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石梯子西沟煤矿档案管理办法 （试行） 总则 第一条 为了加强石梯子西沟煤矿档案的科学管理、有效保护和开发利用好档案资源，使档案工作系统化、规范化、标准化，更好的为煤矿各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》及《单位档案管理办法》，结合煤矿实际情况，特制定本管理办法。 第二条 本办法适用于石梯子西沟煤矿各部门、各参建单位。 第三条 矿级综合档案管理工作归口行政办公室，实行集中统一管理；部门科室档案管理由本部门负责。 第四条 石梯子西沟煤矿档案是指本单位自筹建以来在基建、生产经营等各种活动中形成的、具有保存价值的各种形式的记录，是维护本单位历史面貌、合法权益的历史凭证。 第五条 加强对档案管理工作的领导，将档案工作列入本单位工作计划与发展规划；档案工作所需经费纳入单位财务预算，并予以保障。 第六条 档案工作人员要对档案进行全面管理、监督、检查并完成接收、保管、鉴定、统计和利用，使档案达到完整、准确、系统；统一使用标准档案盒分类归档。 第七条 档案工作人员要严格执行国家对档案工作的方针、政策、法律、法规，执行保密、保卫等规章制度，要加强法制观念，做好基础工作，提高管理水平。 档案资料的管理 第八条 各部门应当按照文件材料的归档要求，及时将立卷归档资料整理后移交档案工作人员，由档案工作人员集中管理，任何个人不得将归案材料据为己有或者拒绝归档。 第九条 基本建设项目档案资料的管理工作要与项目建设同步进行。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理审查工作；项目竣工验收时，完成归档和验收工作。 第十条 项目建设过程中，建设单位、工程承包单位、监理单位、工程建设现场指挥机构、勘察设计单位、施工单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。属于建设单位归档范围的档案资料，有关单位应按时整理、移交建设单位。 第十一条 建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总整理。项目竣工时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。 第十二条 建设项目中有引进设备的，要做好其图纸、文件材料的收集、整理工作，无论通过何种渠道得到的与引进技术、设备有关档案资料，都应交档案工作人员统一管理、利用。 第三章 归档范围 第十三条 企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成具有保存价值的文件材料应列入归档范围。 第十四条 归档文件材料的来源： 文书文件材料的来源 1．本企业内部形成的文件材料； 2．本企业所属单位和派出机构应报本企业的文件材料； 3．本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料； 4．本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料； 5．本企业执行、办理的外来文件材料； （二）基本建设项目文件材料来源 1．可行性研究、任务书； 2．设计基础材料； 3．工程管理文件； 4．施工文件； 5．竣工文件； 6．生产技术准备、试生产文件； 7．工艺、设备文件； 8．招投标、合同等涉外文件； 9．财务、器材管理。 第四章 归档时间 第十五条 文书档案一般由文书在办理完毕后的次年上半年前将上一年度形成的文件材料整理归档。 第十六条 财务档案在会计年度终了后由业务部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。 第十七条 基建档案在其项目竣工后或财务决算后三个月内由业务部门整理归档，周期长的可分阶段、单项归档。科技档案的整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）的规定。 第十八条 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后由承办人及时整理归档。 第十九条 企业员工外出参加公务活动形成的，与本单位有关的文件材料应在活动结束后由参加人整理及时归档。 第二十条 合同、产权方面的文件材料，在工作进行完毕或文件正式生效后由承办人整理及时归档。 第二十一条 特殊载体类档案（磁带、照片、录像带、光盘、奖杯等）应在工作结束后由承办人整理及时归档。 第二十二条 单位内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料由保管人整理随时归档。 第五章 归档要求 第二十三条 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成的规律，保持有机联系，并符合有关标准、规范的要求。 第二十四条 归档文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。 第二十五条 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。 第二十六条 归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，字迹、图像清晰。不得使用铅笔、圆珠笔和复写纸书写。 第二十七条 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。 第二十八条 各部门应检查本部门归档文件