时间管理--计划与合理安排PPT.ppt

会 见 分 析 会见前或会见开始时，约定会见所用时间 事先约定会见的具体目标 不良会见容易打乱其他时间安排,要坚决 克服 学会对付无故拖延 20%的工作占整个工作80%的价值， 应集中80%的精力做那20%的工作. 一天中的15件要做的事,占80%价值 的只有三件,认真挑选这三件事. 80/20原则的运用 面面俱到 完全主义 平均分配 一、列出一天内所有的工作 二、对工作进行价值分类 80/20原则的运用 三、时间和精力分配 80/20原则的运用 工作紧急性分析 紧急性 工作事项 每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作 非常紧急的工作事项,如果频繁发生,应 考虑授权.制度、产品质量等重大问题与时 间管理无关 紧急事项越多,时间管理问题越大 紧急、非常紧急、不紧急事项,时间 比重越大,时间管理问题越大 除非常紧急外,分析所谓紧急事项是否 真那么急 工作重要性分析 重要性 工作事项 每日、每周、每月最重要的是哪三项工作 重要的工作事项越多,时间管理就越合理 非常重要的工作事项,如果很紧急,则与 时间管理无关 一定要消除不重要的工作事项,通过授 权压缩不很重要的工作事项 特别注意对重要的工作事项进行分析 第二象限 紧急/重要 第一象限 不紧急/重要 第三象限 紧急/不重要 第四象限 不紧急/不重要 重要 紧急 不急 不重要 第二象限工作法 确定处理优先次序 上司和你在工作的优先顺序上可能会有所不同——您的工作目标和您的上司保持一致. 工作的优先顺序会变化,所以需要在每天开始时重新进行评估. 越是接近自己目标的工作,集中、重点地处理就越重要. 创造时间第三招： 组 织 得 当 备忘录和宣传品放在电脑上 重要联系人名单贴在电脑上 电话被纸张淹没了 废纸溢出未清理 废纸撒落在地上 阅读文件塞入文档中被遗忘了 文件数量在膨胀，却未随时更新 文件柜中充斥着无关的资料 只打开正在使用的文件 发函文件经常清理 只保留当前的来函文件 文件都是最新的 最频繁使用的文档极易拿到 电话伸手可及 常用文档靠近办公桌 无用的东西及时清除 挪出一段时间,专门处理眼前的问题(最困难的是处理堆积如山的杂物). 如果杂物确实很多的话,那就不妨分成类别或按时间排列. 清掉可以不要的东西(如书本、杂志、旧报告等). 把不是很重要的文件集中放到办公室的一个角落. 把零散的文件统一收集在档案夹或盒子里. 清理办公桌 处理文件 紧急：立即处理 不紧急：待处理 只摆放目前手头需要处理的文件 每天都清理，扔掉／存档已处理文件 方法：及时处理，一次完成 工作简化法 崔 西 定 律 任何工作的困难度与其执行步骤的数目的平方成正比 ； 简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。 剔、合、排、简 剔——剔除 why? 为何做？——不做可以吗？ what? 做什么？——不这样做可以吗？ where? 在那里做？——一定要在这个部门做吗？ when? 何时做？——换个时间可以吗？ how? 如何做？——变通办法做可以吗？ 合——合并 流程内的各项手续，哪些可以合并 　 排——重排 剩下的部分按顺序重排 　 简——简化 是否最简?能否再简化,以达到最好的效果. 创造时间第四招： 与 人 共 事 问自己：你做了什么能够由别人,并且应该由别人做的事? 担心部属做错事； 担心下属表现太好； 担心丧失对下属的控制； 不愿意放弃得心应手的工作； 找不到合适的下属授权。 授 权 授 权 分 析 授权程度 工作事项 下属没你做得好不代表永远没你做得好 可以授权一定要授权，这样才能腾出更多 时间做更重要的事情 授权刚开始会花费你较多时间,但下属一旦 胜任,你就会节省很多时间 做那些应该授权下属去做的事情很可笑,意 味着你在花时间做下属的事 1、要有一套用以监督和管理授权的制度. 2、你选择的人务必是心甘情愿,并且有能力. 3、教育部属、指导部属使他们有成长的机会. 4、确定他们有必要的工具和支援供给,以便 完成工作. 5、鼓舞部属,促使部属保持积极与热诚的态度. 6、授权意味着不仅要分配不好干的事,也要分 配容易做的事. 7、不能把自己难以胜任的工作转交给别人. 授权时应注意 有效地沟通 做好沟通前的准备 确认对方的需求 正确阐述自己的观点 恰当处理对方的异议 达成一致协议 双方共同实施 创造时间第五招： 应 付 “时间杀手” 如何有效进行会议? 没必要不开会 电话会议 明确目的 必要的人参加、准时 用日程安排，紧扣主题 控制讨论及进程 结论简单明了，措施可行 书面记录、跟进行动 会议分析 严格会议纪律. 自行主持召开的会议主要有部门