定州伊利会计档案管理制度9.docxVIP

定州伊利乳业有限责任公司会计档案管理制度文件编号：DZYL/ZD/ CW /09[A]编制：财务部审核：顿洪福审批：潘强日期：二〇一五年一月二十日1.目的为了保证会计资料的安全、完整与规范，特制定本制度2.适用范围本制度适用于定州伊利乳业有限责任公司3．工作内容3.1．会计档案的构成会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告和验资报告、审计报告等会计核算及专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：3.1.1会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。3.1.2会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。3.1.3财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。3.1.4其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案保管清册，验资报告、审计报告、会计交接表。3.2会计档案日常管理3.2.1账册管理及时将记账凭证装订成册；月末结账后，须及时打印月度会计报表，并连同报表附注及文字说明等归档；月末结账后，须将银行存款余额调节表、银行对账单及其他应归档的会计资料及时归档；年终决算后，及时打印会计账簿，将财务档案及时归档。3.2.2会计档案的装订会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他文字资料的装订。3.2.2.1会计凭证的装订每月装订一次,装订好的凭证按月份妥善保管归档。会计凭证装订前的准备工作：按顺序排列，检查凭证编号、附件是否齐全；摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），账页或附件要折叠成同记账凭证大小且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；整理和检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。要检查附件是否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全；会计凭证装订时的要求：装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；凭证外面要加封面，封面规格略大于所附记账凭证；装订凭证厚度一般不超过3厘米，方可保证装订牢固，美观大方。会计凭证装订后的注意事项：每本封面上填写好单位名称、起止号码、凭证册数、会计主管人员和装订人员签章；3.2.2.2会计账簿的装订各种会计账簿年度结账后,除跨年度使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是：账簿装订前，首先检查账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订；账簿装订要求：会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、调页、加空白纸的现象；封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账，会计主管人员和装订人（经办人）签章；会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账按顺序编制卷号。3.2.2.3会计报表的装订会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失；会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺的装订；会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；按保管期限编制卷号。3.2.3会计档案的保管3.2.3.1会计档案的保管要求会计档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有适应得防火器材；会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；会计档案室内保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；3.2.3.2会计档案的借阅会计档案一律不准外借，切实防止丢失和泄漏。其他业务部门调阅会计档案，应经财务部经理批准，并指定专人协同查阅，但不得调离财务部门。公安、司法、检察机关和有关单位处理案件或特殊需要查阅时，必须持有县以上主管部门的正式公函，经财务部经理批准，并应有专人陪同查阅，查阅人对处理案件所得的取证可以抄录或复印，但不得将原件抽出借走。内部和外部查阅会计档案均应建立记录，登记调阅记录簿，将查阅日期、查阅单位和人员、查阅情况和结果、批准人员及经办人等，作出详细记录，以备查考。会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况需要，必须经本单位负责人和财务管理部门经理批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，限期归还；查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。3.2.3.3会计档案的保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25