新形势下大中型企业档案信息资源开发利用的思考.docVIP

新形势下大中型企业档案信息资源开发利用的思考 　　今天，社会已经进入“经济全球化、资本自由化、产业信息化、信息网络化”的时代，企业档案作为一种宝贵的信息资源和潜在的生产力，无论在内容还是在形式上都发生了很多变化，在企业深化改革的当下，越来越被人们和社会高度重视和利用。国内许多大中型企业纷纷建立了自己的电子文件管理系统、数字档案馆系统等，一些企业的档案数字化工作也正如火如荼的开展。企业档案信息资源开发利用面临着许多新的问题和挑战。 　　一、企业档案信息资源开发利用的现状及问题 　　一方面，在信息技术快速发展、档案信息化程度日益提高的形势下，企业档案信息资源开发利用呈现出许多新的特点：一是随着知识的爆炸性增长，企业海量档案信息会造成工作量无限地扩大，档案信息处理是一项十分浩大、长期且复杂的系统工程。二是开发利用的技术依附性高，档案信息资源从收集、加工处理到传输交换，都离不开电脑、网络，需要有一定的技术储备。三是利用者需求多样且要求较高。近年来，随着社会环境的发展变化，人们的生活方式、所面临的问题等都发生了变化，大家的信息需求空前活跃，呈现出不断增长的趋势，档案利用需求呈现出许多新的特点：档案利用者社会化，需求更加立体多样，学术利用、生活休闲利用越来越多，也对档案信息资源利用成品提出了更高的要求。 　　另一方面，企业档案信息资源开发利用的工作水平还处在较低的层次上，与时代的发展和企业的要求相比，还存在着相当大的差距，主要表现在以下几个方面： 　　一是开发利用率低，服务范围小。除一些财务档案、人事档案、法律诉讼档案等凭证性比较强的档案之外，主要是史志编写人员历史资料查阅，工程技术人员图纸借鉴、参考等，大家对档案的利用还缺乏主动意识。甚至很多人根本不了解档案部门究竟保存了哪些方面的档案，致使相当一部分有价值的档案一直无人问津。 　　二是开发利用的方式少，层次低。档案部门仍以借阅原件，复印、摘录等传统的被动的服务方式为主，即便是有些旧档案数字化了，新接收的档案电子化了，也只是电子版和纸质版的区别。 　　三是从深度上来说，缺乏对信息的再加工、专题编研。很多企业的开发成果大多是“大事记”、“企业组织机构沿革”、“企业各类获奖情况”等几种，编研种类少，且质量不高。 　　二、企业档案信息资源开发利用的问题成因 　　1.大家对企业档案及档案开发的认识仍然没有很大改观 　　虽然经过很多人很长时间的努力呼吁，但长期以来，人们对企业档案信息资源的重要性缺乏足够的认识，对开发和利用档案信息资源的认识更是淡薄，尤其是在一些“重生产，轻管理”的企业里，对档案工作的管理还停留在看摊守业简单的被动的服务方式上，对档案信息资源的开发利用没有紧迫感，许多有实用价值的档案信息被埋藏在库房深处，无法转化为现实的生产力。 　　2.档案开发利用没有相对统一的标准和规范 　　对档案信息资源开发利用缺少思路，还没有一个相对统一的标准，导致开发方法、开发步骤不统一，各自为政，使得人与人之间、人与机器之间以及机器与机器之间、系统与系统之间不能够无障碍地进行沟通和交换信息，直接影响了档案信息资源开发的进度和利用的效果。 　　3.基础工作历史欠账太多 　　档案基础工作薄弱，积弊太深，档案资源庞杂，基础工作历史欠账太多，档案开发利用工作注定是一个系统而长久的工程。如信息化过程中，由于信息量较大加之重视程度不够等诸多原因，档案资料收集不全，信息录入比较随意、无序，出现了一些人为简化名称或录入错误，导致档案管理系统信息与实际档案信息不一致的现象频出，档案信息资源开发利用中仍需要做大量和反复的档案价值再鉴定及校核等工作，影响了档案信息资源开发利用的质量。 　　4.档案开发人员队伍不稳定且素质参差不齐 　　档案信息的收集、整理、编研、提供服务等本身就是一项比较复杂且精细的工作，而随着信息技术的广泛应用，这一工作又大都离不开电脑、网络，这都对开发人员的知识结构及实践能力有较高的要求。而企业在配备档案管理人员时，大多没有太多的专业等综合考虑，符合要求的高素质人才不多，而且不够稳定，这非常不利于档案开发利用事业的进一步发展。 　　5.档案开发利用中的安全性问题难以保障 　　在信息时代，越来越多的企业将馆藏的档案数字化，利用网络平台对档案进行收集、整理并提供相关的查询利用服务，这是进行档案信息资源开发与利用的高效途径，然而层出不穷的电脑病毒、越演越烈的黑客攻击等都在威胁着企业档案信息资源的安全。同时，我们的配套技术远远没有达到保障的要求，许多技术秘密等企业保密档案面临着泄密的危险，从而给窃密者留下了很多可乘之机。 　　6.档案部门本身的业务参与度和宣传不到位 　　企业档案资源开发利用是通过对企业需求的准确把握，以企业档案库藏内容为基础，对档案资源进行一定形式加工后，形