文件编号及文件档案管理规定.docVIP

质量管理体系支持性文件 文件编号及文件档案管理规定 (XCJ-CX4.2.3/G(01)-2008) 文件序号： 1 1.目的 对质量体系文件编号及文件档案管理做出规定，使文件便于受控 使用和保存。 2.范围 文件编号及文件档案可包括本公司质量体系文件，质量体系支持 性文件和相关质量记录、表单，与质量体系有关的外来文件以及工程建设管理规定，工程建设标准规范，工程设计图纸及设计文件等。 3.文件编号规定 3.1 每个文件应有唯一的文件编号； 3.2 代号 文件代号使用汉语拼音第一个字母大写表示； 3.2.1 公司代号：“XCJ”； 3.2.2 质量手册代号：“ZSC”；Z－质量，SC－手册。 3.2.3 程序文件代号： 按GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系 要求》中程序文件对应的序号，再加“CX ”两个字母；CX－程序（所有产品通用）；JLCX－监理程序；DJCX－代建程序。 3.2.4 支持性文件代号 a.行政管理类文件：按办公室规定的行文编号。 b.技术质量文件类：归于程序文件下，同时加“J”标识；J－技术。 c.技术管理文件类：归于程序文件下，同时加“G”标识；G－管理。 d．记录表单： e．监理/代建作业类文件:采用主题词汉语拼音第一个字母大写标识。 监理/代建大纲:“DG”；监理/代建合同：“HT”；监理/代建规划：“GH”；监理细则：“XZ”；监理/代建月报：“YB”；会议纪要：“JY”。 3.2.5 发布年份、文件顺序和版次 文件顺序号用二位阿拉伯数字； 发布年份用四位或二位阿拉伯数字； 版次在文件封面用大写数字表示，同时在页眉亦有表示，页眉： 文件名称： 文件编号： 版本： 修改码： ； 3.3 文件编号方法： 3.3.1 质量手册编号：“XCJ－ZSC－年份” XCJ-公司代号（下同）；ZSC－质量手册代号（下同） 例如：协诚监理公司2008年第二版《质量手册》的编号为：“XCJ-ZSC-2008”，并在封面标“〔第二版〕”字样; 3.3.2 程序文件编号:“XCJ－CX?.?.?－年份” CX:程序文件代号（下同）； ?.?.?－GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系 要求》中程序文件对应的序号(下同) 例如：协诚监理公司2008年第二版《文件控制程序》的编号为：“《XCJ－CX4.2.3－2008》”，并在合订册封面标“〔第二版〕”字样； 3.3.3 程序文件中的技术质量文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ J+（文件顺序号）]－编制年份或修改年份” J-技术质量文件代号 例如：协诚监理公司2007年 “模板工程专项施工方案”审查指引，编号为：“XCJ- CX7.5/ J（01）－2007”； CX7.5－该文件归属于“《XCJ－CX7.5－2008》”《监理服务过程控制程序》 3.3.4 程序文件中的管理文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ G+（文件顺序号）]－编制年份或修改年份” G－管理文件代号（下同） 例如：协诚监理公司2008年《文件编号及文件档案管理规定》编号为：“XCJ- CX4.2.3/ G（01）－2008”； CX4.2.3－该文件归属于“《XCJ－CX4.2.3－2008》” 《文件控制程序》 G－技术管理文件 01－管理文件第1个 3.3.5 质量手册和程序文件中的记录编号：“XCJ—ZSC或CX?.?.?/[ J+（顺序号）]－编制年份或修改年份：” J－记录代号 例1：协诚监理公司2008年《文件控制程序》第2个记录表单编号为： “XCJ- CX4.2.3/ J（02）－2008” ； CX4.2.3－《文件控制程序》 J－记录代号 02－《文件控制程序》中第二个记录表单 例2：协诚监理公司2008年《人力资源控制程序》第1个记录表单编号为：“XCJ-CX6.2/ J（01）-2008”； CX6.2－《人力资源控制程序》 J－记录代号 01－《人力资源控制程序》中第1个记录表单 3.3.6各部门除程序文件以外的自发文件编号：按办公室规定的编号 3.3.7各部门的管理规定编号：按办公室规定的编号 3.3.8监理/代建大纲，监理/代建合同，监理/代建规划，监理细则，监理/代建月报的文件编号: （1）监理/代建大纲编号：以电子版保存，按工程名称即可，无须编号 （2）监理/代建合同编号：“XCJ—（年份+）HT—合同顺序号” HT－合同代号（下同） 例如：公司2008年第6个监理合同编号为：“XCJ-2008HT-06”； （3）监理/代建规划编号：