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接待流程管理规定 1.目的 　　为了提高外事活动接待工作的规格和效率以及重要节假日的工作安排，使接待工作正规化、统一化、标准化。 2.适用范围 适用于各类对外接待任务。 3.职责 　　3.1办公室负责对重大接待活动制订书面的接待日程安排，组织有关人员实施，做好客人的食、宿、交通等生活后勤安排工作；各部门的客户自行接待，但需提前通知人力资源部，由办公室安排食宿车。 　　3.2接待负责人按客户来访日程安排表规定的时间组织并参与接待工作； 4.管理内容 　　4.1业务接待流程：一般按附录一要求进行； 　　4.1.1有关业务部门接到客户来访信息后，首先向办公室通报，并填写《会议、会谈或培训准备工作明细单》，将有关接待要求提前一个工作日以书面的形式提交办公室； 　　4.1.2对重要的接待任务，办公室须指定接待负责人，并制订详细的《×××公司来访日程安排表》交给有关参加接待的人员，具体格式详见附录二。 　　4.1.3办公室根据《会议、会谈或培训准备工作明细单》所提要求落实好执行人，并负责监督执行情况。 　　4.1.4接待负责人根据事先与来访单位确定的工作内容准备好有关会谈资料及产品样件等。 　　4.1.5参加接送的司机须提前10分种通知接待负责人，告诉准确的到达时间，接待人员须提前5分钟到达接待场所等候客人，接待负责人同时须到公司门口迎接客人。客人离开公司时，办公室须提前5分种通知司机作好出车准备，司机须提前将车开至办公大楼门口，如遇到严寒或酷暑天气时，须提前打开车空调，如遇到雨雪天气，则须提前为客人准备好雨伞，如客人有随身行李或礼品时，应提前打开后备箱； 　　4.1.6办公室接待人员须于客人到达前半小时准备好水果、签到簿、餐巾纸等物品，如遇到严寒或酷暑天气时，须提前半小时打开接待室内的空调。如遇全天接待，则办公室接待人员须利用中午休息时间将接待场所进行一次整理； 　　4.1.7会谈开始后，首先由接待负责人与客人互相介绍与会人员，向客人展示公司的样本宣传材料，并让客人在会客簿上签名，然后进入正式业务洽谈。 　　4.1.8会谈过程中，接待负责人须在我方参加人员中指定一名??谈记录人，负责整个会谈过程的书面记录。 　　4.1.9会谈记录人尽量将会谈内容整理成书面稿，以便重要的会谈纪要或是协议待客人参观完公司后可马上进行双方确认。 　　4.1.10会谈全部结束后，接待负责人及时通报办公室，办公室负责提供相应的纪念品并与其他接待人员一起欢送客人。在此之前，办公室还须为客人安排好住宿、用餐、定票等事宜。 4.2礼品 　　4.2.1按客人地域的性质，公司将客人分为国内、国外客户，按供求关系分为供应商和普通客户； 4.2.2礼品要求： 　　外宾----以本地富有特色的工艺品为主，如木梳、刺绣、瓷器、珍珠项链等 　　内宾----按客人的重要度，可分别选择车模、拎包、竹刻、金箔画、皮带、皮夹等； 　　4.2.3为避免同一客人赠送相同的礼品，每次安排礼品时，办公室应根据客人签到记录查明礼品登记记录，确保同一批客人不送同一种礼品； 4.3重要节假日工作安排 　　4.3.1重要节假日主要指国庆节、元旦及春节 　　4.3.2重要节假日工作安排由办公室于节前一周内统一安排。 　　5本制度自批准之日起执行，其解释权归办公室。 编制:审核：批准：