采购与付现循环.ppt

 第七章 采购与付现循环 7.1 采购业务流程 7.1.1 概述 采购是指选择货源、发出订单、收货、验货和付款的业务过程。采购业务流程的一般步骤如下： 决定需求 选择货源 请求报价 选择供应商 发出购买订单 验收货物 确认发票 付款  ERP(企业资源计划)信息系统可以存储和处理大量有关采购业务流程的信息。本章结合SAP R/3处理功能研究各种控制方法。SAP R/3 是当今最优秀的ERP产品，由德国公司研发。 SAP R/3 利用其材料管理模块支持采购业务。为采购业务流程内所需文件信息的建立和交换提供了一种在线且完全集成的系统，这种集成系统减少了采购业务中的错误，加快了业务处理速度。R/3中的采购文件如下：请购单；报价请求；报价单；购买订单；纲要性协议书；合同；进度协议；采购信息记录。  7.1.2 确定需求 请购单是指企业内部建立的一种请求采购某种商品的文件记录，其目的是为了保证企业在某一特定时点能够及时使用。可以手工编制请购单，也可以由 MRP（材料需求计划，ERP的内核）系统自动编制（通过库存再购点控制激发）。请购单一旦编制完成，就自动传递给有关负责人进行审批。典型的审批工作主要是确认采购申请书上所列示的商品是否的确为企业所需，价格是否在规定的成本限额内。 7.1.3 选择货源 采购业务接下来的步骤是按照请购单的要求安排货物的供应。R/3系统能够在网上自动搜寻货源，能够自动检查是否与供应商签订了供货合同。如果相关合同已经签订，R/3 系统将核实所需的数量。如果还没有签订合同，则编制一份报价请求文件。 R/3 系统采用了许多技术方法来支持货源选择过程。他会自动监测与供应商签订的纲要性协议书。所谓纲要性协议书，是指与供应商签订的详细规定了长期供货安排的合同。如果与共应商签订的相关采购项目的协议书有数额限定，R/3系统会自动按照合同里规定的限额，以其为基础编制请购单，着手安排货物的供应。R/3系统会将以获得批准和未获批准的货源列表保存下来，会根据保存下来的某种货物的供应情况，选择若干个供应商，邀请其就所需货物投标。 7.1.4 报价请求 在选择好若干个供应商后, R/3系统会自动生成一份报价请求文件。报价请求一般用于采购成本较高的货物或服务的情况。报价请求编完后传递给供应商，请其对所需货物或劳务的价格及付款条件予以确认。报价请求上还必须详细说明申请的截止日期以及投标的指导说明。 报价请求填写完毕时，R/3 系统生成一系列的文件记录。各个供应商对商品价格和付款条件的答复都会记录在报价单文件中。报价单文件用于供应商的选择。 7.1.5 选择供应商 选择供应商是采购业务中最为重要一环，如果方法不当，控制不严龌龊的不可告人的事情便会发生。 R/3 系统会自动将企业的采购要求与报价单中记录的供应商的报价进行比较，挑选出最合适的供应商，然后向其他参与竞标但竞标失败的供应商发出拒绝信。 R/3 系统可以提供一种自动对供应商进行评估的方法，可在采购业务流程中协助企业完成对供应商科学公正的评估。 7.1.6 发出购买订单 购买订单用来确定供应商、确认订购货物名称、数量、价格、交货日期、交货方式和付款方式。R/3系统可以处理若干类型的购买订单。除针对某一商品或者劳务签发标准的购买订单，可以处理有转包合同性质的购买订单，用于供应商收到该企业提供的商品部件（即配件）后，加工成成品，再返还给本企业，在转包合同性质的购买订单中，应当详细说明需要供应商加工的商品成品以及企业需要提供给供应商的商品部件；可以处理有寄售性质的购买订单，用于商品的寄售业务；还可以处理有第三方购买订单，即要求供应商将采购的货物或者劳务直接交给指定的第三方。 7.1.7 验收货物 供应商开始发货时，R/3 系统会编制一份收货文件。这种类型的收货文件通常又称为收货报告。不管货物的来源如何，只要货物盘存入库，就应当立刻着手编制收货报告。因此，编制收货文件开始于货物出库或发生转移时。如果货物在运输途中损坏，可以将这批货物转入退货项目或者拒绝接收这批货物。如果供应商是分批供货，企业应当根据每次收货的情况编制若干份收货文件。 在登记收货文件后，R/3 系统会编制一份存货文件，以反映实际可以使用的存货究竟有多少，同时也会形成相应的会计记录以反映总分类账的处理。 7.1.7 确认发票 在支付货款以前，必须根据收货文件和原始的购买订单文件对发票进行检查。这个业务流程—发票确认—可以保证满足成本和数量的要求。R/3 系统有一个发票确认部分，该部分实际并不对发票的付款负责，付款由应付帐款职能部门负责。对发票进行确认可以将材料管理和采购模块与R/3系统的其他模块（如财务会计模块和成本控制模块）衔接在一起。 当发票完成过账时，R/