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精品论文 参考文献 谈文书工作是档案管理工作的基础 肖金玲（吉林省第二地质探矿工程大队，吉林省 吉林市 132013） 中图分类号：C931.46 文献标识码：A 文章编号：1673-0992（2010）08-179-01 摘要：本文根据个人的工作实际，围绕文书工作在日常工作中的作用及存在的突出问题，重点论述了如何加强文书工作，为档案管理工作奠定良好的基础，使这两者能够有机结合，规范衔接。 关键词：文书工作；档案管理工作；突出问题；综合素质；规范衔接 一个机关或企事业单位在日常工作活动中，都要和公文打交道，都需要通过拟制、处理和管理公文的一系列具体工作来实现机关的职能。通过一系列互相衔接的程序和手续，完成拟制、处理和管理文件材料的工作，就是文书工作。文书工作的主要任务是科学地组织机关文书事务，及时准确地处理往来文书，安全地运转与保管，正确地发挥文件的作用，提高工作效率和管理水平。而档案管理工作，就是在文书工作的基础上，对需要存档的材料进行收集、整理、分类、归档、装订、保管，为利用者提供档案信息。 一、文书工作中存在的问题及对档案管理的影响 文书工作和档案管理工作具有内在的同一性：文书是档案的前身，档案是文书的归宿；文书工作是档案管理工作的基础，档案管理工作是文书工作的延续和深入。文书工作做好了，能为档案管理工作提供良好的条件和基础，反之，如果档案管理工作做好了，则可以促进文书工作更加规范化、科学化，因此，两者是相互关联、相互促进的。但是目前文书工作中还存在着一些突出问题严重影响着档案管理工作的质量。 （一）公文用纸不规范。《国家行政机关公文格式》中规定，公文用纸一般使用A4型、定量为60克/㎡—80克/㎡的胶版印刷纸或复印纸，装订时要求左侧装订、不漏页、无坏钉、不脱落、不散页，后背平整。但是在实际工作中，具体工作人员对纸张的选择不太在意，大多是随手拈来，也因此造成原稿规格不同、纸质不同，影响了公文的严肃性、美观性，在一定程度上使档案的质量无法保证。 （二）公文质量不高，如一文多事，前后重复，中心意思不突出，甚至文不达意等；原稿不规范，字迹潦草，或用圆珠笔或铅笔书写，涂抹修改很多很乱，使档案管理人员在档案归档时既费时又费力，增加了档案管理的难度，影响了提供利用的效果。 （三）公文文种使用不当。《国家行政机关公文处理办法》中规定公文主要有十三种。但在实际应用过程中，往往出现文种混淆现象，例如：该用“请示”的却用了“报告”，或者在“报告”中出现“请示”的内容，更有甚者，把两个文种合二为一，给公文受理部门带来诸多不便，使公文的作用无法发挥出来，从而为档案管理工作留下了隐患。 （四）版记不全面。公文的版记包括四项，即主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等。它是文书部门与档案管理部门之间相互衔接的一个重要标识，但在日常工作中却容易被忽视，有的只有主题词而没有抄送单位，有的不标明印发单位，甚至没有印发时间，影响了公文的立卷和归档，也直接影响了档案的分类和管理。 二、如何使文书工作和档案管理有机结合 还有一些问题如装订不规范、原稿不齐全、编号不规范等等，这些问题的存在严重影响着档案管理工作。因此，如何加强文书工作，使这两者能够有机结合，规范衔接，一直以来都是文书部门和档案管理者探讨研究的话题。根据本人在工作中的学习和实践，谈一点粗浅的看法。 （一）提高文书工作人员的综合素质。 文书工作是一项专业性很强的工作，作为直接参与其中的文书工作人员来说，其业务能力直接影响着档案管理工作的质量。当前随着改革的不断深化，对文书工作人员在业务知识、科学知识和管理操作能力等方面也都提出了新的更高的要求。因此，文书工作人员要不断增强责任感，树立良好的工作态度和工作精神，认真学习《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》及《归档文件整理规则》等相关政策法规，并很好地应用到实际工作中，做到理论联系实际，努力提升工作质量，为档案管理工作奠定良好的基础。 （二）增强“文档一体化”意识。 所谓“文档一体化”，就是从文书和档案工作的全局出发，公文从制发到归档管理的全过程。文书工作是“文档一体化”的基础性工作，文书部门要增强意识，站在全局高度，按“文档一体化”的要求，规范办理好每一份公文，保证公文质量，为后续的档案管理部门减少麻烦，避免无谓的重复劳动。 （三）强化全程监督管理工作。 文书部门要树立质量管理意识，使每个工作人员都树立质量第一的理念，明确各自的职责，同时要制度严格的质量标准，按照国家有关法规制度