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Offices 高效办公系列教程 2011.12 吴德进 1. Offices高效办公之邮件合并 1 2. Offices高效办公之文档合并 7 1. Offices高效办公之邮件合并 【背景】 在学校工作，难免会遇到各种证书打印,文档处理等各种各样的报表。比如运动会的 奖状，科技节奖状，学生期末评语等，他们的共性是大部分内容都相同，格式也一样， 这些工作特别适合邮件合并来完成。特别是工作在一线的班主任们，事更是多，单每学 期期末的评语就够喝一壶了。以往经常看见一些班主任独自在电脑前大干一天半天，复 制啊、粘贴啊，累不说，还经常贴错。而我这些活基本没花什么时间，第一次整理成模 板，之后，一般 20 分钟左右就可以做完期末的评语工作。本节就班主任工作的如何快 速处理“期末评语”做个介绍： 【设计思路】 建立两个文件，一个Excel 电子表格存放学生的期末基本信息（姓名，排行，处分 等级，德育学分，获奖情况，操行等级）等信息，一个 WORD 文件作为学生期末评语 调用电子表格中的姓名，排名等信息，最后生成就的一个word 文档！ 【解题方法】 WORD 的邮件合并功能 【实施步骤】 1、创建电子表格即本班同学本学期的表现情况，包含姓名，排行，处分等级，德 育学分，获奖情况，操行等级等信息，因为要调用，格式要统一，并保存为“期末评语”， 如图所示。 2 、打开WORD2003 文字处理软件，把德育处给的期末评语复制进 WORD ，如下 图所示 第 1 页 共 9 页 3、在“工具”菜单中选择“信函与邮件”菜单“显示邮件合并工具栏” （2007 版 界面不一样，有单独的选项卡） 4 、出现邮件合并工具栏： 选择工具栏左边的第二个选项即（开打数据源），出来一个浏览窗口，找我们前面 准备好的excel 文件，找到“期末评语”电子表格文件，“打开” 第 2 页 共 9 页 因为我们整理的数据在工作表1 中，所以就选择第一个表： 确定之后，再看邮件合并工具栏，本来灰色不能用的按钮现在全部能用了 下面接着讲如何安排这些数据到WORD 中。 第 3 页 共 9 页 4 、设计WROD 中的格式： 接上面，点选数据源以后，继续下一步就是把我们的excel 中的数据导进word 中， 替换掉word 中的XXX ，选中要替换的XXX,单击“邮件合并工具栏上的第六个按钮” 即“插入域”，会出现一个浏览窗口。 选择姓名，点插入，文中就出现了一个带符号的姓名 ，继续插入排名，处分等 级等，最后如下图所示 5、合并结果 到这里已经是成功的大大半了，只差最后一步哦，只要把结果“合并到新文档”即 可看到结果，单击合并邮件工具栏的“合并到新文档”按钮，会弹出一个对话框，选全 部，确定，会把结果生成一个新的WORD 文件，看到希望了吧 第 4 页 共 9 页 别跑，就你啦！ 上图就是合成结果了，把它保存一下，剩下的就是复制+粘贴到校校通里面去了， 一般5 钟就可以解决。 6、附： 1) 曾今有人这么问我，能不能把合成结果一次弄到校校通里面去？答日：方法肯 定是有，如校校通软件给个相应的接口，写个程序插件把结果导进去没问题， 但是花一大堆的时间去开发个小插件和花 5 分钟时间复制粘贴一下谁的成本更 低呢…… 2) 此方法在打印批量证书时也一样实用 3) 做好的文档可以存为模板，供下学期使用，但是，如果文件的存放位置有变动 里，打开 word 时，会有一个提示信息，只要数据源（即打开数据源—excel 文 件）重新再打开一下就可以了，如下图 第 5 页 共 9 页 第 6 页 共 9 页 2. Offices高效办公之文档合并 【背景】 高一高二每学期末都要交一个“学生综合鉴定表”，根据学校要求，先是学生自评，