Excel电子记录确认标准操作规程.docx

Excel电子记录确认标准操作规程1. 目的：建立公司Excel电子记录确认标准操作规程，确认Excel电子记录处理数据的正确性、有效性和合规性。2. 范围：适用于质量体系内采用Excel软件进行数据处理的电子表格。3. 职责：Excel电子记录格式编辑者和使用者4. 文件内容：4.1.??Excel电子记录表格界面与信息内容确认4.1.1.根据Excel电子记录在计算机化系统清单分类制定确认内容，如存在宏代码编制，该电子记录分类为V类，则需要再电子记录表格设计时进行设计确认，设计确认包括源代码审核，代码模块程序运行测试等。4.1.1.1.源代码审核：审核内容应包括所有源代码，并确认代码使用规范，运行VBA调试功能，测试所有代码可运行4.1.1.2.代码模块程序运行测试：根据每个功能单元进行简单测试，确认功能单元运行正常；4.1.2.应确认编辑的电子记录Excel的版本，建议使用与用户同版本的Excel进行设计模板电子记录表格，同时要求使用者使用同版本软件进行使用，记录Excel版本号与文件编号，同时记录测试软件保存名称；4.1.3.根据工作流程建立需要数据记录与处理的界面，主管负责人对界面信息和内容进行审核，设计的表格应保证输入数据内容数据有效性，确保数据输入不出现错误和以其他格式输入数据。4.1.4.确认详细内容4.1.3.1.是否设置输入权限：采用错误的登录密码确认是否可以进入电子记录界面。然后采用正确的登录密码登录确认是否可以登录记录界面，可接受标准是错误密码不可登陆，正确密码可登陆界面；4.1.3.2.表格框架是否可以更改或删除：采用正确登录密码登录软件界面，调整表格已有信息内容，确认信息框架是否可以调整或删除，可接受标准是细信息内容和框架不可更改和删除。4.1.3.3.数据输入有效性确认：在可输入数据单元格输入文本内容或其他格式内容，确认单元格对应的数据输入是否有提示信息或不可输入，可接受标准是数据必须按照既定的格式进行输入；4.1.3.4.电子记录拷贝和迁移完整性：将电子记录拷贝至另一台独立计算机上，重复测试以上内容，确认以上内容符合要求；4.2.??Excel电子记录性能确认4.2.1.应根据法规或其他文件要求，设置数据处理过程，套用公式进行计算应确认公式的完整性和有效性；4.2.2.性能确认内容；4.2.2.1.数据处理公式确认：确认数据处理公式，列出Excel公式对应的计算过程，同时列出数据处理计算公式过程，例如：Excel公式过程为F2=SUM（G1：G3），SUM公式的定义为汇总求和则数据处理计算公式过程为F2=G1+G2+G3,；4.2.2.2.数据处理过程计算：采用手工计算和Excel计算比对，确认数据处理的正确性和有效性，电子记录中输入确定的数字，进行数据过程处理，处理结果与手工计算结果进行对比。可接受标准为数据一致；4.2.2.3.数据修约过程确认：根据手工计算结果手动修约，与计算机计算结果进行对比，可接受标准为修约一致；4.3.??电子记录确认过程要求4.3.1.确认过程形成的记录应有确认人与复核人签字并签注日期；4.3.2.确认过程应详细记录确认结果与偏差，如偏差需进行电子记录重新编辑应按照文件起草修订流程重新进行审核确认格式与内容；4.3.3.确认过程的变更应有备注，并描述变更后的有效性；4.3.4.确认结束应形成确认结论，确认结论应经相关主管部门进行审核批准；