时间管理--PPTPPT.ppt

早晨离开家时从容自在 微笑着开始新的一天的工作 享受悠闲的午餐时间 充满信心地应对新挑战 下班时准时离开公司，并对当天的成就感到满意 回家与朋友家人相处 保持健康的身体、理想的体重 暂停一下，深呼吸；集中思绪；补充精神 活在真实的时间里 * * * 1、提问学员： 如何最大限度地把石块、沙子盛装在桶里边？ 2、询问学员： 从这个例子中得到什么启发？ 3、阐述要点： （1）时间是一种资源，使用时间资源需要花费成本 （2）时间资源需要合理的来使用，才能达到效用最大化（比如注重主次、优先顺序） （3）时间对每个人都是固定的、平等的，你不会得到比别人大的桶，但是你会比别人更有效的使用它 * 1、提问学员： 如何最大限度地把石块、沙子盛装在桶里边？ 2、询问学员： 从这个例子中得到什么启发？ 3、阐述要点： （1）时间是一种资源，使用时间资源需要花费成本 （2）时间资源需要合理的来使用，才能达到效用最大化（比如注重主次、优先顺序） （3）时间对每个人都是固定的、平等的，你不会得到比别人大的桶，但是你会比别人更有效的使用它 * * * 一般事情会按照优先矩阵中的重要程度和紧急程度来进行划分： 1、既重要又紧急：危机或投诉发生，必须马上处理 2、重要但不紧急：做规划、沟通、建立人际关系，虽然不紧急，但要多花时间在上面 3、不重要但紧急：电话、会议等，要尽量减少 4、既不重要也不紧急：无意义的闲聊，要尽量避免 * * 按照事情的“重要程度”来编排行事次序的准则是建立在Pareto Principle（80/20法则）的基础上的。 80/20原则是意大利经济学家帕雷托于1897年发现的，他偶然注意到19世纪英国人的 财富和收入的模式。在他的调查样本中，他发现大部分的所得和财富流入少数人手里，符合80/20这种数学关系。而且他还发现不管是在早期的英国还是与它同时代的国家，这种不平衡的模式会重复出现。 帕雷托原则：在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。 * 我们总会想，问题的所有原因都会同样重要，所有的顾客都重要，我们过的每一天都同样重要，所有的咨询电话我们都应该同等对待……但80/20这种反直觉的原则告诉我们：微小的原因可产生较大的后果，少量的投入可获得巨大的产出，较小的努力可以赢得更大的酬劳。 如果抱着“一分耕耘，一分收获”甚至是“不问收获，只问耕耘”那么最后的结果肯定会出现问题。 也就是说实际上因果关系并不是处于对等状态，世界不是线性的，而是处于一个不平衡的状态。 * * * 把时间多投资在第二象限，可以减少第一、三象限事件的发生。因此，预防突发情况最好的办法。 * 1、目标：在工作或生活中要达到的质量和数量上的要求 2、目标的重要性 举例：段式经贸公司董事长段云松的例子 3、目标应符合SMART原则 * * 对前面的工作经验进行回顾，是5个步骤中不容忽视的一步 承前启后，有利于后续工作的开展 有助于工作经验的不断积累 * * 1、填写时间：应提前一天列出 2、填写内容：时间已确定的具体事件、会议、访谈等，时间没有具体确定的待办事件 3、填写步骤：先填写“待办事项列表”，再将其安排在具体“时间段列表”中 * * 对于突发情况的处理，我们可以首先判断是否是在职责之内的，如果是在职责之内，可以根据事情的重要程度和紧急程度来判断应对的办法 * * 你的目标与优先顺序会帮你找出哪些要求与活动应该有礼貌的说“不”，哪些又该欣然说“好”。学会用“不”来保护你的时间和精力。 注意“对时间要严格，对人要和善礼貌”，当你拒绝别人的时候一定要附以理由，让对方了解你的诚意，并可以同时提供其他解决途径。 注意要对事不对人，切忌通过第三者拒绝 * 想想你每天会有多少时间会花在办公桌上，你办公桌的整洁程度是否影响到你你工作的效率。办公桌是最重要的工作领域，如果各色各类的文件被堆积在该领域内，则工作效率肯定会受到影响： 1、文件的堆积将妨碍注意力，导致情绪紧张 2、增加翻查的时间 * * * * * * * * 1、首先从意识上认识到拖延是一种无益的生活方式 2、切香肠法：把大工作分解成小块，个个击破 3、给自己以压力 4、给自己以奖励 时间管理Time Management 突发情况处理 客户投诉 做报价单 突发情况发生怎么办？ 经理小刘 一位善聊客户的电话 内部人员的价格和参数的咨询 传真机坏了 突发情况有哪些？ 职责内 紧急程度、重要程度 职责外 马上处理 暂缓处理 减少突发情况发生 努力使工作系统从一开始就正确无误 对被打扰情况进行分析（Who\When\Why），建立一种工作模式 减少计划外事件数量 累计计划外事件，创建自由时间块 缩短每个计划外事件 的时间长