时间管理(一天版)PPT.pptVIP

目标手段分析 愿望目标 必要手段 哪些是必需的 境况分析 行动目标措施 具备的 能力 不具备的能力 人生计划 生活范围 编号 人生目标 愿望目标 意义 重要性 实现日期 行动目标 部分计划 实现日期 结果检查 第二步: 合理规划 时间规划基本原则 阿尔卑斯山时间规划法（每日） 时间规划原则 日常行动只规划60% 对不期而至的活动规划20%左右的时间 突发事件20% 阿尔卑斯山时间规划法 列出任务 估计工作需要的时间 预留机动时间给意外的事情 决定优先、删除和委派 事后检查——将未完成的任务转移 第三步: 确定顺序 80：20原则 轻重缓急矩阵 80 / 20 原 则 80%的价值来自20%的因子; 其余20%的价值来自80%的因子。 ----意大利经济学家兼社会学家维弗列度.柏瑞图 此原则决定事情的重要程度 80/20 举 例 说 明 80%的结果来自投入的20%的时间 80%的价值集中在20%的项目上 80%的销售额是源自20%的顾客 80%的工作失误来自20%的管理不当 80%的看报时间都花在20%的版面 80%的病假来自20%的员工 如 何 处 理 高 价 值 活 动 让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。 坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。 设定最后期限，合理安排事情的进展。 将大项目分解，逐步完成。 高效运用自己的黄金时段 奖励自己，始终保持积极进取的态度。 如 何 处 理 低 价 值 的 活 动 授权或分派出这些活动，节约自己的时间。 降低自己的标准，不要追求完美。 学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。 将它们汇总，集中时间处理。 做正确的事比正确的做事更重要 紧 急 不紧急 重 要 不重要 重 要 紧 急 重 要 不紧急 不重要 不紧急 不重要 紧 急 轻 重 缓 急 矩 阵 第 一 象 限 第 四 象 限 第 三 象 限 第 二 象 限 明 确 举 例 说 明 紧 急 不紧急 重 要 不重要 干扰、电话 信件、报告 会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事 做规划、计划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会 忙碌琐碎的事 广告函件 电话 逃避性活动 闲聊天 紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作 计划好的会议 明 确 填写每日时间待办单的步骤 列出计划中要完成的工作（分A，B，C三类） 列出怕遗忘的立即要做的事项，如客户投诉等 列出昨日遗留的未完成的工作 排出优先顺序 充 分 利 用 效 率 手 册 第四步: 组织实现 坚持 生理曲线 做好委派 避免猴子理论的影响 第五步: 检查提高 结构性问题程序化处理 自我评价与肯定 维持工序与发展工序 管理你的上级 管理你的下级 管理你的客户 管理你的关系 管理相关人员 问 题 一 ：不 会 拒 绝 耐心听完对方的要求, 表示对其尊重, 了解内涵 不能决定时，说明需要考虑及所需时间 拒绝时，显示你了解这种请求对对方的重要性 和颜悦色地略表歉意 表示坚决的拒绝态度，给对方不能说服你改变的信号。 需要时，要明确说明拒绝的理由。 让对方了解你拒绝的是他委托的事，而非他本人 如可能向对方提出别的替代解决方式 不要让第三方出面替你去拒绝某事 问 题 二 ：习 惯 拖 延 切香肠法，各个击破，逐步解决 用平衡表分析，对比拖延的理由和不拖延的好处。 改变自己爱拖延的思维方式 避免过分的追求完美 问题三：不速之客的干扰 不要采取无条件的“门户开放政策” 让秘书安排约会，帮你拒绝不速之客 规定接见下属的时间 在办公室外接待不速之客，缩短会见时间 站着解决问题 让秘书控制会谈时间 谈话前限定会谈的时间 问 题 四 ：电 话 干 扰 让秘书帮你过滤电话 事后回复电话 让秘书代拨打出的电话 集中打电话的时间 避免以题外话作为开场白 打好腹稿再打电话 问 题 五：文 件 满 桌 该扔则扔 不要移师暗处 每天在同一时间处理文件 不放无关物品，将物品放在固定地方。 让秘书协助建立良好的文件管理系统 让文件在面前只流通一次 下班最后一件事 --- 收拾办公桌 制定制度，并加以鼓励，自己要做榜样。 造 成 文 件 满 桌 的 原 因 授权不足 犹豫不决 半途而废的工作习惯 故意纵容文件的堆积 担心遗忘文件的心理 问题六：浪费下属的时间 听而不闻，匆忙下命令 让下属等候约会、等待你的决定或你的“亲自参与”。 不分时候地干扰下属的时间 过分挑剔细节，鸡蛋里面挑骨头 沟通技巧不佳 没有充分授权，事必恭亲。 管 理 者 时 间 管 理 的 心 理 素