佳洁《采购控制程序》.doc

义乌市佳洁塑胶有限公司 文件编号 JJ2-PU-000 管理NO 版本 A 页码 1-3 采购控制程序 生效日期 2013年月日 受控状态 一、目的 通过对采购过程进行有效控制，确保产品的原（物）料、零件、包装材料的品质、价格、交期与数量能满足本公司的要求，以最低的库存保障生产的畅通。 二、采购的种类 根据物料的用途，物料采购可分生产性物料采购（原/辅材料采购）与非生产性物料 采购（办公用品、劳防用品、机物料消耗品、设备、量/器具、模具与样品等的采购）两 种类别。 三、物料采购审批流程 1、生产性物料订购审批流程 采购员根据业务部门的《生产订单》及《生产计划》、《生产BOM表》、《技术B OM表》制定《物料需求表》；送交仓库填写库存状况后结合最低订购量、安全库存量 确定订购数量；由采购员依据《物料需求表》编制《物料订购单》予采购部经理批准采 购；《物料需求表》应包括订单单号、产品型号、订单数量、物料名称、型号/规格/ 颜色/材质、单位、单耗、需用量、库存量、订购量、需求时间、销售部客户产品资料 等信息； 2、非生产性物料请购审批流程 办公用品、劳防用品由使用部门填写《请购单》，经部门领导审核、总经理审批后 交行政部汇总并清查库存，编制《办公用品、劳防用品计划表》结合安全库存量进行采 购；机物料消耗品等由使用部门填写《请购单》经部门主管复核，总经理审批。审批后 交采购部经理安排采购员编制《物料订购单》，经采购部经理审批后由采购员安排采购； 3、设备、量/器具、模具的审批流程 由直接领导或从事该项工作的人员填写《请购单》，经部门主管审核，总经理批准 后交采购部制定采购计划采购； 4、样品试制物料的审批流程 如销售部生产样品需用某种物料，公司未有此物料或为新增物料时，由销售部业务 员填写《请购单》及图纸资料，经部门主管审核，总经理批准后交采购部经理，由采购 部依元件规格资料要求寻找供应商采购。 四、询价、比价、议价、定价作业 1、本公司所有物料采购必须向经公司认可后的合格供应商购买，设备、器具以有信誉、 有能力之生产厂商为询价对象； 2、比价、议价：采购人员在合格供应商中选择两家以上厂商进行询价，以利于比价作业 进行，并从中挑选在品质、价格、交期与服务等方面符合公司要求的厂商；采购员与 厂商议后，将比价、议价结果报采购部经理。如客户指定要求或特定技术时，不受此 限； 3、议价过程必须明确交货周期、日产能、是否有最低订购量要求及最低订购量、品质标 准、价格条件、包装要求、货款支付周期等； 4、定价：采购部经理依据议价结果选择合适的供应商，签订《采购合同》及《物料定价 表》经采购部经理审核、总经理批准后实施； 5、涉及技术性的图纸或公司提供的样品，采购部必须同外协厂签订技术保密协议，以保 障公司利益。 五、《物料订购单》的开立、分发与变更 1、所有原（物）料的采购必须采用本公司的《物料订购单》，《物料订购单》一式四份， 一份由采购存档，一份由财务结算，一份由仓库收货及进度跟踪，一份供应商存档； 2、采购员在确认供方能够满足本次采购要求下填写《物料订购单》，并明确供应商名称、 生产订单号、产品型号、订单数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、需用 量、库存量、订购量、交货时间、品质要求等，若采购要求需附图纸、检验标准、包 装要求、样本或其它文件,应在《物料订购单》上注明所附文件的识别方式； 3、已下达的《物料订购单》如遇客户订单变更需修改或取消，必须在供应商未正式生产 前通知供应商，否则供应商有权不予接受修改内容。如供应商已投产需测算数量及金 额，报销售部与客户协商处理。订单修改后须编制新的《物料需求表》及《物料订购 单》并注明“修改”字样，或注明原单号作废字样，取消并收回已经分发的《物料需 求表》、《物料采购单》（含部分修改或全部修改）；订单取消亦同。 六、采购物料的交期控制 1、采购员在《物料订购单》发出后要与供应商联系确认交期与数量并回传确认函，急单 采购要将约定交期回复需求部门，并建立《采购台帐》，在采购各个阶段以电话、传 真形式联络供应商，跟催交期，如有异常不能按既定交期交货时，应以书面形式，注 明异常原因及预定交货日期，呈采购部经理核示后转送需求部门，依需求部门意 见拟订对策处理； 2、仓管员应根据《物料订购单》提供原（物）料到位的数量与质量信息，提醒采购员未 按交期到货的信息，以利及时处理物料