毕业生离校事务处理系统需求分析-清华大学.PDFVIP

奋斗的历程 丰硕的成果（二） 1 毕业生离校事务处理系统需求分析 尹世学 沈锡臣 陈怀楚 摘 要：本文概述了毕业生离校系统的背景、目标和需求，分析了系统功能与数据的基本要 求和初步设计 关键词：毕业生，离校事务，需求分析 一、概 述 清华大学每年毕业离校学生近 7000 人，离校时间集中在 7 月中旬的几天之内。传统 的离校手续繁杂，每个学生手持办理离校手续的“转单”，到学校十余个部门盖章，而各 部门的办公人员全力应对学生的离校事务。学生跑断腿，还要排长队；工作人员负担重， 办公效率低。为改变这种状况，建设一个高效率、方便学生、减轻办公人员压力的离校事 务处理系统已成为十分紧迫的需求。这也是清华大学在实现新生报到事务处理系统(简称 “迎新系统”)后，准备建设的又一个毕业生离校事务处理系统（简称“离校系统”）。 1.1 问题描述 毕业生离校事务涉及到 10 余个部门，包括教务处、研究生院、注册中心、就业中心、 户口办公室、图书馆、档案馆、校医院、计算中心、网络中心、物业管理中心、组织部、 学生处、结算中心以及学生所在院系。传统的离校手续办理过程中，部门之间没有实现数 据共享，每个学生毕业离校之前需要到相关部门办理手续（清退有关证件、图书、欠款等）， 所有部门盖章完毕后，毕业生才能领取毕业证书、学位证书和报到证。这种传统做法的存 在如下相关问题： 1．很多部门，多数学生本来并不需要去办理盖章（如图书馆没有未还图书、开放实 验室没有欠上机费），但由于信息无法在部门间实时传递，每个学生都要去确认盖章，既 给多数学生带来不必要的时间浪费，也为相关部门增加了无为的劳动。 2．办理离校手续时间集中，造成学生排长队和相关业务部门压力大。 3．由于数据不能共享，手续繁杂无序，容易出现纰漏。如使一部分研究生的学费未 交或未交齐而离校，给学校造成经济损失。 离校系统就是为解决以上三个问题而建设，为离校学生提供方便，使办理离校手续快 捷、高效。 奋斗的历程 丰硕的成果（二） 2 1.2 项目目的 本项目的目标是通过校园网络实现毕业生离校事务处理的信息化，为离校相关各部门 之间提供信息交流、共享的工作平台，也为毕业生提供办理离校事务的指南。 1．毕业生通过任一校园联网计算机可以查看本人需要到那些部门办理离校手续及其 原因，使学生在办理离校手续的过程中由被动转为主动，由盲目变为清醒。大大减少了原 来的跑路、盖章而节省了时间，也减轻各部门的工作负担。 2 ．许多离校数据可以提前上网，使毕业生较早知道自己需要办理的离校手续，这样 可以避免毕业生办理手续的时间过分集中，学生可以少排队或不排队，相关部门可以从容 应对离校事务的处理。 3 ．通过数据共享，本系统可以设置办理离校手续的顺序，如研究生尚有学费欠交， 则必须先交清学费，才能办理其它手续。避免了混乱无序的状态，使离校过程规范化、科 学化。 本系统不涉及各部门的业务系统的功能，但要为各部门提供数据交换接口。 在此基础上，以人为本，使毕业生办理离校手续有序、简单方便，使得多数学 生能在网络上确认大多数部门的信息，无须跑到相关部门去办理手续，也提高 了各部门办事效率和质量。 二、需求分析 根据毕业离校业务处理过程，毕业离校可分为数据准备过程和离校手续办理过程。 2.1 数据准备过程 由教务处、研究生院提供毕业离校学生名单；注册中心协调各部门根据离校名单准备 本部门业务数据。在数据准备过程，根据数据处理过程决定业务系统需求。 奋斗的历程 丰硕的成果（二） 3 图1 离校前数据准备阶段数据流程 以下分别描述图