2011 中华医院信息网络大会论文 20110420-155 集团化医院OA项目中的部分问题及解决方法的探索.pdfVIP

集团化医院OA 项目中的部分问题及解决方法的探索 郭华① 胡成东① ①昆明同仁医院，650228，昆明市广福路1099 号 摘 要 本文就同仁集团昆明同仁医院在OA 项目的实施期间，涉及到的十个方面的 问题、解决的方案进行探讨。 关键词 OA 医院办公自动化 项目实施 问题及经验 昆明同仁医院是同仁医疗集团在云南省昆明市投资新建的一所医院，是按照三 级甲等规模设计建造的。医院的OA 系统经过半年的磨合，现在已经进入稳定运行阶 段。现就集团化医院OA 项目中的部分问题及解决方案进行探讨。 办公自动化（OA，Office Automation），基本任务是利用信息技术处理日常办 公事务，以提高工作效率、方便管理和决策为目的，覆盖了行为科学、管理科学、 社会学、系统工程学等多学科领域，需要多学科知识的相互渗透。OA 的应用是企业 管理现代化的标志之一。OA 系统是一种组织管理软件，通过软件辅助推动组织行为 的变革,不断将新技术带入组织管理这一范畴中，把软件系统变成对组织中每一个人 都有价值的可用工具。 OA 的实施其形式是软件部署和使用，实质是组织行为模式的变革，特别是协同 模式的变革，这样的变革一是需要领导的重视，二是需要广泛的群众参与。医院和 其他企业有不同之处，是一个具有知识密集型、人员密集型、劳动密集性、信息密 集型特点的组织。医院具有行政命令体系和医疗命令体系两套命令系统，各自有着 不同的信息传递要求。一套好的适合医院管理流程的OA 系统应该具有易用性、实用 性、信息集成、流程可优化、功能可扩展、保证数据安全、信息交互及时、基于知 识管理等特点。 昆明同仁医院属于集团化运营管理的新建医院，管理流程相对复杂、而且由于 地区差异，具有很大的不确定性，系统选型时我们充分的考虑了OA 系统的可扩展性， 可以实现自定义办公流程，随医院管理水平的提升，更多的管理流程将逐渐固化到 系统中来。院领导需要经常出差，集团领导也要对本院一些重要文件进行签批，需 要系统能够很好的支持异地办公。OA 项目在医院的实施过程，实际就是医院管理不 断规范、优化、提高的过程，我们在实际的工作中碰到了一些问题，主要包括以下 几个方面： 1 项目阶段性目标的确定 医院OA 的建设需要根据不同的建设阶段，确定不同实施阶段的具体目标，根据这个 目标来管理我们的需求和对项目进行考核。阶段目标的制定对于OA 项目的实施相当 重要。 第一阶段：共性应用阶段，主要是部分现有手工流程的电子化。要求能够自由协同， 达到最大范围的最小应用。通过OA 相关知识的普及宣教，规范大家的协同工作模式， 培养起OA 系统运用人群，最好每个部门都有具体的使用责任人，这个群体可以持续 的对本部门的功能提出优化的建议。 第二阶段：在前一阶段的基础上深化运用，要对医院管理流程的进行优化和再造， 随着系统的使用，更多的流程要固化到OA 中，形成标准自动流程。要求尽可能多的 把组织管理过程的信息都采集到OA 系统中，产生更多的标准化数据表格、自动流转 的过程。能在系统中固化的流程才是效率最高的流程。 第三阶段：医院各个系统之间的数据融合。数据融合必须是两个或更多的系统在完 成了自己的深化应用(复杂的系统都有这三个阶段)基础上，才有整合的价值。如OA 系统与物流系统、财务系统、人力资源等系统的接口。这个阶段需要医院的信息化 有一定的深度和广度才可以实现，有各个的系统成熟运用、有信息化人才储备、信 息化建设的好的机制等等医院的数字文化环境是必要的前提。 第四阶段：高度智能的系统，医院运转管理离不开的平台。系统提供任何时间、任 何地点、任何信息的交互。系统可以自动对医院运营的一些基础数据做出判断，进 行信息分类和流转。这是一个比较长远的目标。 2 如何正确引导和管理最终用户的需求 2.1 在正式的需求调研之前最好有试用版本 大多数的部门刚开始对OA 系统不甚了 解，这种知识结构的缺陷会造成不能提出有效需求，无法把自己的岗位工作和 OA 的系统功能相结合。如果开发商能提供一个试用版，让大家把手头的工作在试用版 中试用一段时间，对整个项目的推进和控制将起到事半功倍的作用。 2.2 需要有计划有组织的进行OA 知识的宣教和普及 OA 系统的建设不是信息部门一 个部门的事情，恰恰相反，系统使用后的多数时候是其他部门在使用系统。而系统 建设的前期，其他部门对OA 基本上是不了解的，通过OA 相关知识的宣教，整个管 理团队和用户群体才能够对于对自己岗位的工作、管理、协同有一个