管理沟通课件10会议沟通.pptVIP

第九讲 会议沟通 经常困惑人们的会议沟通问题 会议的组织 会前准备 会议过程控制 会后工作 会议前准备要思考的主要问题 4W 为什么？（目标、目的）（如果把10位管理者叫来，在一个房间里呆上两个小时，什么也不做，可是浪费了公司一大笔钱）； 什么时候？（所有参会的重要人物都能到席）； 什么人？（人越少越好，5-7人最理想，12人以上的会议通常不会达到很好效果）； 什么地方？是否（场所够大，设施，交通，是否要发信函通知时间地点，安排休息时间或午餐，特殊设备，印议程表，书面资料）特别提醒：如果想让与会者承担的责任大，就让他们参与制定决策，对会议控制越严，与会者对决策承担的责任越小。 会前准备 明确会议的必要性 确定会议的目标 准备会议文件 确定会议主持人 确定与会人员 预定会议场所 不开会的原则 如果已经有每周的例会 如果会议的成本过高 如果还有比开会更好的方法 如果没什么特别重要的事 如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人 如果必须把信息同是传达给很多人 如果需要当众表扬或批评一些人 如果要让多些人参与决策的问题 如果需要听取部门汇报工作 如果要给小组委派任务 会议过程控制 宣布会议的主题和目的 根据会议议程顺序提出议题 给予每个人阐述观点的机会 控制讨论进程 遵守预定时间 讨论结束后概括观点 确定下次会议议题和时间。 会后工作 会议记录应该准确无误 下发会议记录或会议简报 决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标准 表明下次会议的日期和时间 对执行工作进行监督和检查 会议文件 会议议程 会议记录 会议议程的设计原则 表明议题 确定主次 注重实效 适时调整 提供背景资料 会议议程的设计步骤 突出问题 提出新议题 选择重要议题 分清主次顺序 确定时间 表明顺序 结束议程 会议记录 会议名称 地点、日期 起止时间 主办者 出席人员 缺席人员 会议主席致开幕词并宣布会议议程 会议过程 会议决议 下次会议的时间及地点 会议记录必须注意 充分了解会议主题、目的及议程 可以采用多种记录方式 紧跟会议进程 及时确认要点 避免主观意识 会后及时打印并校对 会议中的角色 会议主持人 会议秘书 其他与会者 主持人 主持人任务：要控制会议、阐明目标、鼓励大家各抒已见、保证有发言时间、保证与会者明白会后自己应承担的工作，不要涉及任务的实质性内容 。 主持人的责任： 会议目的、时间地点等 程序：宣布开会，控制议程、鼓励讨论、总结发言、控制人员发言、做出决议、确认行动和责任、闭会， 会后：回顾会议情形、评价会议情况和结果、确认与会人对问题的理解 主持会议开始的技巧：准时（勿因某人而轻易推迟），自我介绍并说明开会目的、介绍与会人、不要制造惊奇，一开始就说明议程、寻问有无人对会议安排不清会议进行中的主持技巧：尽早并简明地引入主题、说明讨论目的； 　把握和控制会议的进度；鼓励每个人发现自己的见解在一段时间里要集中讨论一个议题，在一个议题结束后再开始下一个；注意对不同意见的处理 会议进行中的主持技巧 对争论双方或各方的观点加以澄清； 分析造成分歧的因素； 研究争论双方或各方的观点，了解可协调的可能性； 将争论的问题作为会议的主题这一，展开全面讨论，以便把会议引向深入； 若分歧难以弥合，暂时放下，进入下一项； 随着会议的进行，对已表述的观点要及时加以概括总结，争取尽早得出结论。 主持人的素质 思维清晰敏锐 善于言词表达 良好的沟通能力 积极倾听的能力 较强应变能力 很好的分析能力 公正公开 幽默 会议秘书的职责 准确记录会议要点 发放会议纪要 确认执行人、完成时间以及所需资源 在主持人右手落座 其他与会者 明确会议目的 了解会议内容 作好发言准备 遵守会议制度. 参与会议的技巧 参与者的责任 参与会议的每个人都要考虑提出具有建设性的意见，并确定解决问题的最佳方法，即使这样可能意味着人将不得不改变或放弃自己的观点。 会议记录员的责任 如果有必要，最好把所做的记录让发言者过目并签字。 与不同的参会者打交道 始终保持沉默的 可能出于两个原因： 1.有不同意见或根本就反对你的意见（更应该鼓励他发表意见并尽力找出他不同意原因——有可能会是很独到的看法）　 ２.刚加入团体，紧张。（鼓励发言，并对他的发言表示赞许）　一招：与会者的沉默是有传染性的，也与非正式组织有关，只要能打破一、二个关键人物的沉默，场面一下子就热闹 与不同的参会者打交道 喋喋不休的 这种人常会咬住一个主题不放，浪费时间。 （提出一个意见后就打断他（需委婉些），把目光注意力转向他人：“小李，这个意见很好，陈主任，你的看法怎样？”） 反对任何建议的这种人好象存心捣乱，（一开始就声明不论什么建议都欢迎大家提出来，在有人不断