勾稽、追蹤、執行力.pdfVIP

發行㆟ 的話 From The Publisher 勾稽、追蹤、執行力 ㆒個好的想法搭配㊜當的 機制與科技是可以產生很 大的效益 對環境與㆟力㈾源貢獻 的重大議題 張培鏞 （叡揚㈾訊 執行長） 政府帶動　 會議管理與追蹤㈾訊化 公文管理電子化貢獻大 是另㆒執行力重點 還記得小時候常常聽到也常在報紙㆖看到的㆒ 在組織裡正式的公文㈹表的是正式發布的事情、 句話「公文旅行」，倒真是好久沒聽到了，不 政令或需要執行的事件，然在這些事情清楚成形 知道只是個㆟的錯覺還是大家也㈲同感？這些 之前，我們當可以看到更多的會議，據推估美國 每㆝大概㈲ 千 萬個大大小小的會議在進行， 年來政府在提升效率（㈲效性是另㆒維度）㆖ 2 500 還真是持續㈲發心思與投入，這裡頭我們看得 大家透過會議提出議題與想法、然後經由激盪、 到的就是透過公文電子化不僅在傳遞速度㆖由 討論、決議、交辦，最後每㆒決議與交辦可能 以㆝為單位變成以秒為單位之巨大差異，更重 又帶來㆒連串的會議，如此循環著，直到最後每 要的是具備稽催的功能，使公文不易被延誤， ㆒件清楚可執行的事件執行完畢後往回匯報，這 當然也就改善了公文處理的時效，這裡頭還㈲ 大概就是簡化後的大部分現㈹知識工作者之工作 ㆒個巨大的效益就是當線㆖簽核更廣泛使用後 ㊢照，以㉃於常聽到「開會開到死」這句話，固 所節省的紙張與㆟力寄送信件對於環境與㆟力 然不無道理，但話講回來開會也是㆒個好的腦力 ㈾源之貢獻，可見㆒個好的想法搭配㊜當的機 激盪，創造相互了解與共識的㆒個機制，另外更 制與科技是可以產生很大的效益。公文管理對 是經驗交流與傳承的好方法；然而會議畢竟佔了 於績效提升的實證，已經影響㆗大型民營㈽業 吾㆟不少時間，所以如何㈲效的準備會議、開好 的導入意願，因為畢竟只要是機關組織總是會 會、以及做好會議的追蹤又變成是㆒個重要的議 ㈲正式的文件需要簽核及較嚴謹的管理。 題，但不知道為什麼㉃今仍多是以紙本 or Excel 紀錄附以㆟為之勾稽與追蹤，仍是忽略掉是否可 以利用㈾訊科技輔助解決的議題 。(圖㆒ ) 4 經營決策論壇/55期/2009.2 ㈪ 活動與會議追蹤系統 如同開會需要追蹤與勾稽㆒樣，任 15號開會 和各科室承辦 討論㈾訊設備採購 何管理與計畫之 （ 記到㉂己的備忘錄