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档案管理及保密制度暂行办法 档案是全面反映国资公司管理各项活动的历史记录，是处理业务的参考，执行业务的依据，为更好地实现今后决策的科学化和管理的规范化，特制定本办法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。 第一条 档案范围 （一）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议纪要等。 （二）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 （三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 （四）本公司的请示与上级机关的批复。 （五）本公司反映主要职能活动的报告、总结。 （六）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 （七）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 （八）本公司干部任免文件材料以及关于职工奖励、处分文件材料。 （九）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 （十）反映公司各项活动的有保存价值的文件、信息、图纸、软件、图片、音像、实物、技术资料、工程资料、人事资料、财务资料、策划方案资料等。 第二条 管理部门 文书结案后，原稿由总经理办公室归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经总经理办公室主管同意后妥为保存，总经理办公室以影本归档，原稿用毕后仍应送总经理办公室归档并换回影本。 第三条 文件点收 文件结案移送归档时，依如下原则点收： （一）检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。 （二）文件如经抽存者，应有相关主管领导的签认。 （三）文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。 （四）与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门补办。 （五）有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。 第四条 文件整理 点收文件后，应依下列方式整理： （一）中文横写或外文文件以左方装订为原则，均对准左上角理齐钉牢。 （二）文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。 第五条 立卷 （一） 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 （二） 归档的文件材料种数、份数以及每份文件页数均应齐全完整。 （三） 归档的文件材料，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。 （四）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。 （五）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 第六条 档案分类 （一）档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。 （二）档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后，另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。 （三）同一“小类”（或细类）之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。 （四）涉及二类目以上之档案，应依常用、重要、具体等特性，分入最适切之类目或主要事由所属类目。应于信息系统相关字段注记相关分类号，或于相关类目之档案内放置分存单或原件影本。 （五）同一案卷之档案应分入同一类目。 （六）每一档夹封面内页应设“目录表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目录”编号为原则。 第七条 档案名称及编号 档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。 （一）档案按其内容及关联部门可分为行政类（总经理办公室）、财务类（总经理办公室）、人事类（总经理办公室）、项目工程类（管理运营部）、子公司报表类（管理运营部）等。 （二）行政类可细分为董事会、公司章程、经营计划、管理规则、政策制度、其他行政；财务类细分为固定资产、流动资产、预算、应收账款、应付账款、其他财务；人事类细分为员工数据、薪给津贴、招募训练、其他人事；项目工程类细分为各项目工程具体名称。 （三