第二章_哈佛_经理_时间管理_通则.doc

哈佛管理技能培訓教程： 第八單元 哈佛經理時間管理 第二章 哈佛經理時間管理通則 第二章 哈佛經理時間管理通則 辦公促效法  促效法 1．將公司報表檔原稿與資料的紙張統一起來  最近的辦公自動化設備，大多具備便捷的功能，影印機自動送稿(ADF)，即為功能之 因此，不必再費事地一張張換稿，一次次按鍵。即使不在一旁看著，也無所謂，可以大大 的節省人力與時間。 可是，這種精心設計出來的功能，卻出人意料的並未受到廣泛的應用。其原因之一在於原稿的紙張大小不一。例如，在公司內部報表檔上經常可以發現，文章是用文書處理機打在A4的紙上，而圖表資料紙是B4大小。即使只有一張大小不一，自動送稿功能(ADF)的威力，也要大大減小了，因此必須首先統一資料等所有檔的紙張大小，不只是複印上，在各方面都將大大提高效率。 2．單面使用活頁紙 從學生時代起，我們就偏愛以活頁紙來做筆記。當然，有時也會使用一般的筆記本。不過，從講究效率的觀點來說，活頁紙是最佳選擇，而且最好只使用活頁紙的單面。 或許，這樣會令人覺得太浪費，但是以單面使用每一張只記一個項目，即使隨著思路起伏隨手記下，事後還是能分門別類自由地調整頁碼，使筆記更加清楚易讀。也就是說，必要的時候活頁紙可以插換。此外複印時只單面使用，可以免去一張張翻頁的麻煩，得以順利的進行作業。 3．把書架上大套書籍書背向下排置 百科全書類的大套書籍，可以稱之為知識的寶庫，平常應經常翻閱利用才是。事實上，這類書籍往往被束之高閣，無人問津。 把大套書籍排上書架時，都要書背向下排置。大套書籍所以被人敬而遠之的原因之一，在於難以放在普通的書架上。只要向下排置，就可以解決這個困擾。把書背向下排置時，令書底朝外並在上面寫上書名，這麼一來就可以隨手抽取查閱，不會再有笨重、不便的感覺了。 4．利用百科全書的硬紙盒來收藏，可收一舉兩得之效 把百科全書排上書架時，應該一定先把硬紙盒取下來，讓它“赤裸裸”地排在書架上，其理由是，事先取下硬紙盒，需要時，即可迅速的抽取查閱所需資料。而且取下的硬紙盒另有妙用。 百科全書或全集之類的大套書，一套都有數十冊之多，利用這些硬紙盒做“整理盒”，分門別類地收藏明信片、書信等信件資料，實在非常方便，盒子的容量又多，大小又適合放置書信、明信片，所以，按類別或用途分別收藏是最理想不過了。以後檢索找尋，自是“手到擒來”。 5．將經常使用的工作用語記號化、簡略化 在處理的事務過程中，只要在訪客的名片上，簡單地寫上“人、住、印、檔”，然後交給秘書，她就知道該登記客戶的姓名、住址、複印名片、夾入名片簿存檔。像這樣將經濟使用的工作用語記號化、簡略化，在交待工作的時候，可以不必在口頭上一一指示或寫字條提醒要點，得以省去不少麻煩。 不只是一般的事務工作，連書信中經常使用的客套話也可加以簡略化。例如“悉”表示“來函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺!”等等，如此即可大大的提高擬稿的速度，很快就可以交給秘書去打字。 6．將重要的剪貼資料印成B5大小 很多人都有剪貼報紙、雜誌的習慣，不過，如果以此來整理應用資料，未必是提高效率的方法。 例如，把資料貼在剪貼簿上或收集在信封中，在檢索的階段上，這種辦法相當不便。 在管理者辦公室中，剪下的報紙、雜誌文章一律要複印，而且利用影印機放大縮小的功能，全部統一成B5大小，這麼一來，不但日後容易整理，而且檢索工作也會更為輕鬆愉快。 7．在活頁紙的兩側打孔 我們習慣在活頁紙的兩側打上二十六個孔，因為想同時對照兩種資料時，可隨意夾左夾右，資料自然一覽無遺。單面使用法的優點是，在這種情況下，將性能發揮到極點。 如果有兩側打孔的活頁紙，在裝訂歸檔之時，就更加方便，何樂而不為呢? 8．參考書籍在複印出所需資料後，要立刻歸位 書架亂七八糟，找一本急需要的書都得花上大半天，當然會導致工作效率降低。書架要以自己的方式隨時整理得有條不紊，如此工作才能順利的進行下去。整理的要訣在於——儘快將使用過的書籍歸位。 通常，工作前所需的資料，在一本書中頂多占兩、三頁左右，因此，不管搬出多少本書，應都應只把必要的章節印下來，隨即把書籍放回書架上，這麼一來，書架才能保持有條不紊，過後也不必為了找尋書籍，而浪費許多不必要的時間。在整理與檢索上，都是非常有效率的，實在是一舉兩得。 9．編制派得上用場的“專屬用書”〖HT5”，5SS〗每個月都要寫相當多的稿件。寫一、兩張稿件，往往就需要查閱好幾本參考書，在這種情況下，一本本翻閱查尋，就是有再多的時間也不夠用。一般來說，專門書籍大都是厚重一大本，要在這麼厚重的書中找出一小段參考資料，真如大海撈針，要浪費不少心力。 因此，從必用的參考文獻中，事先印下認為需要的資料，編成一本“專屬