[管理学]第3章 账务子系统.ppt

总账管理系统与其他系统的数据关系 手工环境下账务处理的流程分析 手工环境下账务处理流程的缺陷 数据大量重复 信息提供不及时 准确性差 工作强度大 IT环境下账务处理的流程分析 账务处理流程中的主要角色 业务人员：经济业务执行的主体（采购人员、销售人员、后勤人员等） 凭证编制人员：将经济业务信息转换成会计信息－记账凭证的人员 凭证审核人员：对凭证的正确性、合法性、合规性进行审核的财会人员，他与凭证编制人员互斥 记账与结账人员：负责将凭证信息转换成账簿信息以及月末进行结账的财会人员； 查询与分析人员：对于企业的财务信息有权查询的人员以及对企业财务状况和经营成果有权查询的人员（包括财会人员、财务经理、总经理等） IT环境下和手工环境下账务处理流程的异同 数据处理的起点与终点不同 数据处理方式不同 数据存储方式不同 对账的方式不同 会计资料的查询统计方式不同 账务处理系统的主要功能KIS 账务处理系统的主要功能 信息化方式下账簿查询特点 鉴于信息化环境的特点,即便尚未记账的凭证也可以包含在各种账表的查询之中,以便于预览各种账表,但是账表的打印一般只能依据已记账凭证进行。 在传统手工会计环境下,账簿分为总账、明细分类账和明细账,一般总账只针对一级账户,明细账只针对末级账户,中间账户则记明细分类账。而在信息化环境下,总账和明细账的查询打印都可以针对各级账户进行,总账和明细账的区别只在于所提供信息的详尽程度不同。 信息化方式下账簿查询特点 在传统手工会计环境下,由于工作量的限制,一般只有现金和银行存款登记日记账而在信息化环境下任何账户都可以查询打印日记账(现金、银行存款日记账在出纳管理功能中单独实现),至于需要查询打印哪些账户的日记账,无论是在记账前还是在记账后,都可以根据需要随时选择。其根本原因在于信息化环境下账簿是根据记账凭证和余额发生额文件临时整理生成的,数据库中并没有这些账簿的存在。 信息化方式下,账簿查询更加便捷,可以实现总账、明细账和日记账、凭证的联查。 可以将账表数据输出到某种类型的文件中,如Excel文件,这样便于与其他系统交换数据或对数据进行深加工处理。 个人往来辅助账 账务系统对个人往来业务的处理提供了两种不同的解决方案： 一种是模仿手工的处理方法。采用这种方法有关会计科目的设置与手工处理科目设置相同，即在其他应收、其他应付科目下按费用类别设置二级科目，在二级科目下按往来的个人或单位设置明细科目。 另一种是辅助核算方式。即利用系统的辅助核算功能将有关科目设成个人往来类。一般对个人往来业务清理工作量较大的单位如：出差工作多且差旅费借支也较多的单位可采用将“其他应收款—差旅费借支”等科目设成个人往来辅助核算，以便使用账务系统提供的个人往来管理功能加强个人往来业务的核算和管理。 客户和供应商往来核算 在只使用总账子系统的单位，与个人往来类似，客户和供应商往来核算也可用两种方法进行核算。 如果在总账子系统处理客户和供应商往来业务，则与个人往来类似，需要设置客户分类及档案和供应商分类及档案以及在起初数据录入客、供应商的期初未结清的明细数据。以便进行每一客户和供应商的明细核算。具体设置方法可参见采购、销售等章节。 部门辅助核算 部门核算通常适用于收入和费用类科目。 为了加强管理，企业对各种收支类科目除了需要按类别进行核算外，还需按部门进行核算，如管理费用科目下，首先要按类别分成管理人员工资、办公费、差旅费、业务招待费等项目进行核算，然后还需对每个费用项目在不同部门的发生情况进行核算，这种核算要求在手工条件下是很难实现的，但在计算机条件下，利用系统提供的部门核算辅助功能，却是轻而易举的事情。 项目核算 项目核算是为了解决围绕一个专门的对象，将与该对象有关的所有收入、支出进行专项归集的目的而设置的功能。 当科目体系中有项目核算类科目时，需要在项目目录功能中做进一步的设置。 （1）定义项目大类：项目大类即项目核算的分类类别，如在建工程等。 （2）定义项目结构：为了方便用户登记项目清单，每一大项有关的栏目由用户自由设定。 （3）项目分类和项目目录：如在建工程较多，为了分类统计和管理需要设置项目的分类和每一分类下的项目清单。 （4）指定项目核算科目：在建立会计科目时，虽然已经设定了项目核算的会计科目，但没有具体指定某科目进行哪个项目大类核算，在此应予以明确。即在项目科目中将属于该项目的科目选入该项目核算。 （5）项目期初与计划录入。项目期初即某项目在某个科目中的期初余额；项目计划即某项目在某个科目中的计划发生额。由于项目期初和项目计划是与科目和项目相关的，所以录入时，应逐个科目录入，先录入一个科目下所有项目的期初余额和计划数，再输入另一个