6秘课件下编6“办会”工作 秘书学 教学课件.pptVIP

如 如 如 如 如 如 三 、会议的种类 从不同的角度出发，可以将会议划分为不同的类型。 按会议规模分： 大型——千人乃至数千人参加的会议，如政治和群团组织的全国性大会，一些庆祝大会、纪念大会等。 中型——百人至数百人参加的会议，如报告会、庆功会、经验交流会等。 小型——少则几人，多则几十人参加会议，如座谈会、办公会、现场会等。 三、会议的种类 按会议性质分： 规定性会议——指依法必须召开的，具有法律效力的会议，如各级人民代表大会； 决策性会议——指各级政府的常务会议，省、市、县长的办公会议，企业中厂长经理办公会等等； 专业性会议——这类会议具有极明显的专业性，多以各部门名义召开，如教育工作会议，金融工作会议，人事工作会议等等； 动员性会议——这类会议以宣传动员群众，提高群众认识为目的，如征兵动员会； 纪念性会议——纪念重大事件或重要人物的会议，如纪念辛亥革命九十周年大会； 外事性会议——指与外宾会谈，与外商谈判的会议等； 综合性会议——这类会议多以各级办公室名义召开，讨论和研究各种问题。 三、会议的种类 按时间分： 常规型定期会议——如学会年会、机关办公例会； 非常规型不定期会议——视需要临时召开的会议或处理紧急突发事件而临时召开的会议，如防汛紧急会，抗震救灾紧急会等。 三、会议的种类 按会议采用的媒介分： 电话会议：即通过公共通讯系统或专用通讯系统提供的电话会议功能，使多个会场实现异地语音交流的会议形式。 电视会议：即运用远程数字传输系统，声音和图像在不同地区的多个会场之间相互联通，使相隔千里的各分会场如同在同一会场内很方便地传输文字、图像和语音信息的会议形式。 计算机会议：计算机和数字传输设备在网络支持下可实现非常灵活的网上多方对话。这种网络上多方对话同时也是计算机网络技术支持下的会议组织和管理的新形式。 四、 会议的申报与审批 1.会议申报与审批的形式 一般而言，会议申报与审批大体有三种形式。 一是口头申报形式。 二是书面申报形式。 三是会议申报形式。 四、会议的申报与审批 2. 会议审批的原则 精简从严的审批原则。 秘书部门对有关职能部门申报召开的会议，要本着精简从严的审批原则，严格把好审批关。要分析会议是否有必要开，能否合并开，可否用其他方式解决问题等。 会议审批还应遵循“一支笔”的原则。 第二节 会务工作的具体内容 一、 指导会务工作的原则 1.准备充分。 2.组织严密。 3.服务周到。 4.确保安全。 如 如 如 一、会前准备 二、会中服务 三、会后落实 （二）做好会议评估工作 （三）会后总结工作的内容及形式 重点分析大中型会议的组织工作  概括起来说，大都有以下六个环节： ①会议预案 ②会议文件准备 ③会议通知 ④会前检查 ⑤会间调度 ⑥会后整理 举例：重点分析大中型会议的组织工作  (一)制定会议预案 所谓会议预案就是会议的筹备方案，制定好预案是开好会议的前提。 会议预案一般包括以下10项内容： 1. 会名 2. 会议时间 3. 会场 开会地点，会场设置，要结合参加会议的人数和会议效果来综合考虑。 4. 出席范围 5. 会议票证 6. 会议筹备班子的职责分工 重点分析大中型会议的组织工作  7. 会场布置 此外，会场音响效果、照明设施、通风设备、菜水杯盘、录音录像设备、场地卫生设施、会场保安措施等，都应在会场布置中考虑如何妥善安排。 8. 主席台 主席台是会议参加者注目的地方，也是会场布置的重点，应预案中单独列为一项。 9. 会议议程 会议议程通常是指会议所要解决、处理问题的大体安排。大型会议的议程、日程、程序必须划分得很清楚。小型会议则将三者合而为一，统称之为议程。 10. 经费预算 会议活动的经费视会议规模大小、规格高低而定。但只要会议涉及经费问题都要事先做好预算，以备领导审核。 重点分析大中型会议的组织工作  （二）会议文件准备 会议审议的文件材料，应在会前数日分送与会人员审阅，让他们有时间准备意见，特别是研究工作方案、审议工作计划的会议，这一环很重要，会直接影响会议的效率。 为了准备好会议的主要文件，秘书部门应根据领导意图，有的放矢地进行调查研究，提出解决问题的方案，拟出文件。如有必要和可能，还应将拟定的初稿，分送有关单位征求意见，然后修改定稿。会前做好有关文件的准备工作，可以使会议议题比较集中，保证会议的基本目标得以实现。 重点分析大中型会议的组织工作  （三）会议通知 会议通知必须简明扼要。 会议通知必须具备七要素（也有称之为“七个清楚”）：会名、会期、开始时间（月、日、星期、上、下午或晚上几