储的信息无法 看到，所以，在验收之前要完成电子文件名及所在目录与电子文件内容一一对应的信息录 入著录工作。 I.2验收 这个阶段是电子文件归档的关键阶段，电子归档工作成败与否，关键在于验收鉴定工 作能否进行。电子文件的验收，是电子文件能否归档的大门。只有保证了验收工作的进略 . r s塑鱼Mi竺塑竺A进型ttl竺 止999竺 行，电子文件才能顺利归档、整理、提供借阅查询。否则，我们收集起来的文件只能称为 设计资料，不具各成为档案文件的条件。因此，对电子文件的验收要有专门的工具，具有 检验如下内容的功能; .签署是否齐全 ，有无病毒 ，能否正常打开 。文件内容与交验单所述内容是否一致 ，检验、鉴定归档文件是否符合归档要求 1.3组卷 在对电子文件存档的同时，近几年之内还要对纸介质文件进行存档等工作，因此，为 了利用方便，在对原有档案信息进行著录的同时，也要对电子文件进行组织整理，给电子 文件一个卷号，使电子文件的卷号与纸介质卷号一致。 1.4制作光盘 由于电子文件极易修改、损坏 而巳修改后无痕迹，为了保证档案文件的不变性。需 要对己验收的电子文件做成不可修改的光盘文件，刻录到光盘上 1 5著录 为了方便档案的利用与查询，要对电子文件的有关信息进行组织、著录，著录内容参 考纸介质档案著录内容并增加与电子文件有关的信息，如光盘号、归档区、光盘保存位 置、提供利用位置等。 2 电子文件的利用 由于电子文件的特殊性，电子文件归档后，提供利用11也必须有专门的 具「提供查询 和浏览，因此，在电子文件保管部门需提供电子文件的检索、浏览-j-:I 3档案信息管理系统的功能和环境 在设计过程中生成的文件有:进度控制文件、过程控制文件、质量控制文件、没计结 果、修改记录、审校记录等。项目设计过程形成的这些文fl整理后进行归档验收，标志着 项目设计过程或设计阶段的结束，这些文件进入单位、部门档案库，成为众多档案文件的 一部分。档案部门管理的内容和系统具有的功能也随着无纸化办公程度和各单位管理制度 的不同而有所变化。根据管理的内容和具有的功能将电子档案信息管理系统分为三个层 次，各单位可参照执行。 3.1初级阶段