QEP-001文件管制程序.docVIP

修改/变更记录 日期 版本 内容 制作 审核 核准 2017/6/1 A 新版本 斗勇 斗勇 斗海均 目的: 通过对质量管理体系有关的文件和资料进行有效控制,确保在质量管理体系实施的活动和场所,都使用有效文件.以防无效,作废文件的错用、误用和非预期的使用. 范围: 适用于与佳能捷质量体系有关的所有文件和资料的控制. 职责: 文控中心对所有与质量体系有关的文件和资料实施统一管理. 定义: 品质文件指下列文件 一阶文件：质量手册. 二阶文件：程序文件. 三阶文件：检验标准、检验规范、作业指引. 四阶文件：表单. 技术文件:承认书、规格书、作业指导书等. 外来文件:客户、供应商提供的资料、国际标准、国家标准、法律法规. 流程图: 如后附图. 作业流程: 文件的编写与批准: 文件种类 作 成 审 核 批 准 保 管 一阶文件 管理代表 - 总经理 ISO文控中心 二阶文件 权责主管 管理代表 总经理 ISO文控中心 三阶文件 权责部门 权责主管 管理代表 ISO文控中心 四阶文件 权责部门 权责主管 管理代表 ISO文控中心 文件的编号: 部门代号说明: 质量负责人: GEN 业务部: MKT 　 采购部: PUR 文 控: DCC 资材部: PMC 　 生产部: PD 品　质　部: QA 行政部: AD 工程部: RD 仓 库：WH 人事部：HR 财务部：FD 文件类别代号说明: 一阶文件代号规定用:“QEM”表示. 二阶文件代号规定用:“QEP”表示. 三阶文件代号规定用:“WI”表示. 四阶文件代号规定用:“QR”表示. 文件编号原则: 一阶文件 二阶文件 三阶文件:检验标准、规范、作业指引 四阶文件:表单 针对本公司工程各产品所做的规格书、作业指导书、承认书的文件编号特殊，因此单独设置文件编号. 6.2.4.6 外来文件包括: ①来源顾客的文件,如顾客规范;②法规性文件,如标准和适用的法律法规;③来自供方的文件,如供方资信材料;④来自于外部的其它方面文件.对外来文件应有恰当的办法跟踪并及时获得最新有效版本文件.对外来文件应由主管领导批准后转发到使用区域,并加盖“外来文件”章.外来文件需使用时需由保管部门转换成内部资料使用,具体的文件编号依《文件管制程序》中的文件编号原则实施. 文件内容的书写格式(如附件). 文件的发放 文控中心将核准发行的文件登记在《文件签收和发放登记表》上, 加盖文控中心专用章,经相关部门签收,原文件由文控中心保存. 质量手册、程序文件由文控中心按管理者代表确定的使用范围发 放. 6.4.3 三阶文件由文控中心按批准人确定的的使用范围发放. 6.4.4 文控中心将对各类文件印章进行统一管理,文件的每一页都必须加盖印章,以保证文件的有效性、受控性和版权专有性. 6.5 文件的申请 各部门人员由于工作需要或文件遗失需向文控中心申请,申请文件时要写《文件申请单》,经部门经理或总经理批准后,向文控中心领取所需文件. 文件的修改 相关人员认为受控文件存在不合理或条件发生变化时,通知原制订者确认,情况属实,由原制订者填写《文件变更申请书》进行变更.工程可填写《工程变更通知单》进行变更. 质量手册和程序文件由管理者代表根据《文件变更申请书》上所述修订事由和内容进行修改;三阶文件由原制定部门进行修改. 三阶文件中的技术类文件、物料清单需要更改时,技术文件由PE 工程师、物料清单由技术员直接在受控文件上作相应的修改,并在修改旁签上姓名及日期后生效.技术类文件生效期限为一周,物料清单生效期限为三天,生效期限后须转换成正式文件. 文件的更改程序按原文件的审批程序进行方可生效. 所有受控文件版本代码使用英文字母A、B、C…来管理 修改后文件的发放依照6.4.执行. 受控文件的作废及回收处理. 作废文件由文控中心收回自行作废,原文件需作废的应记录于《文件作废清单》经相关部门人员批准方可作废. 受控文件的管理 公司内部各类发行文件,均需存档一份于原制定部门. 文件记录必须清楚标示,以利于识别. 凡是受控文件因丢失需补发时,均需填写《文件申请单》向文控 中心申请补发. 文件的制定者、使用者未经批准者许可不