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办公行政作业指导书 目 录 接听电话作业指导书 来访接待作业指导书 固定文件制作业指导书 档案立卷作业指导书 档案管理作业指导书 档案调配作业指导书 图书入库作业指导书 图书盘点作业指导书 文件收发作业指导书 受理员工申诉作业指导书 物资设备盘点作业指导书 行政库房盘点作业指导书 提案管理作业指导书 计划、总结、监控作业指导书 会议组织作业指导书 查场作业指导书 查岗作业指导书 车辆派单作业指导书 固定资产及耐用品建档作业指导书 物品采购作业指导书 物品调配作业指导书 物品报废作业指导书 接听电话作业指导书 任务 接听电话 部门 综合办 适用职位 行政文秘及所有接听电话人员 批准人 部门经理 总监 总经理 日期 编号 标准： 使用规范标准的普通话； 记录信息的准确度达到100%。 程序： 电话响起。电话铃响起3声内接听； 接听电话。左手拿起电话，右手准备纸和笔，微笑的问候：“您好，” 了解对方情况。包括：姓名、单位、来电的目的等； 确定需接听电话人员是否在。30秒内确定该人员是否在； 如果在，请需接听电话的人员接听接话；如果不在，礼貌告知对方并询问是否需要留言。 记录留言信息。完整，无偏差的记录信息内容； 回馈留言内容。第一时间与相关人员沟通，确保信息传递不失真、不拖延。 注意事项： 适当提醒接听电话的人员必须言简意赅，尽量在节约时间； 规范的普通话，语言清晰，控制说话的声音，避免影响其它人员的工作； 相关表格： 无 来访接待作业指导书 任务 来访接待 部门 综合办 适用职位 行政文秘及所有接待人员 批准人 部门经理 总监 总经理 日期 编号 标准： 标准的普通话； 热情、礼貌的接待来访者； 杜绝访客无人问津的情况发生； 来访办理的事情不论是否属于自己负责的范围，都不能说“不知道”、“不清楚”。 程序： 迎接访客。看到有访客进入公司，必须主动起身微笑、问好； 了解来访目的。与访客沟通明确来访的原因、寻找的对象、访客的基本信息； 引导访客至来宾休息区； 及时与被访部门沟通，确定被访人、是否接见以及见面时间； 如果被访人暂时不能接见，应告知来访者原因以及等待时间，并准备茶水和报纸、杂志等供其翻阅； 引导访客去相应部门； 访问结束，应送别访客。 注意事项： 用双手递接名片，拿名片的手不要放在腰上，接过名片后确定姓名正确读法； 对于来访总经理、财务部的访客要谨慎判断，与相关人员进行沟通后确定是否引见； 如果被访人不在，那么应告知来访者被访人的去处、大概什么时候能回来，并让来访者确定是否等待，若不等待，应询问是否留下联系方式或信息； 如相应部门负责人不必接见的访客，需婉转回答； 记录要求：准确记录相关信息，及时传达。 相关表格： 无 固定文件制作作业指导书 任务 固定文本制作 部门 综合办 适用职位 行政文秘及所有使用者 批准人 部门经理 总监 总经理 日期 编号 标准： 打印、复印文稿，按送稿先后顺序安排；节约成本,废纸利用率达90%,纸张浪费率控制在5%以内；统一格式通知、通报、告示档的格