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怎样戒掉电子邮件的 “瘾”? - 领导/管理 - 创 业邦 导语 ：以下几个方法可以让你更高效地进行邮件沟通 ：选定时间批量处理邮件 ；内容简洁 ，回 复直截了当 ；先表态 ，再给要点 ；不要起过于空泛的标题…… 让我们先从一个流行的小测试开始吧。假如一个问题是 ：“有没有人觉得自己的电子邮件收发 量严重不足?”可能有人会反问 ：“你这个问题是认真的吗?”确实 ，我们应该关注的是如何让 自己不再因为臃肿的收件箱承受不必要的额外负担。 Contatta是一家提供合并电子邮件服务的公司。他们根据美国劳工部与麦肯锡全球研究院的 统计数据得出了一个结论 ，大多数专职商界人士每年会在管理、发布和回复邮件上耗去637个 小时 ，约合每周13小时。数据还指出 ，处理数不胜数的电子邮件不仅耗时 ，也是一种艰苦的 脑力劳动 ，更不用说它还会影响职场中人的工作斗志。 仔细想想 ，这些耗在邮件上的时间、智力与精力完全值得投入于其他更重要的工作 ，比如经营 公司、推出产品、创造内容。那么 ，怎样才能戒掉电子邮件的 “瘾” ，让它成为一种能给我们 带来更高的效率和更好的心情的工具呢?以下几条妙招可以提供帮助。 一、选定时间批量处理邮件 在特定的工作时间读取并回复电子邮件。如果你实在忍不住在手机上查收邮件 ，至少设法要求 自己集中回复邮件 ，一次性批量回复问题 ，或者等问题全部问完以后统一回复。 Baydin公司位于美国加州瓦利维尤 ，他们推出了一款Gmail管理工具Boomerang ，可以帮你 关掉Gmail的新邮件提醒功能。该公司首席执行官Alex Moore说 ：“设置在特定的时间段查 看电子邮件 ，这样你就不会为一条又一条冒出来的新消息分神了。”Gini Dietrich是芝加哥 Arment Dietrich公关公司的CEO。考虑到需要优先处理紧急的客户要求 ，他建议不妨选择在 开会前后查收电子邮件 ，但永远不要在开会期间接收邮件。 另外 ，关闭电脑和手机的电子邮件通知功能也很有效果。Moore这样描述频繁接收邮件的影 响 ：“每次听见收到邮件的叮咚声 ，大脑就要花一分钟时间才能再次全神贯注。” 假如选择集中回复电子邮件 ，最好在离线状态写回信。这样在回信时 ，写信人的注意力就不会 受到新一批回复邮件的干扰了。笔者试过在飞机上关闭Wi-Fi回复电子邮件 ，然后发觉这么做 不但更方便 ，而且也容易集中精神。 Dietrich说 ：“专心做某个项目时 ，我会让收件箱处于离线状态。这样既不会耽误我起草新邮 件 ，也不会被不断往来的邮件干扰。” 有人给电子邮件设置了自动回复 ，通知发件人他们只会在一天中的某些时间具体回复。这么做 可以规划预期回复 ，但笔者不喜欢这种方式 ，一方面是因为觉得不够实用 ，毕竟大多数时候没 这个必要 ，另一方面也是推己及人 ：为什么要为了管理自己的邮件而去增加别人收件箱的负荷 呢? 二、内容简洁 ，回复直截了当 邮件内容一律保持简洁 ，一清二楚 ，不要长篇大论、拐弯抹角——这是对收件人和发件人自 己双方的时间的尊重 ，同时 ，回信时要直入主题 ，切中要害。回信内容要尽量详细完整 ，但不 要太啰嗦。喋喋不休是不负责任的表现。 写作导师Don Murray(他也是普利策新闻奖的获得者)说过一句话 ，笔者常常引用 ：“读者不 会因为急着叫好而翻页。”他这话并非特指电子邮件 ，但很适合用在这方面。 三、先表态 ，再给要点 要让电子邮件变得简练 ，就应该主动在回信中表明态度 ，不要模棱两可 ，这样才能避免此后不 必要的邮件往来。比如同意举行会议就直接回复 “同意开会” ，然后提供关于会议具体时间和 日期的建议供收件人选择。 “先表态 ，再给要点”是沟通的规则 ，也是有益于高效沟通与合作的法则。 另一个避免不必要回信的方法是直接告诉对方 “无需回复”(No Reply Needed)。这句话如 今在互联网上可以用英文缩写 “NRN”代表。 四、不要起过于空泛的标题 DJ Waldow是 《叛逆者的电子邮件营销指南》(The Rebel’s Guide to Email Marketing)一 书的联合作者 ，他认为 ：“电子邮件的标题行类似于一篇博客的题目、一份报纸的头条、一部 电影的名字、一条Twitter信息、一段Facebook帖子的前几个字、一本书的导语⋯⋯ ，它就是 诱饵。” Waldow说 ，即使是在希望通过邮件获得具体可行的解决方案时 ，人们依然会随便处理邮件标 题 ，用一些像 “再次联系”、 “问题”和 “简介”这样泛泛而论的词命名。 从提高效率的角度出发 ，如果使用一些指向具体的标题 ，能让收件人更容易地找到